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企业培训师观点:企业管理信息化的建设

企业培训师吉宁 2015年12月12日 企业培训师观点

一、企业管理信息化的问题与对策分析

  (一)、企业管理信息化的基本条件

  1.企业管理信息化的需求

  企业管理信息化的首要条件就是企业真正具有管理信息化的需求。企业管理信息化建设过程投资巨大,技术高新,社会关系复杂(包括管理、体制、机构和人的习惯观念、利益机制等社会因素),所以难度很大。因此,企业领导要进行信息化建设,不仅要高瞻远瞩,而且还要有开发、应用信息系统的勇气和决心。也就是说,企业领导切实体会到必须实现企业管理信息化,才能满足企业当前的需要,并为企业未来的战略性发展莫定坚实的基础,从而坚定不移地进行企业的信息化建设。反之,如果企业不具有管理信息化的需求而勉强进行,则势必无法取得预期效果,甚至失败。

  2.现行的企业管理基础

  企业信息系统的建立不仅要有技术基础,还要有管理基础。首先是企业管理人员,尤其是主要领导,有没有现代化管理的意识;其次是现行的管理制度是否完善合理,管理机构是否稳定可靠,管理数据是否完整科学。如果当前的管理就很混乱,则谈不上现代化管理。否则,即使勉强为之,也不可能顺利开发;即使开发成功,也不可能有效运行。

  3.身拥有的技术力量和管理人才

  企业管理信息化需要充分利用现有的高新技术,而所采用的高新技术并不是可以一次购买、一直使用的技术。从项目确定,开发到投入使用,以及今后的维护,高新技术总在变化、升级和更新,因此企业管理信息化系统也要不断地升级和更新。并且,管理本身及人员使用要求的变化,也会影响到信息系统的建设。企业必须拥有自己的技术力量,在开发、应用和维护阶段都必须有自己的技术人才。

  (二)、企业管理信息化中存在的主要问题

  1.缺乏对企业实际状况的了解

  实事求是地分析企业当前的实际情况是企业开展管理信息化的基础。企业管理信息化能有效解决企业管理中存在的问题,但首先要了解企业目前的发展瓶颈和主要存在的问题,才能做到有的放矢,解决关键矛盾。这需要对企业的发展战略、核心需求、人员匹配情况、供产销等各个环节进行详细深刻地分析,找出最需要解决的突出问题。而有些企业的领导层自身能力较差或观念落后,同时没有借助外部咨询机构的力量,对企业存在的问题提不出有建设性的解决方法,其结果是需求分析往往让企业的信息部门来主持,经常造成“分析报告”过于着重信息技术的应用,而与企业的实际业务相脱离,实施结果当然不尽人意。

  2.领导人的观念问题

  企业信息化建设是领导“一把手”工程,这个观念如何强调其重要性都不为过,但这种观念如何深入到领导的意识和经营理念中去,却是一件非常困难的事情。领导的重要性除了经常提到的进行总体规划,制定信息战略,排除改革中遇到的困难和阻力外,还有一个重要的作用就是专业人才的培养和引进,人才是管理信息化的关键,如果领导人的思想与时俱进,关注世界的管理发展潮流,那么他就能得到所需的专业人才,并且能留得住人才,知道自己是企业管理信息化的主要受益者,也就不会认为企业管理信息化建设是属于纯技术性的问题,是计算机人员的事情,进而把主动权交由计算机部门来掌握。

  3.管理基础薄弱

  IT界有句名言“进去是垃圾,出来的必定是垃圾”,企业管理信息化系统的基础是数据管理规范化、业务过程规范化和信息处理规范化。由于有些企业自身管理水平不高,管理进程随意性比较大,企业的生产、销售、供应、财务管理信息系统互不连通,互不兼容,存在“信息孤岛”现象,缺乏统一的标准,导致信息不准确,不能快捷传输和共享。一个管理水平较低的企业,很难实施企业管理信息化,即使采用了先进的现代信息技术,其效果也是非常差的,只能是形式化的,而不是真正意义上的企业管理信息化。

