吉宁讲师观点 / 企业培训师观点 / 企业培训师观点:企业管理软件的“渐进式实施方法”谈

企业培训师观点:企业管理软件的“渐进式实施方法”谈

企业培训师吉宁 2015年12月12日 企业培训师观点

管理软件作为一种实现现代企业管理的手段,与社会生产关系和社会生产制度没有直接关系,属生产力范畴,旨在提升企业的管理水平和生产力水平。因此,大力推广应用管理软件,并使其迅速转化为现实生产力,乃是世界各国企业所共同追求的目标,不受任何国界、国情、厂情的影响和限制。 

  但应用的成功率较低或效果不佳,是长期困扰人们的一个重要问题。原因并不在于软件的功能或性能上有什么缺陷,而是软件的使用上不够合理。这里说的企业管理软件,当然不只是单一功能模块的简单使用,而是至少包括包括库存、采购、销售、生产计划在内的整体应用,需要企业不同部门相互配合、有效协作,才能通过管理信息系统更好地完成企业经营中的各个事项的处理。这样对于信息化基础较弱的企业来说难度较大,如果简单采取传统的实施方法,一般效果都不够理想,本人在实践中,结合具体企业的实际情况,提出了“渐进式实施方法”,有效地解决了系统实施中的部分问题。为了叙述方便,本文以下将“使用企业管理软件而建立的计算机管理系统“简称为“电脑系统“。

  一、系统实施过程中存在的主要问题

  企业管理软件的实施一般可分为系统调研、数据准备、模拟运行或并行、切换实施、改进完善等几个阶段。其中,认真进行调查研究,作好充分的可行性分析,摸清情况是十分必要的,在此基础上,数据准备是整理基础资料,以便进行初始化和模拟运行,经过使用部分真实业务模拟运行,确认软件的相应功能确切有效后,开发进行并行运行阶段,并行是指原有手工系统照样工作,同时在系统同步完成相应的业务处理,以证实系统运行结果是否正确可靠,之后再逐步将各个模块切换至单轨状态。在管理基础较好、人员素质较高、业务较为规范的企业或者大批量、单一产品生产的特点为企业,如果上述步骤能够步步落实,成功的可能性较大,而一些相对管理基础薄弱、人员素质不是太高、产品以多品种、多规格、多型号为主的企业,这种方法存在多方面的问题在实际中难以解决,尤其是一些中小企业,企业管理软件实施的成功率就很低,如果我们要求企业先进行“业务流程重组”和规范化管理时,他们往来会说:“正是因为原来管理不规范才需要用软件的,否则,还用电脑和软件干什么!”,当然,不断学习、加强培训、提升认识还是极其重要的,但有效的实施结果,才是最有说服力的,才可以直接提升企业人员加深对企业管理软件的认识和提升信心。对实施过程中的主要问题,有针对性地采取有效的措施,往往可以达到事半功倍的效果。

  (一)“初始化”工作量过大:

  初始化的任务主要是整理并输入基础资料和初始余额。由于下列种种原因,导致初始化工作量过大,以致于不能按计划完成,经常严重影响企业管理软件实施的顺利进行。

  1、企业管理软件的货品多品种、多规格型号、单件价值小而数量繁多。

  2、库存账实不符,余额不确切。

  3、动态存货。

  4、人力不足。

  5、基础资料不完整。

  6、基础工作不规范。

  7、结果:初始化长期不能完成。

  由初始化工作量过大、个别事项难度过大,使得初始化工作长期不能按要求完成。致使企业慢慢丧失了对电脑系统热情和兴趣,项目实施因此很可能不了了之,而企业经历了一次这样一次打击后,重新振作起来,下决心再次实施企业管理软件,恐怕至少要两三年以后了。

  (二)“并行”成为沉重的负担和无意义的事后处理

  并行方式的本意是想让电脑系统跟在手工系统后面,从而检验电脑系统的运行结果是否正确。如查某公司开发的企业管理软件从来没有在实际中用过,不知道是否能产生正确的结果,那么这种作法是无可指责的,然而事实是,很多软件已在实际中多次成功应用,还要长时间并行,这又是为什么了呢。实际上,并行方式的采用,是源于对电脑系统的不信任或者是对操作人员使用能力的不信任。这种不信任,大降低了应用的成功率。比如一个人坐着轿车去旅行,由于此缺乏对轿车或司机的信任,道路遇有不平,车子颠簸,此人便下车前面步行,让车子跟在后面“并行”,以检验车子是否能和他步行一样正确到达目的地。软件实施中的“并行”与此人的行为是完全一样的,不知此人如果乘坐是飞机的话该怎么办。

  在“并行”过程中,主要会产生以下几个方面的影响:

  1、工作量加倍

  2、事后处理的数据结果没有任何意义

  3、业务人员的兴趣在下降

  4、是否及时处理无关紧要

  5、结果:还是老样子

  “并行”所产生的结果,往往是让企业感到“企业管理软件可有可无”,仅仅是期末会产生一些报表而已。与当初的期望值相去甚远。

  (三)“故障”导致业务人员放弃使用电脑

  电脑在使用中出现一些小的“故障”是非常正常的,如输入法不能正确打出中文、出现死机、网络不通、电脑病毒等等。因而在软件实施中会听到这样的话:

  1、“电脑坏了”

  2、“还是手工方便”

  3、结果:又回到从前

  二、“渐进式实施方法”的内容及要点

  针对上述问题,在模拟测试结束后,将基础资料在较短的时间内尽可能整理清楚,注意不能拖延时间太长,在存货分类、存货目录、客户档案、供应商档案等必要的基础资料录入完毕后,开始按以下办法实施。“渐进式实施方法”是指将企业的业务逐渐地纳入电脑系统处理范围,这一周期虽然也可能较长,但在实施过程可以让人感使用企业管理软件的必要性和真正的效果,同时没有突然增加太多的工作量,使各个岗位的业务人员也容易接受。

  (一)初始化,省略库存盘点和余额录入

  (二)以销售订单为目标对象,明确划分业务界限,坚决取消以往的“并行”方式

  (三)仓库划分:A、B、C、D

  之所以可以不必录入初始余额,只是没有一次完成而已,事实上这一环节不可能省略。为了分次地将所有存货纳入电脑系统管理,在有效的库存管理的基础上,管理系统的其他目标才有可能实现。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。