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企业培训师观点:4大要件:对企业规章制度有效性的探讨

企业培训师吉宁 2015年12月12日 企业培训师观点

本文通过对相关案例的分析,总结企业规章制度具有法律效力的四个要件,并提出企业规章制度制定和执行中要注意的问题,有效预防劳动纠纷的发生。

  张先生与女友是某电信公司的业务骨干,工作出色,深受上司的赞赏。两人谈恋爱多年,感情稳定,决定年底结婚。当两人邀请总经理出席婚宴时却被告知公司内部有规定“公司同事间不允许结婚,已经结婚的有一人要辞职”。结果张先生选择了结婚,公司也严格执行了企业规章制度,与张先生解除劳动关系。张先生不解也不服,每个公民都有婚姻自由,结婚不影响两人的工作,也不影响企业的发展,单位同事之间不可以结婚的规定是毫无道理的。于是,张先生向当地劳动争议仲裁委员会申请仲裁。经审理,张先生胜诉,双方恢复劳动关系,继续履行原劳动合同。

  这是有关企业内部企业规章制度不合法的纠纷。为了加强管理,规范管理运作,企业都会制定各种各样的内部企业规章制度,作为法律法规的延伸和具体,实现劳动过程的自治规范。目前我国没有专门关于企业劳动企业规章制度的法律。《劳动合同法》第四条第1款规定:“用人单位应当依法建立和完善劳动企业规章制度,保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。”根据《劳动部关于对新开办用人单位实行劳动企业制度备案制度的通知》(劳部发[1997]338号)的规定,劳动企业规章制度的内容主要包括劳动合同管理、工资管理、社会保险、福利待遇、工时休假、职工奖惩以及其他劳动管理。企业也可以根据实际情况,制定一些其他相关的制度,例如员工招聘制度、考核标准、晋升条件,等等。那么企业应如何制定有效的企业规章制度,预防劳动纠纷的发生?

  一、企业规章制度具有法律效力的四个要件

  1、企业规章制度内容要合法

  在实践中,我国不少企业制定的内部企业规章制度违反国家规定的基本标准,例如:员工入职要交500元保证金,待劳动合同终止时予以退还;工资每月结算一次,平时支付工资的80%,余额在年终结清;员工提出辞职,应交纳岗前培训的培训费,按月工资的30%计算,等等,严重侵犯了员工的合法权益。本文开篇案例中电信公司败诉的主要原因是内部制定的企业规章制度不符合法定要求,违反了国家《婚姻法》的相关规定。我国《婚姻法》第二条规定:“实行婚姻自由,一夫一妻,男女平等制度。”因此,企业的企业规章制度必须在现行法律的框架之内进行制定,不能违反现行法律法规。这里的“合法”应作广义的理解,指符合所有的法律、法规和规章的规定,具体包括:宪法、法律、行政法规、地方法规、民族自治地方还要依据该地方的自治条例和单行条例,以及关于劳动方面的行政法规。

  根据《劳动合同法》第八十条的规定,用人单位直接涉及劳动者切身利益的企业规章制度违反法律、法规规定的,由劳动行政部门责令改正,给予警告;给劳动者造成损害的,应当承担赔偿责任。所以,企业规章制度合法是具有法律效力的基础。

  2、企业规章制度要科学合理

  法律将企业规章制度的制定权利授予用人单位后,除了合法性之外,还产生“企业规章制度合理性”的问题。《劳动合同法》规定员工如果严重违反用人单位的企业规章制度或者严重失职,营私舞弊,给用人单位造成重大损害的,用人单位可以解除劳动合同。但法律并没有对什么是“严重违纪”和“重大损害”做出具体的规定,这些都需要用人单位在企业规章制度中作出明确、具体的规定。企业如果不予界定或界定不合理,界定权就交给仲裁机构或法院,企业失去主动权,多一层败诉风险。企业制度如何把握好合理和不合理的“度”是一个难点,因为这是相对而言。一般情况下,如果这个企业规章制度能被企业的大多数员工认同,那就是合理,如果大多数员工认为不合理,那么这个规定就存在问题。

  小李在公司担任仓库保管员,她在没有告知单位的情况下,拿了仓库里2盒餐巾纸。公司发现餐巾纸缺少后在内部开展调查。当问到小李时,她承认是自己拿了这几盒餐巾纸,随后将餐巾纸归还了公司。公司认定此行为是盗窃行为,根据奖惩制度规定,“偷窃或盗用公司或同事财物”属于严重违纪,予以开除。但小李辩称她看到食堂的餐巾纸快用完,预先准备好让饭堂管理员来拿,但饭堂管理员一直没来拿,就放在自己的办公桌下,认为自己并不属于严重违纪,向劳动争议仲裁委员会申诉。最后裁决小李的违纪行为并没有达到严重程度,继续履行劳动合同。本案中小李擅自拿了餐巾纸,在第一时间做出检讨,并将原物归还,单位的利益并未遭受损害。因此,企业在制定企业规章制度时要尽量做到科学合理。