  4.组织内部的阻力

  企业管理信息化从表面来看是一种计算机管理信息系统的引入,是一项专门的技术工作,但其实是一种先进管理思想和管理模式的引人,是企业管理创新的过程,这肯定涉及到组织结构的调整、管理方法的改变和利益的再分配等,这种流程优化、管理体制的创新必然触动一部分人特别是相当一部分中层管理人员的利益,从而引起这些人对信息化工作采取不合作,甚至是抵制的态度。同时管理信息系统建立以后,要求员工改变原有的工作方式,学习新的知识和技能,但人们一般都具有排外的心理,从内心是不愿意改变原有的工作方式,害怕对新知识的学习,如果不对员工进行很好的知道和培训,这种消极的态度会对管理信息化建设产生不良的后果。同时由于企业管理的规范化,会堵住管理上的漏洞,使一些人失去了“灰色收入”,这些人也会采取不合作方式,阻碍信息化进程。
(三)推进企业管理信息信息化的若干对策

  企业管理信息化是一个重大系统工程,要从总体上加以推进,不能够头痛医头、脚痛医脚,要结合我国企业管理水平较低的实际情况,分清轻重缓急,抓住主要矛盾针,对症下药。针对我国企业在管理信息化方面存在的上述主要问题,目前首先要采取以下几项措施:

  1.建立CIO和IRM制度

  CIO作为概念的出现是20世纪70年代末80年代初,作为职位的出现是在20世纪80年代中期,而我国引入CIO的概念和设立CIO职位是上个世纪90年代,可以说是起步较晚。通过对许多实施ERP失败案例的分析,找出一个关键的问题那就是企业内部没有建立完善的CIO运行机制。管理信息化就是要以IRM(信息资源管理)思想为基础,在全局的高度上对企业的各种信息资源进行有效利用,对信息技术和企业业务进行整合,视信息为企业的重要资产,把信息当作是获取竞争优势的一种有力武器。CIO重要职责就是负责信息资源管理,弥补业务人员和技术人员之间的断层,对企业信息功能进行集成,形成放大效应。在我国目前现阶段,企业信息化建设和设立CIO是相辅相成的。因此企业上下要对信息资源的价值和重要性进行进一步的认识,建立适应我国国情的CIO和IRM制度。

  2.企业的支持和引导

  企业管理信息化的推进离不开企业的扶持和引导。在经济发达的国家,企业往往颁布一系列政策、法规来扶持和引导本国企业管理信息化的实施。例如日本企业为鼓励企业应用计算机,采取了多种固定资产减免税的政策。新加坡为推进企业信息化,由国家电信局等部门联合开发“小型企业电脑化计划”,协助小企业更有效地使用信息技术。针对我国目前企业管理信息化起点很低,而且管理信息化需要大量的资金投入,存在着一定的风险,因此,企业在这方面可以起到积极关键的作用。在财政、税收、信贷、人才等方面提供优惠政策,加大政策扶持力度。企业主管部门要重视企业信息化建设,提出相应的要求,要加强典型企业示范效应的推广,积极引导其它企业进行相关的改制建设;同时多角度、全方位为企业的信息化管理改革提供内外部条件。

  3.加强和提升全体员工的信息化意识和素质

  这里所说的员工不仅包括普通的员工,还包括中层领导者和高层领导者。企业管理信息化对企业来说是一项全身运动,涉及各个器官,需要战略层、战术层和操作层的共同努力,针对不同人员进行有重点的培训。企业领导者应该是最先受教育者,在观念上进行转变,推动管理创新和体制创新,然后是现代管理理论的贯彻者和实施者。通过学习和培训可以让信息化的思想深入人心,提升全体员工的信息素质。如果这种意识扎根于企业中,形成信息文化,成为企业文化的一部分,那么在企业信息化的进程中,这种观念就会转化为管理层及员工自觉的行动。由于管理信息化是一个新的管理思想、管理手段和管理方法的引入,需要创建一个良好的企业文化氛围,增强竞争意识和创新意识,建立有效的人才激励机制,鼓励员工积极主动地适应新的工作环境,真正做到“在信息产生的地方进行决策”,成为流程的所有者,同时,由于员工素质的提升,可以消除在信息化过程中的不安心理,减少认为因素的干扰。

