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企业培训师观点:中小企业信息化建设的新需要

企业培训师吉宁 2015年12月12日 企业培训师观点

随着社会经济的不断进步,IT产业已渐渐走进人们生活,信息化管理已经成为企业管理的主流,趋势。这个趋势是不可扭转的。而且,现在很多企业都以实现信息化管理为荣。但是,现在中小企业搞信息化管理存在一些盲点。正是这些盲点,影响了信息化管理在企业中的效果,而一些地方没并有专业从事计算机信息建设顾问与规划的专业人员,使越来越多的企业感到盲目,不知道如何是好,请一个专职的网管,只能解决工作中遇到的问题并不能真正实现企业信息化的飞腾,让很多企业领导都感到头痛,笔者在计算机领域专业从事企业信息化研究。

  随着信息技术的快速发展,国内中小企业信息化建设已经进入一个新的发展阶段,中小企业信息化已经逐步成为了中小企业摆脱自身劣势、提升竞争优势以增强竞争力与发展能力的一种重要选择。本文分析了中小企业信息化的重要作用,总结了信息化建设中存在的主要问题,并提出了解决问题的对策。

  随着信息技术日新月异的发展,经济全球化和知识经济的快速推进,市场竞争日趋激烈,许多中小企业加快了信息化建设的步伐,企业信息化水平直接影响到企业竞争力。企业信息化是指企业在生产、流通及服务等各项业务活动中,利用现代信息技术,通过先进的计算机网络技术去整合企业现有的生产、经营、设计、制造等各个环节,实现企业生产过程的自动化、管理方式的网络化、决策支持的智能化和商务运营的电子化,从而提升企业经济效益和企业竞争力的过程。

  一:加强中小企业信息化建设的重要作用

  1、有助于企业的技术进步

  信息技术促进中小企业的技术创新,有利于技术创新在企业间扩散。借助信息技术,企业获得的经验信息更容易存取和处理,并能借助信息网络从外部获得技术信息。这使企业联盟之间的合作研发更为便利。企业内部各部门通过内网交流技术信息,更易于建设学习型企业。

  2、有助于提升企业的应变能力

  借助信息技术和网络,企业可以及时地获得市场信息,扩大市场范围,有利于生产要素的优化配置,使企业适应瞬息万变的市场环境,增强企业的灵捷性。灵活的市场应变能力可以缩短生产周期,降低库存成本,提升资本效率。通过信息网络与客户、供应商、商业伙伴及时共享信息,可以降低交易成本,获得最大的经济效益。

  3、有助于提升企业的管理效率

  借助信息化管理,可以减少信息不对称,使企业的决策更为科学,可以减少管理层级,使企业趋于扁平化,降低职能结构的成本。信息化管理的自动化、智能化可以降低决策成本,提升决策效率。

  4、有助于节约能源和资源

  借助信息技术手段处理企业的信息流,可以节省人力操作,节约纸质文件,可以提升作业率、节省时间成本、交通成本,降低环境、能源的压力。

  二:当前中小企业信息化建设存在的问题

  1、认识存在误区

  尽管目前很多中小企业都不同程度开展了信息化建设,但大多数并非对什么是企业信息化、如何实施信息化有透彻的了解。不少企业的管理人员认为信息化建设就是对企业原业务流程进行“原版复制”,用计算机代替手工操作,因而用传统的习惯和标准对系统和使用过程进行评价,并据此提出修改意见。此外,不少企业的决策者认为,信息化是软件专家的事,企业只要出钱把软件买回来或请人把系统软件设计出来就可以了,结果往往导致信息化建设难以实施。

  2、资金投入不足

  企业信息化是一个需要长期发展投入的系统工程,不仅在初期要花费大量资金购买硬件和与之相匹配的软件资源,在后期的人员培训,技术跟进,系统升级与维护方面更是要投入巨大的资金。但是,中小企业由于本身实力较弱、管理水平低、信誉低的缺陷,很难得到商业银行的贷款。另外,我国的财政和相应政策多偏向于大型民营企业家,也使得中小企业的融资更困难,导致信息化过程中资金问题成为重要因素。

