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企业培训师观点:企业管理:如何提升烟草企业信息管理水平

企业培训师吉宁 2015年12月12日 企业培训师观点

众所周知,任何企业管理都在不同程度上依赖于一定的技术和知识才可以生存与发展,尤其当今已经进入了知识经济和信息经济的时代,现代企业之间的竞争更多的是知识与信息获取或使用能力的竞争,企业信息管理也就成了重中之重。

  企业信息管理是企业针对信息系统产生的各类型信息所进行的一种综合管理。随着烟草行业信息化建设的不断发展,信息管理在商业企业经营中发挥着越来越重要的作用。在这种形势下,如何提升烟草商业企业信息管理水平呢?笔者认为,需要烟草商业企业立足“三项资源”,制定“两大战略”,做到“三个重视”,逐步完善企业信息系统综合应用体系,不断地优化整体管理框架,从而达到提升企业信息管理水平和提升企业运营效率的目的。

  企业信息管理立足“三项资源”

  “三项资源”是指信息资源、技术资源和人力资源,是实现烟草商业企业信息管理的基础。

  信息资源是企业生产及管理过程中所涉及的一切文件、资料、图表和数据等信息的总称。对烟草商业企业来说,不论是卷烟销售网络建设,还是专卖监督管理,包括财务、人力和常规业务等都会产生大量的数据,这就需要将信息系统的主要功能定位于对数据的加工,即数据经过信息系统加工成为信息,让经理人在决策中使用。

  技术资源即信息技术,主要包括实现信息管理的硬件、软件和通信网络。其中,存储、处理与传递信息的硬件和通信网络是技术基础设施;协同办公系统、绩效考评系统、资金监管信息系统、卷烟营销系统等应用软件都属于软件资源。

  企业信息管理中的人力资源不仅包括终端用户,如财务管理系统用户、协同办公系统用户、绩效考评系统用户等,而且还包括不同类型的经理人用户,如物流一体化管理平台、流程管控系统和决策分析系统等;不仅有企业内部员工,如不同处室及不同科室的工作人员,还包括其他单位中的员工或个人,如工业企业员工和零售客户。他们都应积极地参与到信息的搜集和传播过程中,并将知识运用到企业相关环节的管理和决策之中,提升企业信息管理水平。

  企业信息管理制定“两大战略”

  “两大战略”是指信息管理战略和信息系统战略。

  信息管理战略是确定和应用信息资源的方式,即通过协调人力资源和技术资源以支持组织信息系统的战略和流程。信息管理战略的制定为整合所有信息系统提供了可能,提升了组织不同层次间沟通的开放程度,并且能更快地利用信息系统制定出有效的决策。

  信息系统战略是组织信息系统长远发展的目标,是为实现组织战略而采取的基于信息技术的战略方案。信息系统战略的制定将研究和确定如何用信息系统来支持和影响组织的战略。其中,“支持”意味着创建信息系统与组织战略的战略性联盟,“影响”意味着信息系统将为组织提供新的机会及赢得竞争优势发挥作用。这就要求烟草商业企业在制定信息系统战略过程中,除了丰富和细化供应链电子商务应用体系、专卖和行政办公的电子政务体系之外,还应该在电子企务上从人、财、物、安全、纪检等几个领域按照综合监管的思路进行更为清晰、更为全面的规划和设计,并且强调以数据为基础、以流程为核心、以应用为主导的信息资源整合和综合集成,建成统一流程管控平台和监管调控中心的整合架构。

  企业信息管理做到“三个重视”

  “三个重视”是指在烟草商业企业信息化管理过程中,重视构建企业信息管理的角色与关注点对应模型,重视信息服务质量,重视系统集成整合。

  重视构建企业信息管理的角色与关注点对应模型。在信息化建设过程中,烟草商业企业面临着信息与知识管理的挑战,这就要求企业在实践中从不同层面的关注点出发,充分考虑到企业不同类型角色所面临的关键问题。一般来说,专卖管理员、客户经理、市场经理和品牌经理比较关注所获得的信息质量以及后台对前台提供服务的质量;营销中心、经济运行科、财务管理科等部门的经理人不仅关注上述内容,而且更加关注角色绩效质量、供应商关系管理和应用组合;省、市两级高层经理人会关注企业绩效管理和信息系统战略。

  角色与关注点对应模型强调管理信息和使用信息方法的重要性,强调烟草商业企业的信息应用观念需要逐步由“技术导向”向“以人为中心”转变。例如,卷烟营销系统面向卷烟经营的操作者和经理人,对生产经营过程中产生的数据进行加工;卷烟经营决策分析系统面向高层经理人,对业务综合数据进行深度加工;专卖监督管理系统面向专卖监督管理的操作者和经理人,对专卖监督管理的数据进行加工。

  重视信息化服务质量。提升信息化服务质量,一是要提升信息系统的可靠性,确保营销、专卖、财务等部门工作人员能够准确可靠地获取信息,并减少“页面下载速度”和“可访问性”的影响。二是提升信息系统的响应性,确保操作层和执行层用户,特别是管理层和决策层用户能在最短的时间内获取不同维度的数据。三是进一步完善烟草商业企业的信息安全管理体系,制定业务连续性计划;加强针对计算机病毒的管理和电子邮件管理。

  重视系统集成整合。在烟草商业企业信息管理的具体实践中,企业应将数据集成、流程集成、门户集成和应用集成进行统筹规划和实施。一是逐步扩大数据中心涵盖范围,进一步深入挖掘信息应用价值,不断丰富系统决策分析应用功能。二是统一流程管控平台的技术框架;统一监控专卖内管和协同办公流程,扩大流程管控涵盖范围;统一整合系统流程接口,实现跨系统流程自动调用,切实强化流程监控应用。三是在门户集成过程中,实现统一系统操作界面、统一用户权限管理、统一待办任务管理。四是在数据、流程、门户集成的基础上,根据系统整合需要,逐步进行服务组件封装和服务总线的建设,形成基于SOA(Service-OrientedArchitecture,面向服务的体系结构)的开放、灵活、可扩展的应用整合架构。

  把企业信息管理作为企业管理的平台。传统的金字塔式组织结构和人际交流模式在很大程度上不适合现代社会对知识的快速组织、整合和共享需要,计算机网络则为知识的获取、组织和共享创造了一个全新的平台。企业在网络平台下,形成一种柔性的与变化的组织和扁平化的信息传递渠道。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。