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企业培训师观点:中小企业培训外包管理中的问题

企业培训师吉宁 2015年12月12日 企业培训师观点

为了提升企业效率,赢得竞争优势,越来越多的企业选择将与其核心优势缺乏较强战略关联的职能外包给专业服务商,将培训职能外包出去。本文分析了中小企业培训外包管理存在的几个问题,并提出相应的解决办法。

  外包(Outsourcing)兴起于20世纪90年代,是西方企业实施“回归主业,强化核心业务”的大背景下风行起来的一种企业新战略手段,培训外包是外包业务的一个分支。培训外包以企业人力资源管理能力建设为导向,以岗位与能力匹配为原则,帮助企业建立一套完善的基于能力培训管理制度与流程。

  一、员工关系管理—沟通外包决定

  1.与所有员工沟通

  由于中小企业培训员工数目不多,可以开一个全员会议,向他们解释将培训职能外包的原因,其中要说明服务商的名称、基本情况,以及本次组织流程重组(变革)的时间安排,有可能的话邀请外包商出席,稳定员工的情绪,解除员工的疑虑,说明人力资源管理人员是否会被该服务商雇佣,是否会裁员等等。同时,人力资源管理部门制定一个完善的问题列表,把员工关心的问题事先想好,以便采取互动会议得到员工的信任。

  2.与外包员工沟通

  企业实施培训外包之后,外包员工的能力必然会有提升,在中小企业培训环境相对较差的前提下,企业应该考虑到随着员工能力的不断提升而相应的调整其职位、薪资等。否则,员工很有可能因得不到重视而工作效率低下,甚至因此离职。

  二、中小企业培训外包的风险管理

  1.外包商选择的风险

  选择合适的外包商是企业外包成功与否的关键因素。在企业制定外包项目计划书时,可能会由于信息的不对称和外包市场的不成熟,企业没有真正了解外包商的经营业绩、社会声誉、发展状况、成本等信息,从而导致中小企业培训有可能误选外包商并使企业遭受重大的损失。中小企业培训选择外包服务商时,首先要考虑外包的价格,因为培训外包的目的之一就是为了节约培训成本;其次,外包商的信誉和质量,包括外包商的职业道德和经验,企业在外包过程中有可能透露企业产品技术创新、企业经营理念、企业文化建设等一系列保密与特色有关的内容,企业必须严格控制外包商将机密外泄,同时要把好质量关,使培训外包达到预计的成效。

  2.合同风险

  在培训外包过程中,企业必然要与外包商签订合同协议。由于中小企业培训外包业务毫无实践经验,对于一些长期性的、或者可变性的因素把握不准,在合同中无法作详尽的规定,加之我国暂时没有相应的、完善的法律法规约束外包运作及其收费等问题,对某些合同条款并无法律效力。所有这些不确定因素都增加了培训外包合同的风险。为了防范合同风险,中小企业培训应该拥有具有相应外包经验和相关法律知识的专业人士参与制定与谈判。由于很少中小企业培训拥有专门的法律人才,首先要慎重选择代表其签订合同的专业人员,这些人员首先要具备专业的法律素质,具备一定合同签订经验和培训外包知识,其次是要有良好的沟通和谈判能力,在与外包商协商,交流的过程中不至于处于劣势,另外这些人员要对企业有一定的忠诚度,并且能够将明确规定的双方的权利和义务,责任等最终落实到纸面上,如果可能最好派两个以上具备这种能力的人员,以使合同签订的更加完备,使其能从道德和法律上共同承担合同的约束 3.企业文化与员工方面的风险。在中小企业培训的内容大都是技能培训,但随着管理思维的进一步被重视,中小企业培训对管理人员、企业文化,以及具有忠诚度的员工的开发提上了议案。由于外包商与企业都有自己独特的企业文化,价值理念,所以,企业文化的沟通风险因素可见一斑,如果外包商没有注重与中小企业培训原有文化的紧密联系,那么很可能会影响员工对原来所在企业概念的减弱,从而产生不能顺利对接的文化风险。
  三、中小企业培训外包的绩效管理

  1.基于合同的绩效

  对外包商不能达成既定绩效时,合约中必须注明管理此状况的方法,合约要能处理各类不同的失常状况。对于差劲的绩效,合约可以采用计点扣分的办法。每个指定的服务包含某一范围内的计点,都要考虑其失常的严重性,违反的重要性,以及外包服务商修正问题的速度与效率。这些计点随着外包服务商的服务信誉,再从应付费用中扣除。

  2.基于外包商与员工的绩效

  外包商作为一个主体,是培训的实施与管理方,外包的绩效水平直接体现在员工业绩的提升,中小企业培训成本的降低,以及整个人力资源部门的运作效率和有效,新技术,新理念的迅速增值。对外包商绩效进行管理就必须定期评价员工的业绩,根据中小企业培训自身需求与外包商沟通改进原有培训计划,以期达到最优目标。

  3.绩效的评估与反馈

  绩效评估将直接影响到员工的调任,升迁,加薪以及外包商的服务水平,对中小企业培训而言则是影响变革的顺利进行,组织生产率和竞争力等问题。绩效评估建立在与外包商良好的合作伙伴关系基础上,收集到有信的资料和报表,应用相应的绩效工具如KPI,360度考评等。提升外包服务质量。同时有利于中小企业培训作为人事决策的指标,有助于更好地进行员工管理,提升员工的工作绩效。

  企业培训作为人力资源管理的重要职能之一,具有为企业保持和提升竞争优势而创造源泉的巨大潜力。由于受内部资源的限制,仅靠中小企业培训内部的力量难以提升培训绩效。因此应结合中小企业培训的实际情况,对其开展培训外包业务的具体操作流程,并针对培训外包管理中可能存在的风险,以及如何有效提升培训绩效,妥善处理好企业、员工,外包商三者之间的关系。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。