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企业培训师观点:企业管理系统方案

企业培训师吉宁 2015年12月12日 企业培训师观点

一、企业管理系统设计思路和技术架构:

  1.1软件设计目的

  作为正在扩展、变化而适应当前经济运作模式的国内珠宝行业企业,结合网络化、信息化技术并充分利用计算机管理系统构建企业级平台,自动化业务运作,辅助企业决策管理,延伸企业运作经营的空间范围是企业管理系统发展的现实和迫切需要。

  作为专业的企业管理系统平台,要求计算机网络系统,尤其是企业的应用软件系统一定要有前瞻性、可扩展性和变异性。不仅要考虑企业的目前需要,而且要有一整套应变机制或动态调整机制来满足一年、二年乃至更远时期的需求形态和经营模式。确切地讲企业所构建的应用软件系统应具备”自我再设计”能力;能够动态地进行组织机构的定义调整、部门岗位定义、人员授权、业务流程的动态重组;适应业务流中诸环节的多模式运作。使企业管理系统具有对自身进行配置和更新组合的机制,才能充分满足企业在发展中的应用需求,规避企业的投资重复的风险。

  系统辅助企业管理层严格规范业务流程,提升流程执行效率,计划、作业流程的规范可以使得标准具有指导、控制的现实意义,使因中断而造成的成本达到最小,使研究开发、生产、采购、物料能够合理有序的组织协调。经营流程的规范使销售、设计、生产环节环环相扣、紧密有序,企业成本得到有效控制,管理过程简化明确,组织运转平稳协调。可以说,规范业务流程是企业实现科学管理的基础。

  系统中纳入企业自身的编码、分类、序列、条形码规范,将对于大量数据的处理工作从手工方式移植到企业管理系统内进行,避免不确定情况的发生,减轻各个岗位的工作压力。

  建立岗位操作规范,以文字和软件设置构建的岗位责任明确,通过对其在业务操作过程中工作效果的全面记录,就能对某一岗位建立反映其工作效果的指标体系,利用真实业务数据,就可以对各岗位工作定时定质,从而形成岗位操作规范。比如:外勤(销售人员)的业绩合理考核,不仅考察绝对数字,而且综合考虑实际收入的组成与欠款的分布,对制单岗位的制单数量和质量考核。

  建立健全部门之间与上下级之间的汇报与审计机制,不仅可以收集传输上行报告,同时能够对出轨业务和工作责任调查原因,并且确定各个岗位间的业务衔接和传递规范。

  三点相控,计划、作业、反馈构成了一个简单的管理回路,使得生产、销售、设计能够高效、高质、连续不断的进行,同时还实现了对成本的有效控制。计划是一种思维过程,当我们进行这种思考时,未来就变成现在。它还是实现目标的方法手段,如果目标设置合理,而且对实现这些目标的工作进行了有效地计划并得到执行,那么就能实现预期的结果。通常,计划导向成功,组织成功与否在于其是否运用计划。作业是企业的实际作业阶段,由它形成产出,形成利润创造,各种管理方法、模式的实质就是确保企业管理系统的作业过程能够顺利、高效的进行。被衡量的业绩信息通过一定的渠道反馈给经理人的过程称为反馈。反馈使得组织具有纠正机制,实现完整的控制。而这三者的紧密结合,将加强企业的竞争力,使企业管理系统能达到”对外无序市场竞争、对内有序计划经营”的要求,并因建立了成本动态控制体系,可以尽量压低成本,使产品更具竞争性。

  企业管理系统发展到一定阶段,随着业务量的增多和业务的复杂化,各种数据信息充斥在大量的各式各样的资料报表中,有效信息的挖掘、处理变得十分困难,信息沟通共享更是难上加难,企业管理系统信息消化不良使企业反应迟钝,风险骤增。而企业管理信息系统能够准确、高效、及时的处理信息,反馈信息的处理情况,在设计阶段还能实现数据的有效共享、缩短产品设计周期,从而保证了组织的灵活应变能力,维系了组织的弹性。

  可解决企业管理存在的如下问题:

  1)提升协调监控企业管理运行状态的能力;

  2)辅助控制动态成本,如生产实际成本、中长期研发成本等;

  3)杜绝资金流、物流、票据流控制不力,流转不畅等。

  1.2软件设计思路

  由顶向下设计,由底向上分层原则

  在进行功能分解,建立结构模型、功能模型时,应当由顶向下去做,而在实施时和建立信息模型时应当先考虑底层的建立,然后逐步向中层及高层发展。当然为了保证能分期分布实施、边实施边见到效益,所以在设计各子系统时应当以集成为主线,考虑如何将子系统设计成既能集成运行,又能独立运行的系统,这样既便于各子系统分期个别实施,也便于将来将各子系统独立出来单独进行调试及维护。