  4.建立正确的效益评价方法

  开展企业管理信息化工作要追求目标效益,要以提升企业的经济效益和企业的核心竞争力为基础。企业信息化应坚持“统一规划、统一投资、统一标准、统一建设和统一管理”的工作原则,组建专职部门进行统一管理、总体规划。只有在统一的规划和统一的信息技术标准的指导下才能真正推进企业管理信息化的发展。结合企业的实际情况,建立评估考核体系,客观公正地反映企业管理信息化水平与成效,逐步形成规范,使企业发现自身管理中的不足,并从中提出改进措施。在评价效果的时候,要根据企业的总体目标和信息化战略,制定正确的评价体系和评价范围,做到定量和定性相结合,找到两者之间的平衡点,尽量地以数字进行说明,尽量避免认为的主观因素。

  5.采用正确的实施方法

  管理信息化是一项庞大又耗时的工程,牵涉到企业整体的布局和运作,不可能一步到位,必须按照科学合理的步骤来进行,遵循“总体规划,分步实施”和“循序渐进”的原则,明确企业信息化建设的目标,构建管理系统的总体结构,成立项目组织机构,明确项目实施的工作边界,确定每一个阶段的工作目标和里程碑。在实施中最为关键的一步是进行软件的选型,在此过程中,要充分利用各方面的力量,特别是专业的咨询机构,因为他们具有丰富的行业经验,可以使企业少走弯路。按照“由上到下、由大到小、由粗到细”和“先进实用”原则来进行企业的需求分析,确定企业的性质和背影,确定企业管理信息化的应用需求和相关需求,寻求最适合企业的管理软件。
二、内部控制对企业管理信息化的影响

  (一)、企业管理信息系统内部控制的重要性

  信息管理的反馈控制理论认为,管理过程就是从信息输入到输出、经过反馈和修正、再形成新的信息输入的不断循环的过程,每次循环的延续时间就是管理周期,延续时间的长短则反映了管理工作效率的高低。因此,要缩短管理周期、提升管理效率,离不开内部控制。内部控制是企业管理活动的一个组成部分,是实现企业目标的重要手段。管理活动做得好,内部控制有效,企业就能够实现它的目标,企业就可以获得丰厚的利润,从而保证了企业的生存和发展能力。如果内部控制无效,企业的目标难以实现,企业将失去竞争能力,甚至危及企业的生存。可见,内部控制是企业管理的重要手段,也是管理信息系统中的重要环节,企业经理人应给予高度重视。

  (二)、内部控制对企业内部管理的影响

  1.内部控制对企业文化的影响

  内部控制首先必须考虑如何确立企业的理念,塑造企业文化,并以此影响企业员工的控制意识。

  (1)内部控制影响企业信誉的形成。企业的良好信誉是企业赖以生存和发展的根基,是企业的无形资产。内部控制应使企业管理层和其他成员都应当做到:严格一致地保持诚信行为和道德标准;加强企业的内部审核制度;发挥董事会的职能,使其客观监督企业的高层管理阶层;制作文字化的行为准则和政策声明,将其传达给全体员工;使员工认识到维护企业信誉是自己的神圣责任,员工自己的形象就是企业形象的缩影,逐渐强化员工的企业信誉意识。

  (2)内部控制确立企业的经营风格。内部控制对企业经营管理及其活动过程进行检查、约束和调节,使企业经营者明确:对待和承担经营风险的方式;依靠文件化的政策、业绩指标以及报告体系等与关键经理人员沟通;对财务报告的态度和所采取的措施;对信息处理以及会计职能、人员所持的态度;对现有可选择的会计准则和会计数值估计所持有的谨慎或冒进态度。

  (3)内部控制明确经理人的职责与权限。内部控制强调对于组织内的全部活动要合理有效地分配职责和权限,并为执行任务和承担职责的组织成员,特别是关键岗位的人员,提供和配备所需的资源并确保他们的经验和知识与职责权限相匹配。

