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企业培训师观点:物流企业管理信息系统的可靠性

企业培训师吉宁 2015年12月12日 企业培训师观点

目前,我国企业物流水平不能满足世界经济全球化、市场经济激烈竞争和实现企业经济效益最大化目标的要求,严重制约着国民经济和企业的发展。集中体现为经济规模小;对现代综合物流的意义和作用缺乏足够认识,受企业规模以及传统物流体制、模式的制约,现代综合物流的现实需求还没有充分地释放出来;寻求物流第三方总代理的比重小;服务功能少,或单运输、或单仓储,或运输加仓储,或运输、仓储加报关,存货管理、分拨、分销、包装、流通加工等增值服务少;专业物流服务主体少;物流设施、设备利用率低;服务质量低,与国际水平差距较大,经济效益低。

  一:物流企业信息化建设现状

  伴随中国第三方物流企业管理的崛起,中国物流行业整体快速发展,物流信息化建设也取得较大进展。2006年,中国物流行业信息化投入总体规模达到33.56亿元人民币,比上年同期增长27.5%。其中,硬件投入占58.8%,同比上年下降了11个百分点;软件和信息服务分别占28.1%、14.1%,分别增长了7和5个百分点。软件与信息服务市场规模的有效放大,说明我国物流行业基础信息化建设已经进入一个相对稳定的状态,物流企业管理开始重视业务流程管理、客户资源管理、全程物流服务和供应链管理为基础的一体化服务等方面的投入,构建物流管理信息系统,以便提升自身核心竞争力。

  2005年5月由国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会联合发布的《物流企业管理分类与评估指标》国家标准正式实施。该标准发布后,物流业界的专家学者、物流企业管理以及新闻媒体反响强烈。由于有了参照的标准,物流企业家也开始认真审视自身的运作,尤其是信息化水平这一薄弱环节。

  《物流企业分类与评估指标》对信息化水平的评估指标,事实上企业的信息化建设能否取得成功,除了相关的技术因素之外,更主要的因素将取决于能不能将先进的管理理念同企业的具体实际相结合,这恰恰是众多物流企业管理的软肋。

  二:物流企业管理信息系统的构成及其可靠性

  1、物流企业管理信息系统的构成

  管理信息系统是物流企业管理信息化建设的成果,物流企业管理信息系统的构成,它也属于人—机系统,人利用其专业能力和信息操作能力,通过计算机硬件和软件的配合,对业务信息分析处理,再通过管理信息系统发布现场操作指令,进而顺利实现物流服务。业务流程完成后,业务数据可存储在系统内,以供随时查询和更改。同时反馈环境信息到管理信息系统中,如货主到货收货信息、公司策略性调价、合作伙伴信息、企业政策信息等。

  2、物流企业管理信息系统的可靠性

  可靠性指管理信息系统在规定的条件下和规定的时间内,完成规定的功能。可靠性研究缘于过程系统,如连续生产的制造业就属于典型的过程系统。从“连续”的内涵分析,物流企业管理也应属于过程系统,它环环相扣具有高度流动性。已有很多学者对系统的可靠性给予密切的关注。美国PullmanKellogg公司经5年的调查,结论为,当系统可靠性下降时,会给企业造成巨大的经济损失,这种由于可靠性原因而造成的经济损失,在几年内就可能超过企业的总投

  笔者把物流企业管理信息系统中最重要的要素归结为人、机、环境、流程子系统,下面将详述这四个子系统及其可靠性。

  1)人—子系统

  目前我国的物流企业管理对信息化建设密切关注,有的企业还投入大量的资金和精力建立计算机网络,购买国外著名的流程模拟软件和先进控制系统,以构建管理信息系统,但事故和系统的不可靠性非但没有得到有效地控制,反而越来越多,越来越严重,影响也越来越大。归根结底是系统内各要素之间不相协调所产生,而核心问题就是人的问题,即人没有对管理信息系统的各要素的配合仔细分析,未能发挥人的能动作用。

  在研究人—子系统的可靠性时,不仅把人当作“经纪人”,更要看作“社会人”,必须从社会学、人类学、心理学、行为科学角度分析问题、解决问题;不仅把人—子系统看作系统固定不变的组成部分,更要看到人是一种自尊自爱、有感情、有思想、有主观能动性的人。