  3、复合人才匮乏

  中小企业既懂IT技术又懂业务流程和企业管理的复合型骨干人才很少,这在很大程度上制约中小企业信息化建设的质量和速度。同时,中小企业与大中企业相比缺乏吸引力,一方面难以引进优秀的信息化人才,另一方面中小企业许多信息化人才在积累了一定经验后就跳槽,信息化骨干力量人才流失现象严重。中小企业信息化建设是充分利用现代化信息技术的过程,信息产品和设备需要有专门的人员进行维护和管理,而服务提供商不会提供免费的无时间限制的服务。因此,要保证信息化体系的有效运转,企业一定要有自己的技术与管理人才。由于中小企业规模小,待遇低,计算机专业人员和高级管理人才通常不愿到中小企业从事工作,而大部分中小企业又过分依赖专业技术人员,轻视对内部职工的培训,致使相关人才很难满足中小企业信息化建设的需要。另一方面,即使企业有能力招聘到信息人才,但在人才的培训教育上仍然存在问题,当前大部分中小企业对于信息化的继续教育重视不足,采取的形式通常是短期培训,导致信息化人才的素质难以提升。
  4、管理配套落后

  企业信息化要促使信息技术发挥其在管理中的作用,就必须与先进的管理手段和方法结合起来,融进现代化的管理思想和方法。许多中小企业由于缺乏技术和管理人才,管理方法陈旧,管理思想落后,个别还停留在家族式管理状态,管理制度、组织结构、管理理念与信息化的要求不相适应。

  5、外部环境欠缺

  目前国内真正服务于中小企业的、具有典型意义和推广经济实用型信息化的解决方案还很少,国外企业管理软件存在“水土不服”等问题,很难为中小企业所接受。此外,电子支付、信息安全、物流配送、社会信用体系等问题使企业认为现在还不是开展信息化的最佳时机。

  三:加快推进中小企业信息化建设的措施

  1、强化企业信息化意识

  在信息技术飞速发展的今天,经济全球化步伐的加快,使企业信息化建设成为势不可挡的时代潮流。企业信息化的本质是增强企业的竞争,中小企业都应充分的认识到企业信息化建设的重要意义,把实现企业信息化提升到一个战略的高度来加以认识,要转变思想观念,这种观念的转变不仅仅包括企业领导层,还包括企业专业技术人员和企业普通员工,都要求转变观念,强化企业信息化意识。另外,要增强主体意识,只有增强了自身主体意识,并贯穿于信息化建设全过程,才能有效地提升主体能力,发挥主体作用,确保信息化建设的成功。这些意识主要包括环境意识、危机意识、管理意识、应用意识和创新意识。只有这样,才能确保在中小企业信息化建设过程中,最终消除信息化建设过程中可能遇到的观念阻碍和人为障碍,从而促进中小企业信息化建设的快速、健康发展。

  2、加快复合型信息化人才的培养

  企业信息化同其它任何工作一样,最终决定于人及其素质,要想搞好中小企业信息化建设,必须有一支具有计算机操作和网络管理能力、信息收集、处理、分析研究能力以及相应外语水平的高科技的人才队伍,这支队伍应包括系统分析和设计人员,软件开发人员,数据库管理人员,硬件维护人员等等。企业应该建立相应的机制,培养并保持一支技术队伍,要提升所有业务人员和管理人员的信息技术管理知识和理论水平。企业可以定期、分阶段、分批培训员工,同时注意从社会吸收引进相关人才,提升企业掌握和运用先进信息化设备的能力。

