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企业培训师观点:企业信息化服务的几点改进建议

企业培训师吉宁 2015年12月12日 企业培训师观点

企业要在利用信息技术改造传统产业和企业经营管理信息化两个方面加紧推进。企业信息化服务是互联网发展的必然阶段,越来越多的企业利用先进信息增强了企业的竞争力。
  
  针对目前国内企业信息化的现状,从软件系统整合、数据仓库建设、财务业务一体化、信息系统协同化等方面对企业信息化服务提出了一些改进建议。

  目前,国内的大中型企业大部分都建立了自己的企业管理信息系统。从信息系统的构成上看,主要有财务系统,处理日常的业务的ERP系统,办公系统,辅助生产、设计的控制或工具类软件,电子商务网站系统等,有的还建立了数据仓库系统。应该说企业信息系统在提升企业管理水平,降低企业运营成本,提升决策水平和企业竞争力等方面发挥了积极作用。在信息化方面的投资回报率是很高的。

  许多企业信息化服务主管都有这种感觉,感觉企业该上的系统都上了,不知道下一步该做什么。实际上企业信息化还有很多的事值得做。不同的企业情况不同,在企业信息化服务上的做法也不同。下面仅就几个最常见方面提出一些粗浅的建议。建议主要分为软件系统整合、数据仓库建设、财务业务一体化、信息系统协同化4个方面。

  一、企业信息化服务软件系统整合

  首先,应该做软件系统整合,即EAI。大多数企业信息化服务是分阶段进行的。比如先上财务软件,再上ERP软件,又上了办公系统。但软件系统往往是由多家公司开发和实施的,虽说有这样或那样的接口,表面上把几个系统连起来了,但往往存在大量的信息孤岛。这种没有整合过的系统,在各自的范围内都起各自的作用。但是企业的需求是没有界限的,总有需求出现在几个系统的边界上,这种需求往往很难在软件中实现,多家软件公司也往往互相推诿。做软件系统整合的投资很大,国外的经验看,会占到整个软件系统投资的30%~40%。虽然国内的信息化普及晚,企业要求的水准也相应低些,但所占的比例也很高。

  软件系统整合的技术有很多,这里主要介绍3个常用的。首先是单点登录。多个软件系统有各自的用户名/口令系统,现在可以建立一套统一的用户名口令,统一存储到一个系统中,这个系统往往采用一种叫做轻量级目录服务的技术。其次是信息门户。信息门户是目前的一种热门技术,它可以把多个软件商开发的系统整合在一个统一的界面里,提升用户访问信息系统的效率。第三是利用EAI软件重新规划和改造系统间的接口,使系统间的访问更顺畅更专业。例如使用消息中间件把多个信息系统连接起来。消息中间件的好处一是使系统互联容易,二是系统间耦合小,即使一个系统临时关闭了,别的系统发给它的信息也不会丢失,别的系统也不用等待这个系统。还有种EAI技术目前正在发展成熟中,叫做业务工作流。它的思路是设立一台业务工作流服务器来调度和管理多个软件系统间互操作工作,定义一些流程来调用多个软件系统来完成一个较长和较复杂的业务。现在的软件商都认识到了,即使软件产品做的功能再强,具体到企业也总有各自特殊的需求。所以一般都发展出了一些开发框架,便于企业或其合作伙伴整合其他系统或开发个性化功能。前面的两种整合分别是界面层和应用层整合,第三种整合是数据层整合,也就是数据仓库建设。

  二、企业信息化服务数据仓库

  数据仓库,可以看成一种软件整合的方式,但由于它很特殊,作用很明显,所以可以拿出来单独说。企业信息系统的建设初期,建设者往往很在乎功能,在乎日常的使用,业务系统的软件开发商也是这样。但企业信息系统还有个重要职能不能忽视,那就是为企业积累数据。现在是信息时代,企业要在激烈的市场竞争中获得优势地位,把握信息的能力很重要。企业要处理的信息一方面来自市场,另一方面来自企业内,而且往往从企业内的数据(如销售和购进数据)可以反应出企业外(市场和供应商等)的一些情况,所以要重视企业数据的积累、保存、分析和挖掘。即使在成功运行了各种软件系统的企业内,企业的高级主管往往还在抱怨“看不到数”。企业决策层需要的数据往往是多个信息系统中的数据经提炼后才能够用,原来分散在各个软件系统中的报表或查询无法满足决策要求。