  3、企业规章制度的制定要符合民主程序

  企业规章制度对企业制度管理能否起到有效作用关键在于执行,如果企业制度在制定过程中让员工参与讨论,体现员工的意愿,得到员工的认可,就能更顺利地得到实施。根据《劳动合同法》第四条第2款规定,用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的企业规章制度或者重大事项时,应当经职工代表大会或者全体职工讨论,提出方案和意见,与工会或者职工代表平等协商确定。这就要求企业规章制度制定的行为是一个民主表决和集体协商的行为,而不再是企业职能部门制定、高层管理表决的过程。

  某公司《员工手册》中有这样一条规定:员工迟到3次即解除劳动合同。李某为该公司生产部一名车床工,在2007年5月~8月期间由于个人迟到3次,造成部门的停机事故,公司决定与其解除劳动合同。李某拒绝接受,理由是《员工手册》不是依民主程序制订,只是总经办讨论通过的。最后仲裁机构裁决:公司做出的解除劳动合同的行为无效,不符合民主程序。

  4、企业规章制度制定后要向员工公示

  作为企业内部的企业制度,要对其适用的对象进行公示,未经公示的企业内部企业规章制度,员工无所适从,不知道哪些行为属于违纪行为,对员工不具有约束力。《劳动合同法》第四条第3款规定,用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的企业规章制度和重大事项决定公示,或者告知劳动者。

  不少企业将制定好的企业制度挂在公司内部的网站或者贴在宣传栏、食堂门口等视为已经将企业规章制度告知员工。企业如果将网站公布、公告栏公布作为告知的证据,容易引起劳动纠纷,也将面临败诉。因为员工可以说我去食堂吃饭,并不是去看通知或者“我从来不上网,不知道有这样的制度”等等。因此,有效的制度必须经过公示,常用的公示方法包括:

  (1)员工手册发放法:企业可以制作一份《员工接受书》,放在《员工手册》最后一页,一式两份,公司一份,员工一份。《员工接受书》内容如下:“本人确认已阅读了由X年X月X日起生效的公司《员工手册》,清楚了解了手册的全部内容,并同意接受此手册的全部内容”,让员工签上本人姓名和日期。

  (2)会议宣传法:企业通过召开会议向员工介绍企业制度,并设计一份《与会人员签到表》,做好会议纪要,把会议的主题、时间、地点、与会人员、会议内容等详细记录。

  (3)劳动合同约定法:将企业规章制度作为劳动合同的附件,并在劳动合同中约定“下列企业规章制度作为合同的附件,与劳动合同具有同等法律效用,乙方(员工)知悉并认可下列制度。”

  (4)传阅法:公司将制定好的企业制度每个部门发一份,并要求每名员工阅读后签名确认,表示知悉并认可该份制度,公司人力资源部收回有员工签名的原件作为公示的证据保留。
  二、企业规章制度制定和执行中要注意的问题

  1、明确企业规章制度的效力范围

  企业规章制度制定时要明确其效力范围,也就是对那些人有效、在哪些场合有效,适用于哪些事情,什么时候生效,有无溯及力等。某公司人力资源部经理在制定《考勤制度》时为了讨上司欢心,将适用人员改为“该《考勤制度》适用于除总经理和副总经理外的所有员工”,在制度公示后不久,公司的王副总整天无心工作,并连续旷工15天,董事长要人事专员根据《考勤制度》相关规定与王副总解除劳动合同,却发现该制度不适用于副总。因此,企业在制定考勤制度、奖惩制度等一般性制度时,适用对象宜广不宜窄。另外,在外资企业,企业制度最好有两种文本,对企业规章制度的各种文本的效力进行规定。2、企业规章制度不能规定本应在合同中约定的事项

  企业制度是企业单方面制定的,虽然有民主程序,经过职工代表大会或全体职工的讨论、协商,但由于受很多程序上实际操作的限制,企业仍然享有较大的自主权。而劳动合同中的事项,都是双方当事人协商确定的事项。两者有着本质的区别。因为企业规章制度并不一定要与全体员工讨论。因此,在实践中,凡是应当由双方协商确定的事项,没有经过协商,而由企业单方面在企业制度中明确规定时,一般情况下,都不会作为审理案件的依据。