  (4)内部控制规范了人力资源政策及实务。内部控制是由人来进行并受人的因素影响,保证组织所有成员具有一定水准的诚信、道德观和能力的人力资源方针与实践,是内部控制有效的关键因素之一。具体包括:有完善的招聘与选拔方针及操作性程序;对新员工进行企业文化和道德价值观的导向培训;对违反行为准则的任何事项,制订纪律约束与处罚措施;对业绩良好的员工,制订具有奖励和激励作用的报酬计划,并避免诱发不道德行为;根据阶段性的业绩评估结果,对员工予以晋升、指导以及奖罚。
2.内部控制影响企业对信息的敏感性

  内部控制活动是否畅通直接影响企业对信息的获取和利用程度。成功的内部控制能使员工对称地获取企业内部信息,明确生产、管理目标,使每个员工都清楚地知道其承担的特定职责。同时内部控制为员工开辟了向上级部门沟通重要信息的渠道,避免职工与企业矛盾。同时,为员工对外界顾客、供应商、企业主管机关和股东等做有效的沟通提供了方法。具体表现在:

  (1)内部控制影响企业管理指令被贯彻执行。管理决策层的计划或指令能否及时、恰当地得到落实,很大程度上依赖于内部控制的监督和激励机制是否完善。内部控制如果建立有效的监督和激励机制,就会把员工的职责和利益有机地联系在一起,从而调动员工工作的积极性和主动性,发挥员工的主人翁精神,使管理层的决策得到顺利落实。

  (2)内部控制加强了企业和职工的信息沟通。内部控制系统保证信息在企业内部各层次中的畅通,使员工能够知悉其营业,清楚其所担负的特定任务,了解内部控制制度的各项规定、它们如何生效;员工在执行任务时,一旦有非预期的事项发生应采取什么行动,并预防再度发生。同时,员工拥有在组织中向上沟通重要信息的方法。这能使企业和职工之间的矛盾及时得到反映和解决。

  (3)内部控制把企业各部门整合在一起,使企业信息得到有效共享。企业中各部门之间既相互联系,又有一定的独立性。内部控制能把各部门有机地整合在一起,实现各部门信息共享,从而使管理层能及时掌握企业的产销、库存等情况,并适时调整生产计划。

  此外,内部控制系统还能通过测评、报告形式为管理层及时提供行业分析报告,市场调查报告或者会计报表等信息,使管理决策有据可依。

  3.内部控制影响企业风险评估的能力

  在建立信息系统之前,企业的内部控制制度往往是一堆文件和手册,执行过程也只能是定期地检查和评估。这使企业风险评估缓慢,企业不能及时规避风险。信息系统使得动态和实时控制成为可能,内部控制也由以事后的监督检查为主变为事前和事中控制模式,更好地体现出基于预测和预防的风险评估机制。

  4.内部控制影响企业的管理决策

  COSO报告认为,控制活动是确保管理层的指令得以实现的政策和程序,旨在帮助企业保证其针对“使企业目标不能达成的风险”采取必要行动。控制活动在企业内的各个阶层和职能之间都会出现,这主要包括:

  (1)高层管理人员对企业所做的战略决策。高层管理人员的职责是制定组织的总目标,掌握组织的大政方针,评价整个企业的绩效。其控制活动涉及很多不确定因素,有许多变量,是一项复杂的工作。其控制活动结果是形成企业计划。

  (2)中层管理决策。中层管理人员负责贯彻执行高层人员所制定的重大决策,监督和协调基层管理人员的工作。中层管理的输出是生产调度和完成计划的测度。负责某一部门的经理人员复核自己所负责部门的业绩报告,检查本部门各业务活动的情况,以便明确趋势。

  (3)基层管理人员。基层管理人员也称第一线管理人员,主要管辖作业人员,给作业人员分派具体工作任务,直接指挥和监督现场作业活动。如保护设备、存货、证券、现金和其他资产的实体安全,生产操作是否正确,有没有按产品质量要求生产等。其控制活动结果是产品本身或服务。内部控制系统应提供标准化的操作流程和指令。
(三)、内部控制对企业会计工作的影响