  3、采取重点突破分阶段实施

  企业信息化一步到位是不可能也不现实的,应采取分步实施、重点突破的系统建设模式,可以分成若干不同的阶段来分步实施。作为中小企业,受自身条件限制,能够投入信息化建设的资金肯定不会太多。企业首先要考虑的是少花钱、多办事,找出最需要信息化的地方进行重点投资,也就是寻找能够明显解决问题或能够大幅度提升工作效率的切入点。在设备和软件的选择上遵循好用、够用、实用的原则,要考虑使用成本,不能忽视人力成本和维护成本。在战略上遵循“整体架构、分步实施、追求最大回报率”的原则。企业应根据实际情况,制定企业信息化的分期分阶段实施计划,确立每期每阶段的任务和目标。中小企业要紧紧围绕以效益为中心,采取滚动规划、逐步推进的原则,从个别部门的应用开始,待大部分部门的数据信息化比较成熟后,再考虑建立内联网、外联网接通因特网,开展电子商务活动等。信息化发展通常伴随着企业问题的提出与解决,伴随着企业整体活动的全过程,贯穿于企业的整个生命周期,要有针对性的采用信息化手段来解决企业面临的实际问题。企业在不同时期其发展目标是不同的,企业的信息化必须紧紧围绕企业不同时期的发展目标,并制定出相应的企业信息化策略。在不同的环境、资源、条件的约束下,企业应该有侧重点的选择信息化建设项目,实现以点带面的突破,而不是笼统的盲目的推进企业信息化。在选定重点方向后,要注重信息化发展的各方面因素。按照分步走的原则,明确每一步发展所要实现的目标与功能,成本管理以及实施策略等。

  4、发挥社会及企业的支持作用
  
我国中小企业的信息化尚处于启蒙阶段,离不开企业的引导及社会的支持。企业在推进中小企业信息化过程中应做好以下工作:

  首先,给予中小企业必要的资金援助

  企业可为中小企业信息化时提供信贷担保,给予优惠贷款、贴息贷款,给予一定的税收减免和财政补贴等。

  其次,提供技术、人才培训等服务

  充分发挥现有教育科研机构和中介咨询机构的作用,为中小企业培训技术人员、提供技术咨询、技术诊断等服务。

  第三,加快信息化法律法规建设

  尽快制定信息管理法规,解决网上交易与结算的安全、电子合同的认证等问题,保障网上交易的有效性。

  5、加强企业内外部资源的利用

  中小企业应确认内部管理是否规范化,基本管理的流程是不是通过信息化的手段来实现的,诸如产、供、销的业务是否连贯,财务处理是否和业务处理一体化,是否具备一个实时有效的计划和预算等,以对各个环节做出优化,减少各个环节的信息延迟,消除信息扭曲现象。这可以加强企业内部运作管理,减少库存,避免库存浪费,从而降低成本。中小企业信息化在强化内部管理的基础上,也要注重外部资源的管理信息系统,密切与供应商的联系,跟踪客户服务,实现企业与企业间供应链管理、客户链管理的信息化。应将链上的其他组织视为盟友,以合作关系为基础,建立共同目标,通过相互间信息的自由交流,共享知识成果。

  6、建设基于互联网的企业电子商务系统

  电子商务是企业信息化的一个重要组成。以企业内部信息化为基础,运用计算机网络技术开展的商务贸易活动,可对信息流、资金流和物流三流加以整合。其实现过程分为三个步骤:

  一是信息流的交互,首先通过互联网宣传企业产品的技术、质量、性能和价格信息;

  二是交易各方通过互联网开展商务谈判,进一步沟通信息;

  三是通过互联网络签署购销合同并完成支付结算,进而实现信息流、资金流与物流的统一

  利用互联网实现信息共享和实时交互商业运作,减少中间过程,保证交易可以一条龙的完成,提升企业的整体效益。

  中小企业信息化是一场革命,是一项复杂而艰巨的系统工程,涉及企业的方方面面,中小企业信息化程度的高低直接关系到整个国家信息化的水平。中小企业要想继续生存并得以发展,信息化建设势在必行,信息化建设将成为中小企业获取竞争优势的必然选择。

  企业信息化是利用计算机信息技术加强企业管理的一种手段,在一定程度上利用计算机技术、计算机网络技术、计算机软件技术、和数据库技术集成化,综合利用帮助企业管理生产经营活动中的所有信息,实现企业内外部的有效利用,用以提升企业经济效益和市场竞争力、提升管理水平、开发能力、经营水平的过程—我们称之为企业信息化, 企业信息化是一个过程,信息化水平是一个标准。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。