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企业培训师观点:中小企业管理软件项目管理难题解析

企业培训师吉宁 2015年12月12日 企业培训师观点

民间有一句俗语:多大的脚穿多大的鞋。对于一个企业的管理来讲,大公司有大公司的方式,小公司也有小公司的方式,如果把别人的经验生搬硬套到自己身上,可能会适得其反。同样,中小企业管理软件项目也一样,大项目和小项目的方式虽然不完全一样。而从另一个角度来看,项目的大与小并没有本质的区别,很多方法是共通的。中小企业管理软件项目大项目和小项目的方式不完全一样,但从另一个角度来看,项目的大与小并没有本质的区别,很多方法是共通的。

  小型软件项目中常犯的错误

  相对于大型软件项目,小型软件项目具有灵活性高、项目功能相对较少、开发人员较少、开发周期较短的特点。业内常常提到“软件危机”一词,常是指一些大型软件项目延期,导致项目顺利交接存在困难。这并不意味着“软件危机”就与小型软件项目毫无干系。正如上述小型软件项目的特点,小项目看起来比较简单,比较容易成功实现,因而人们往往忽视了小项目的管理,其实这是一种误解,从本人的经验看来,小项目开发中容易犯以下的一些错误:

  企业层面:

  1、草率确定项目人员

  对于中小IT企业来讲,人员流动性高,岗位频繁调换是不争的事实。如果这种情况出现在项目中,将对项目造成致命的影响。试想一下如果一个项目,即使是个小型软件项目,开发人员三天两头调来调去,开发设计怎么可能实现呢?所以企业要根据其项目的周期长短谨慎选择开发人员,保证其在开发过程中可以不间断。

  2、不看重隐性影响

  作为一位项目组成员,当项目自开始时,就把自己与项目的命运联系在一起了。项目的成功与失败都无疑会对项目组成员造成心理上、情绪上的影响。在我们许多中小企业管理软件中,企业往往关心的那些大型项目的成果,而忽视了小型项目。原因往往也很简单:大型项目意味着大收益。然而,项目对项目组成员的隐性影响却不管项目的大小,且这些影响最终会体现在企业的人员积极性上,这不能不说是企业有效运营的关键。

  项目管理层面:

  1、草率的计划方案

  企业往往由于项目较小,在中小企业管理软件开发之前没有认真地进行项目可行性和工作量的估计,便很草率地制定一个开发日程表,没有认真地估计项目难度,结果实际完成时间与估计完成时间往往有较大差别,这种偏差必将是项目陷入困境。

  笔者从一位做项目管理咨询工作的朋友哪里了解到,许多中小企业管理软件对于这种偏差的认识始终停留在是执行过程除了差错,然而根源却是项目的前端出了问题。

  2、蹩脚设计过程

  从小项目的特点来看,开发人员少,意味着不同人员的程序之间交互、接口相对少一些;开发周期短意味着往往是同样的几个人从头到尾负责一个项目。这两者虽是小项目的优势,却都让人容易犯些错误,比如实施中,往往是几个人碰一下意见,讨论一下最基本的数据结构、函数接口便分头去做自己的工作了,并没有一份较正式的文档。其实很多中小企业管理软件都是这样的。这种做法很危险。

  危险之一是有的人可能会对讨论出的接口、结构理解有偏差,应该承认并不是所有参加会议的人总是很明白,人是会犯错误的。而往往一个单纯的误解可能造成以后的返工。

  另一个危险是由于讨论时忽略了某些情况,等大家都按当时的分工完成属于自己的工作后,才发现各个模块组合起来却形不成一个完整的系统。其根源在于系统设计不充分,没有一个负责协调的人员不断监控整个开发过程。

  第三个危险是一旦有人中途退出开发队伍,其他人加入时,新来的人难以理解以前别人做好的代码,索性自己从头来。另外,没有文档的程序,日后维护和版本升级都比较困难。这些不仅是项目没有成功,而且为项目的后续工作要付出很多努力。

  3、直奔系统测试

  指项目不经过单元测试而直接进入系统测试,造成这一现象的原因是每个模块相对比较简单,但是为了测试一个模块需要建立一些测试环境。比如为了测试一个函数是否正确,应该用一些测试数据去调用该函数,需要编写一些测试数据。笔者曾经做开发时,也嫌麻烦,觉得反正其他模块也很快出来了,直接用真正的数据来运行几次就行了。殊不知,一旦直接进入系统测试,发现运行结果不正确后需要一步一步查找。同时,由于模块间的调用关系,可能查了很久才发现是某个模块的问题。

  这种方法如果侥幸成功,效率可能会很高,但这种概率不超过40%。所以,总体看来,这种方法一来效率比较低,大量的时间用在了将一个错误定位在模块上了。另外由于这种测试不完全,真正运行系统,当调用某模块时,可能大部分时候都是正常数据,极少出现边界情况,可能某些边界情况容易被忽视,很久之后才被发现,正所谓欲速则不达。然而,如果我们对每个模块进行单元测试时都进行一下边界测试,就会很容易消除这些隐患。

  具体的解决方法

  解决方法,一句话形容就是”麻雀虽小,五脏俱全”,即使是小型项目的开发,仍然应该遵循中小企业管理软件开发的一般规律,必须的步骤是不能省略。但是小项目有它自身的一些特点,实行起来可以相对灵活些。

  笔者就以下几个方面进行描述:

  1、需求获取及分析

  在这上面花费相当时间是很必要,也是很值得的。所有中小企业管理软件项目进入正式开发之前,必须先从用户处获取准确的需求信息,并对信息加以分析。

  我们知道软件项目可以大致分为专用软件和通用软件两大类。对于专用软件,需求相对较为明确,例如给某单位开发一套该单位专用的系统,一般用户对于软件要完成哪些功能已经有了一个比较清楚的轮廓,而且往往在开发合同中已经大致地规定了。但是,开发合同上往往规定的只是一个大概的框架,项目经理必须与用户进行比较具体的交流和讨论,了解清楚用户心目中的产品究竟是什么样子。做好这个步骤,那么就可以避免开发后期因开发人员的理解和用户的要求存在误解,而造成的时间上的浪费。

  对于通用软件,一方面是从经济效益考虑,另一方面是从技术的角度,例如,用户现有硬件配置如何,中小企业管理软件配置如何,使用什么网络,使用什么数据库等等。为得到这些信息,需要做一定的市场调查,并根据调查的统计结果决定即将开发的软件的一些技术指标。

  需求分析就是将需求用一种模型来表示。目前比较流行的分析方法是面向对象的方法,这部分涉及到具体的方法,在此不详细讨论,只想强调分析与设计过程的衔接。

  分析过程的内容是用类的结构来表示目标系统,并不设计具体实现,如采用什么编程语言,在什么操作系统平台上运行等等。这些具体实现是在设计阶段来完成的。面向对象方法的优点是分析、设计、编码过程表示法统一,能比较好的衔接。但是,是把分析和设计阶段分开,采用瀑布式开发,还是采用其他方式,要看具体的情况。一般来讲,对于需求潜在变化不大的项目,可以采用瀑布模型,有一个很明显的设计阶段,这样做的好处是有一份比较完整的分析文档。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。