  数据仓库是一种特殊的数据库,它从各个系统抽取数据,从企业决策者需要出发,把数据按多个角度建立模型,使数据使用者能够不受限制地取到需要的信息。如果一个需求需要很复杂的计算才能得出,比如预测下个月销售量,那么这被称为数据挖掘。

  数据仓库的数据特点一是全,包括各个软件系统中的数据;二是久,一般保存多年的数据;三是快,专门为查询快设计;四是活,可以多角度查询。 
 三、企业信息化服务财务业务一体化

  国外和国内在财务业务一体化方面还是有差距的。国内企业大多是先上的财务软件,后上的业务管理系统,往往是两家软件公司的产品。把财务和业务系统整合在一起,不是简单的软件整合。因为财务和业务的实际关联很紧,要把两者整合在一起必须要特殊处理。我们知道,国外企业用的很多ERP软件中直接内嵌财务软件。我们国内的会计人员每天录入的各种凭证在ERP系统中是自动产生的。业务系统自动产生凭证的好处主要有两个,一是会计人员的工作强度小和减少重复录入带来的人为错误,二是避免了财务和业务在统计口径上的不一致。为了做到财务业务一体化,从管理上先要统一财务部门和业务部门对一些数据的看法和统计口径,然后要改进软件,主要是改进业务系统。如果原来业务系统具有“自动产生会计分录”功能,那么现在要把它用起来。如果原来业务系统没有这种功能,那么可以参照一些成熟ERP软件的做法,增加这项功能。自动分录的原理介绍已经超出了本文章的范围,它主要是利用一些事先设定好明细科目、辅助核算等自动产生会计凭证和凭证分录。这种改进业务系统的工作量是不小的。如果预算允许和其他条件允许,可以考虑把业务系统和财务系统同时更换为一家软件公司的成熟产品。需要提醒一句的是,财务业务一体化不仅仅是个软件的升级过程,更多是业务部门和财务部门加强协作的过程。软件升级后因为两类部门的业务流程的升级没有跟上而导致不良后果的例子是不少的。

  四、企业信息化服务系统协同化

  相对前面的3个建议,信息系统协同化是比较难理解的,而且要做到这点,需要软件公司更大的支持。企业信息系统协同化是最近几年才逐渐成熟起来的一种做法。所谓协同化,就是把企业管理软件和企业办公系统、个人办公软件等集成在一起。原来的企业管理系统,如ERP兴盛时代,主要的操作者都是企业内的一些核心岗位和核心人员。企业员个人相对于整个业务系统来说是“渺小”的。而步入21世纪后,随着电脑硬件成本的降低和软件内容的丰富,企业内更多的员工都有了个人电脑。越来越多原来不被管理系统重视的岗位和人员也提出访问系统的要求。企业越来越重视员工个人能力对企业的贡献,希望通过员工间沟通和协作来增强企业创新能力。为解决这些矛盾,有的企业上了办公软件。当企业内出现了一个需求后,信息部门先判断这个需求是属于业务系统的还是办公系统,然后决定在哪个系统中实现。如果在两个系统都可以实现,具体谁来实现就有一定偶然性了。运行一段时间后发现办公系统出现了大量业务性的功能,最终结果是企业内出现不少信息孤岛。

  为了解决上述问题,笔者认为最好的办法是解放思想,让业务系统“协同化”,把办公系统的内容直接加到业务系统中。让死板的业务系统灵活化、个人化、日常化、全民化。有的软件公司尝试把办公系统中常用的人际工作流技术应用到业务系统中,把个人办公系统中的邮件系统、即时消息系统、移动终端访问等技术直接做到了业务系统中,并提出业务系统协同化的概念。

  信息系统协同化既是一种软件技术,更多的是一种软件指导思想。目标是打造智能企业,让员工在信息系统的协调下自由有序地工作,获得指导,获得信息,发挥出创造力。

  五、企业信息化服务结束语

  企业信息化服务系统的建设是一个把企业管理思想和管理流程利用软件技术固化下来的过程,当考虑到协同化内容时,信息系统中也具有了企业文化的色彩。同时信息系统和软件技术反过来也促进了企业的管理,原来不敢想不能做的事,现在有了信息系统就能想能做了。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。