  2)机—子系统

  这里的“机”泛指管理信息系统涉及到的一切仪器或设备,如电脑、交换机、操作系统、功能界面、打印机、传真机及网络等。机—子系统的可靠性就在于这些仪器或设备的可靠性,对整个管理信息系统的可靠性具有决定型的影响,无怪乎很多企业认为搞信息化、构建管理信息系统就等于购买和使用了信息设备。

  由于物流企业管理业务繁杂,数据存储和更新频繁,没有可靠性高信息设备,将会导致整个业务流程停滞,严重制约活动效率,如某运输公司网络系统故障,导致一系列连锁反应:公司所有PC机不能正常工作,订单数据不能录入、作业计划数据不能导出、出车调度指令单不能打印、货物不能准时发运、货物压仓、客户抱怨投诉……

  提升机—子系统的可靠性可通过两个途径,一是使用更加可靠的设备,必然增加投入;二是设备的兀余,利用设备的可替换性获得系统的可靠性,但是必然增加系统的体积和重量及维护费用。所以最好在管理信息系统开发之初,就必须考虑并确定途径。一般做法是前期应采购可靠性强的设备,后期视情况增加关键设备的兀余。

  3)环境—子系统

  管理信息系统是一种高度复合的人机系统,系统的可靠性研究离不开其所处的环境的研究。环境—子系统涉及以下几个部分:

  (1)系统部件的协调配合性

  机—子系统涉及到一切必须的仪器或设备,但并非这些设备的简单组合就可令系统正常工作,这就是我们经常谈论的兼容性问题。如部件都很高端,但却频繁出差错,部件的不协调导致系统的可靠性大为降低。

  (2)业务与信息的匹配性

  现代企业运作是靠信息拉动,没有信息寸步难行,当然所引用的的管理信息系统必须与企业的业务流程匹配,以便信息提取、传输、现场操作一气呵成。若出现不匹配,势必如许多工业企业引进的ERP那样,产生“规模宏大,实用较差”的尴尬局面。

  (3)组织规模的适应性

  组织规模不同,管理信息系统的目标和规模就不同。中国的物流行业逐渐趋向成熟,但企业的组织规模却是迥异,中小物流企业管理若选购市场开发软件,而照搬大型企业的操作,会打乱现有正常的工作程序,效果极差。因而根据组织的规模来确定管理信息系统的规模和目标是企业信息化建设的重要任务。

  (4)组织管理的规范性

  管理信息系统的成功开发必须要以企业规范化的管理为基础,如果企业的管理不规范,实践证明管理信息系统的应用也会不理想。若把开发管理信息系统与组织规范化管理同步实施,将比开发管理信息系统本身更具有意义。

  (5)组织的系统性

  系统的组织,其管理过程是可以精确定义和理解的,可以进行量化分析,可以产生与决策有关的数据,这样的系统,它的决策能够在各个管理环节的支持下准确进行。非系统的组织,其管理过程是难以精确定义和理解的,难以进行量化分析,很难产生与决策有关的数据,这样的系统,它的决策很难在各个管理环节的支持下准确进行。试想若一个物流公司组织架构模糊,工作职责不清晰,业务操作杂乱无章,这样的公司即使运用了最先进的管理信息系统,也得不到多么高的可靠性。
  (4)流程—子系统

  管理信息系统的开发主要有系统规划、系统分析、系统设计、系统运行等四个步骤,其中最关键的环节为系统分析。系统分析过程总体上分两步,首先应将业务或数据流程分析透彻,然后研究分析抓住主要问题,提出解决问题的思路,提出系统拟采用的方案[2]。

  (1)业务流程

  业务流程是组织为实现业务的某一特定目的所采取的一系列有控制的步骤、活动与方法。企业的绩效离不开对企业的业务流程进行分析,而企业信息化是企业进行业务流程重组最为重要的手段,企业信息化进程必定伴随企业业务流程重组进程。

  业务流程分析的结果是得到各业务部门的业务流程图,它是一种描述系统内各单位、人员之间业务关系、作业顺序和管理信息流向的图表,利用它可以帮助分析人员找出业务流程中的不合流理向。

  (2)数据流程

  数据流程分析是基于业务流程分析的结果,对信息的流动、变换、存贮等的分析。其目的是要发现和解决数据流动中的问题。这些问题有:数据流程不畅,前后数据不匹配,数据处理过程不合理等等。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。