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企业培训师观点:浅析国有企业秘书选聘–火鸡与松鼠的选择

企业培训师吉宁 2015年12月12日 企业培训师观点

民营企业家的秘书人员,可以说是民营企业家战略意志的传导者、管理秩序的维护者、日常运营的协调者、机关服务的保障者和领导形象的体现者。在实际工作中,大部分秘书都是埋头苦干、兢兢业业,围绕民营企业家重点难点问题,积极献计献策,认真处理协调大量复杂性、事务性工作,为民营企业家完成各项任务作出了积极贡献。但是也有部分秘书虽然学历和知识水平较高,但工作一段时间后发现,他们的其他方面比如人际沟通能力、综合协调能力都比较弱,并不适合秘书岗位,不但自己感觉很辛苦,也容易给领导造成很多工作上的被动。

  管理学上有句名言:你可以教会一只火鸡爬上树,但最好是找一只松鼠。这就是所谓人岗匹配的问题,选聘人员应遵循人事相宜,人适其事,事得其人的原则,根据不同员工个体间的能力素质差异以及岗位的不同要求,将他们安排在最合适的岗位上,保持个体能力素质与工作岗位要求的同构性,从而提升人员的工作效率,有效完成各项工作。这里的个体能力素质在管理学上称之为胜任能力,即根据岗位的工作要求,确保该岗位的人员能够顺利完成该岗位工作的个人能力特征结构,它包含知识技能、态度能力、性格特质和内驱力等指标。知识技能是指对工作领域的了解,态度能力是指将工作做好的经验与技能,性格特质是指一个人持续稳定的内在特征,内驱力是指在工作领域里发至内心的想法和偏好,它将驱动和决定一个人的外在行动。在这些指标中,除了知识技能是显性的、易于感知的以外,其他都是潜在的、难以感知的。

  那么对于民营企业家秘书一职而言,它所需要的胜任能力是什么样的呢?民营企业家秘书的主要工作是包括决策参谋、综合协调、督查督导以及文字工作等。决策参谋是主动研究民营企业家面临的内外部发展环境,超前捕捉民营企业家可能遇到的矛盾和问题,深入调查了解情况,及时为领导提供真实有效的信息,主动及时地向领导提供工作预案和工作建议。综合协调是发挥沟通内外、联系上下的桥梁枢纽作用,理顺和明晰各类界面间的关系,优化民营企业家管理秩序,推动民营企业家高效流畅地运转。督查督导是围绕民营企业家的重大决策和重要工作部署,对存在问题进行客观分析,促进政策、决策的贯彻落实。文字工作是各种总结、材料和领导讲话稿的撰写。

  从这些工作中,我们不难发现,秘书一职除了要求有一定得专业知识和文字功底外,更重要的是能够主动工作,充分发挥沟通协调能力,给民营企业家领导充当参谋助手。因此,秘书岗位所需要的胜任能力指标中,知识技能对应的是行政管理专业知识,态度能力对应的是沟通能力、协调能力,性格特质对应的是工作主动性、注重细节等,而内驱力对应的是工作责任感。

  通过以上分析可以看出,要选聘一名优秀的秘书,既要看其是否具备专业知识这个显性指标,更重要的是通过一定的方式获知其是否具备那些潜在素质指标。专业知识可以通过候选人的学历、学位等信息获知,而态度能力、性格特质和内驱力等指标则要通过一定的素质测评方法来检验。职业化的素质测评方法包括心理测试与智能测试。根据秘书一职的岗位要求,工作主动性、责任感、是否注重细节等都属于心理测试范畴,沟通、协调能力则属于智能测试范畴。在民营企业家中用的较多的心理测试主要是自陈式测试和投射测试。自陈式测试是通过让候选人回答一些事先设定好的问题,然后根据答题情况分析他们的心理和个性状况。投射测试采用让候选人观察一张图或照片,并不容他们细加思索,让他们很快说出对图片的认识,从而探知候选人潜在的态度、动机等,因为被测者无暇思索,会把自己内心深处的心理倾向“投射”到图片上,难以掩饰,较为可信。智能测试最常用的是情景模拟测试。将候选人安排在模拟的、逼真的工作环境中,要求他们处理可能出现的各种问题,测试其实际工作能力、潜在能力等。情景模拟测试方法中应用比较广泛的是无领导小组讨论法。所谓“无领导”,是指不指定谁担任主持讨论的组长,不布置议题和议程,更不提要求,只给一个简短案例,案例中隐含着数个待处理的问题,以引导小组展开讨论。测试者通过闭路电视或者录像观察小组讨论情况,在讨论过程中,被测试者的各种能力便会通过其扮演的角色表现出来,如主动发起者、组织指挥者、鼓动者、协调者。因为民营企业家秘书必须具备优秀的沟通、协调能力,所以通过无领导小组讨论法可以找出沟通、协调能力最强的候选人。

  现代素质测评的工具与方法还有很多,民营企业家应结合实际情况,通过多种科学、客观的测评方法对候选人的个性特征、职业倾向、动机等素质进行测试与评价,以判定他们与秘书岗位的匹配程度。通过专业素质测评方法选出的秘书,不仅专业知识丰富,更具备优秀的沟通、组织、协调能力,工作责任心强,一定能在民营企业家发展的过程中发挥好参谋助手作用,实现民营企业家与个人的共同进步。转贴于

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。