  企业信息化环境下,由于内部控制提供了对资料中心运作的控制;对系统软件的控制;存取安全的控制;对会计电算化步骤及相关的人工程序的控制;对应用系统的发展及维护的控制;对信息输入、输出模式的控制等对信息处理的控制,从而使得企业会计工作在发生变化的情况下,依然能够保证会计信息的公允和如实反映。具体表现在:

  1.内部控制对会计电算化步骤的控制,使传统会计模式发生变化

  电脑系统的内部控制主要为程式控制和制度控制。电算化会计实施后,除了人这个执行控制的主体外,许多内部控制方法主要通过会计软件来实现,传统的会计模式发生了变化。

  2.内部控制对信息输入、输出的控制,影响会计数据的准确性

  企业信息系统中,会计数据可直接从数据库系统采集并进行会计处理,这减少了会计数据录入错误的机会,提升了会计数据的准确性和及时性。但是,如果数据本身有错误,会计人员会被动地接受生成的数据进行会计处理,则该错误可能会带到会计系统中。在实施内部控制时应设法避免这样的错误。

  3.内部控制对信息存取安全的控制,影响会计数据的可靠性

  对信息存取安全的控制,应注重对应用软件自身安全缺陷和设备自身安全性能低这两个方面实施控制,确保会计数据安全可靠。现有的会计应用软件系统在设计、开发阶段,普遍存在着系统需求中安全需求少、软件设计重功能轻安全的现象,软件设计选用的语言和资料库考虑安全性能少,以至软件投入运行后暴露诸多安全隐患,如信息存取时,不能保证数据完整性;数据易被窃取;数据溢出等安全问题。这类现象和问题目前尚未得到彻底的改变,同时,许多安全设施并未配置齐全,特别是硬件自身安全性能低。这些安全隐患增加了内部控制的难度,也体现了内部控制对信息存取安全的控制的必要性。

  4.内部控制对资料中心运作及对应用系统的发展及维护的控制,要求企业的管理人员具有较高素质

  企业管理信息化环境下,由于内部控制工作越来越细致,管理越来越专业化,信息系统管理人员的作用越来越重要。信息系统管理人员掌握会计核算的计算机程序和数据库等核心资源,这就好比以前由会计人员保管的会计账簿变为由信息系统管理人员保管,而且由于信息系统管理人员熟悉信息技术,所以不能排除他们具有改账的能力。同时,在实际工作中,由于会计人员缺乏信息技术知识,在进行一些特殊的会计处理时,或者在会计处理过程中出现问题时,只能由信息系统管理人员帮助解决。在解决问题时,会计人员有时会提供本人的代码和密码,使信息系统管理人员极易掌握会计人员设定代码和密码的规律。如果会计人员事后不及时修改密码,信息系统管理人员甚至可以直接使用会计人员的密码进入会计系统。这些情况都要求企业管理人员具有高尚的品德和优秀的职业道德,任何情况下都不能违反内部控制制度。
(四)、建立和完善管理信息系统内部控制的方法

  1.建章立制,强化企业内部制度

  实行系统信息化管理以后,信息系统的正常、安全、有效运行的关键是操作使用。如果单位管理制度不健全或实施不力,都会给各种非法舞弊行为以可乘之机。因此,管理方式和对象的改变,也给内部控制下的制度赋予了新的内涵。

  首先应严格机构和人员的管理与控制,对各类人员制订岗位责任制度。会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。基本会计岗位可包括:会计主管、出纳、会计核算、稽核、会计档案管理等工作岗位;电算化会计岗位包括:直接管理、操作、维修电脑及会计软件系统等工作岗位。机构调整必须同组织控制相结合,以实现职权分离,有效地限制和及时发现错误或违法行为。如规定系统开发人员和维护人员不能兼任系统操作员和管理人员等。

  其次应严格系统操作环境管理和控制系统。制订一套完整而严格的操作规定来控制操作程式。操作规程应明确职责、操作程式和注意事项,并形成一套电算化系统文件。如规定交接班手续和登记运行日志,规定资料备份及机器的使用规范,规定软盘专用以防病毒感染。