  3、企业规章制度的执行结果要送达给员工

  企业制度的制定为了执行,将执行结果运用于员工管理的前提条件是将执行结果送达给员工,没有送达给员工的执行结果无效,对员工不具法律效力。某公司根据内部奖惩制度,以小李记大过两次为由与其解除劳动合同。小李承认上星期五由于上夜班睡觉被记大过1次,但怎么计算也没有2次。公司拿出一张半年前小李上班私自外出记大过1次,却没有小李签名的通知单作为证据。法院判决半年前的记过通知单没有送达,该次执行结果无效,继续履行劳动合同。因此,企业必须将企业规章制度的执行结果进行有效送达,具体方式有:

  (1)直接送达。将执行结果以书面形式送达给员工本人,由其签收。

  (2)间接送达。直接送达有困难的,可将书面的执行结果送达给员工的成年家属代收,并设计一份书面签收单,由代收人签字证明某年某月某日收到了公司的XXX企业规章制度的执行结果。

  (3)邮寄送达。通过邮局挂号信或快递方式送达,并在快递单上注明快递的内容,以挂号查询回执上注明的收件日期为送达日期。

  (4)公告送达:在受送达人下落不明或采取上述方法均无法送达时,而将需送达的执行结果予以公告,公告经过60天视为已经送达。例如:XXX同志,根据公司的《奖惩制度》,你营私舞弊,虚报假账,公司决定与你解除劳动合同,合同解除时间为2008年5月10日。因公司与你联系未果,请你自本通告刊登之日起30日内到公司办理解除劳动合同等相关手续。逾期不办,后果自负。特此通告送达。”

  只有遵循合法性、合理性原则,符合民主程序并向员工公示后的企业规章制度才具有法律效力,才能保障员工依法享有的劳动权利和履行的劳动义务,避免劳动纠纷的发生。企业制度建立并完善后,企业应严格按照企业规章制度执行,将劳动关系纳入正常有序的制度管理范畴。

  2、企业规章制度不能规定本应在合同中约定的事项

  企业制度是企业单方面制定的,虽然有民主程序,经过职工代表大会或全体职工的讨论、协商,但由于受很多程序上实际操作的限制,企业仍然享有较大的自主权。而劳动合同中的事项,都是双方当事人协商确定的事项。两者有着本质的区别。因为企业规章制度并不一定要与全体员工讨论。因此,在实践中,凡是应当由双方协商确定的事项,没有经过协商,而由企业单方面在企业规章制度中明确规定时,一般情况下,都不会作为审理案件的依据。

  3、企业规章制度的执行结果要送达给员工

  企业规章制度的制定为了执行,将执行结果运用于员工管理的前提条件是将执行结果送达给员工,没有送达给员工的执行结果无效,对员工不具法律效力。某公司根据内部奖惩制度,以小李记大过两次为由与其解除劳动合同。小李承认上星期五由于上夜班睡觉被记大过1次,但怎么计算也没有2次。公司拿出一张半年前小李上班私自外出记大过1次,却没有小李签名的通知单作为证据。法院判决半年前的记过通知单没有送达,该次执行结果无效,继续履行劳动合同。因此,企业必须将企业规章制度的执行结果进行有效送达,具体方式有:

  (1)直接送达。将执行结果以书面形式送达给员工本人,由其签收。

  (2)间接送达。直接送达有困难的,可将书面的执行结果送达给员工的成年家属代收,并设计一份书面签收单,由代收人签字证明某年某月某日收到了公司的XXX企业规章制度的执行结果。

  (3)邮寄送达。通过邮局挂号信或快递方式送达,并在快递单上注明快递的内容,以挂号查询回执上注明的收件日期为送达日期。

  (4)公告送达:在受送达人下落不明或采取上述方法均无法送达时,而将需送达的执行结果予以公告,公告经过60天视为已经送达。例如:XXX同志,根据公司的《奖惩制度》,你营私舞弊,虚报假账,公司决定与你解除劳动合同,合同解除时间为2008年5月10日。因公司与你联系未果,请你自本通告刊登之日起30日内到公司办理解除劳动合同等相关手续。逾期不办,后果自负。特此通告送达。”

  只有遵循合法性、合理性原则,符合民主程序并向员工公示后的企业制度才具有法律效力,才能保障员工依法享有的劳动权利和履行的劳动义务,避免劳动纠纷的发生。企业规章制度建立并完善后,企业应严格按照企业规章制度执行,将劳动关系纳入正常有序的制度管理范畴。

  企业规章制度参考文献:

  [1]郭文龙:企业规章制度制定程序的合法性是处理争议依据的法定前提[J]、中国劳动,2005,(06)

  [2]王学华刘渊恺:案例解析劳动企业规章制度的法律效力[J]、中国人力资源开发,2007,(03)

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。