  最后应建立健全档案管理制度。这些档案主要是指打印输出的各种账簿、报表、凭证、存储会计资料和程式的软盘及其他存储介质。此外,还应高度重视电算化人才的开发与培养,并为此提供必要的物力、财力,以造就一支高素质的财会科技队伍,为会计电算化工作提供人力和智力支持。

  2.建立信息系统评价机制,不断优化系统

  企业的内部控制是否健全有效,特别是对会计核算有何影响,需要在持续的控制之后,对此做出评价。在实际工作中,由于各种原因,在评价内部控制时,往往注重对业务处理控制的了解、测试和评价,忽视了对信息系统控制是否有效执行、是否健全的审查,从而导致由于信息系统控制的漏洞而有意无意地改变了信息系统中有关数据,这样就无法保障后续会计处理的会计信息的质量。企业不仅要建立信息系统控制,还必须对所建立的各项控制进行测试和评价,特别是要对会计信息系统控制是否健全、有效做出评价,以便及时发现问题,及时纠正。

  对会计信息系统及相关业务系统的控制测试包括控制设计测试和控制执行测试两个方面。控制设计测试是确定会计信息系统的控制设计是否合理、适当,也就是对会计信息系统控制的健全性进行测试。控制执行测试是确定现行会计信息系统控制是否存在并发挥作用,也就是对会计信息系统控制的有效性进行测试。由于信息系统控制既包括人工控制,又包括计算机程序控制,因此单纯依靠传统的控制测试方法是无法完成该项工作的,还必须采用计算机辅助审计技术,才能对信息系统控制进行全面测试。在实际工作中,应针对不同的控制形式,选择相应的控制测试技术。

  在对会计信息系统控制进行测试之后,要对各项控制是否健全、有效做出评价。针对识别出的控制薄弱环节,进行深入研究与分析,提出完善会计信息系统控制的建议,及时改进。对于信息系统控制制度方面的问题,要从根本上解决。
3.充分发挥系统的激励职能,调动职工的积极性、主动性、创造性

  完善的管理控制系统必须和人融合在一起。在企业的管理活动中,人力是最主动、最关键的因素。要搞好一个企业,提升劳动生产率,增加经济效益,最重要的是调动人的积极性,进行人力资源的开发。人的资源潜力是很大的。有调查指出,职工每天只需发挥20%~30%的能力用于工作就能基本完成任务。如果能充分调动职工的积极性,他们的潜力可以发挥到80%~90%。另外,随着科学技术的进步,脑力劳动逐渐成为主要劳动形式,这更需要调动职工的积极性、主动性和创造性,因为脑力劳动是不能计件的。

  4.培训管理人员,提升管理人员的业务操作水平

  我国企业必须根据企业管理信息化程度的不同,加强对员工的专业培训,以适应信息化管理岗位的新要求,形成良好的人力资源结构。首先,我国企业必须引入竞争机制,根据市场竞争、优胜劣汰的原则,形成任人唯贤的用人机制,为企业的发展和壮大配置合格的人才。其次,经理人的素质在企业经营管理中起着非常重要的作用,经理人的素质不同,对企业发展产生的影响也不相同,进而影响到企业内部控制的效率和效果。企业经理人的素质不仅仅指知识与技能,还包括道德观、价值观、世界观等各方面。企业承受营业风险的种类、整个企业的管理方式、企业管理阶层对法规的反应、对企业财务的重视程度以及对人力资源的政策及看法等,都深深地影响着内部控制的成效。

  综上所述,内部控制实质上是企业完善管理的内部问题,是企业运用控制理论,通过管理信息系统实现企业内部管理的合理性、经济性、效率性;加强企业在信息化环境下对会计工作的有效监管,维护资产和资源的安全和完整,提升经济效益的重要管理手段。我国的企业管理必须引入或加强内部控制,完善信息化环境下的内部控制制度,以增强企业的竞争能力和生存能力,保证企业可持续发展。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。