  目标合适,有限投资,逐步发展原则

  系统的优化是多目标优化问题,不存在最优解,而只有协调解(Trade-Off)。因此应当根据”有限合理性原理”,根据企业的实用需求(当前的和长远的),按照企业可能作出的投资规模,定出相应的合适目标,尽早实现、尽早取得投资回报,今后再以此为基础逐步发展。

  先保证实用性、可靠性,后追求先进性、科学性原则

  工厂企业与学校、研究机构不同,实用、可靠是最为重要的因素,因此应当尽量采用成熟技术。在开放平台与标准化界面、开发工具包等的选择和设计时,不能标新立异,搞过多的探索式、研究式开发。当然没有先进性、科学性,系统的寿命就不会长久。因此设计中应当充分考虑未来的发展,设备的余量不必留得过大,够用就行,但应当有超前意识,在可靠、安全的前提下,尽量作到先进、科学,以充分保护目前的这部分投资。

  客户机/服务器体系结构和多层体系结构,遵循分布、开放、互连原则

  客户机/服务器(Client/Server)和浏览器/服务器(Browser/server)体系结构已被数据库产品开发者、硬件制造厂商、系统集成商和广大的用户广为使用,证明是一种较为理想的成熟的体系结构。采用这两种体系结构,实现分布式操作,可大大减轻服务器和主干网的负担,更有效地使用计算机资源,大大提升通讯和控制的效率。

  多层体系结构是在C/S和B/S结构上进一步发展的计算体系结构,适用于移动办公和Internet应用。C/S和B/S结构结合起来,可以充分发挥两者的优点。

  开放性已经成为新的一代信息系统的基本要求,设计中应当充分考虑,使所建的系统易于扩充,容易实现多厂商产品的集成,能很方便地与其他系统互连。这种开放性和互连性既体现在硬件平台、系统软件平台、网络平台的选择中,也体现在应用系统的设计中。

  1.3系统模块设计

  二、企业管理系统模块组成:

  基础设置部分:基础数据系统管理

  生产管理部分:生产计划物料需求计划生产车间控制采购系统库存系统

  分销管理部分:总部物流系统物流配送分店管理结算系统远程数据采集

  财务管理部分:财务总帐应收系统应付系统固定资产成本核算

  人力资源管理:人事管理工资核算、考勤管理

  办公自动化:档案管理、公文管理、考核管理
 三、企业管理系统功能特点:

  ●系统界面符合珠宝行业特点(多属性特征,如:成色、主石旁石名称、净重、颜色等)

  ●系统采用条形码管理,同时支持条形码扫描和键盘输入;

  ●可设定单据是否需要审核功能,以保障数据准确性;

  ●能提供相关联单据的调用(整单复制)功能;

  ●有存储产品图片功能,可浏览所有产品的图片,可连续播放或暂停,可按款号、类别等条件查找图片,方便选择减少查找时间,

  ●对成品外采及委外加工采购进行管理;

  ●对供应商、采购执行情况进行管理,可查询入库、在途等情况

  ●能对货品的出、入库、调配、盘点进行管理;

  ●能够根据入库单自动生成条形码并打印出来,并选择单个或重复打印;

  ●调配时,可查询在途单据及其明细;

  ●库存盘点时,可根据盘点结果自动生成盘点差异表,并可对库存进行调整;

  ●可对任意分店、仓库按类别、编码、序号、鉴定证书号、主石名称、销售价等指定条件进行零售价调整,可按比率全部调价,也可手工进行部分微价,并可将调价部分打印条形码;

  ●对拆石货品,在拆石单确认后,自动减少成品库存

  ●产品档案中,每款产品对应有图片;

  ●能够查询所有仓店的库存、销售状况、计划销售任务完成率;

  ●能够按销售部门、业务员、导购进行业绩统计,并可按比例计算各级人员销售提成(对导购可两~多人均分一件货品的提成);

  ●能实现对顾客资料的管理,并可按指定条件查询;可将各分店上传的顾客资料每日汇总后再发送到各分店;

  ●能对顾客送来进行修理的货品进行管理,可查询正在修理货品资料及统计返修率

  ●为了保证业务信息的连续性,系统提供跨年度查询功能;

  ●系统支持模糊查询或根据设定条件进行复合查询;

  ●能够自行设置条件,生成新的固定报表,设置并可保存打印输出格式,避免常用报表重复选择条件、重复排版;

  ●能够将查询结果输出转换为EXCEL、TXT、HTML等格式;

  ●能够将查询结果转为图形,包括柱状图、折线图等;

  ●能够查询超储货品信息,超储时间和销量可自行设定;

  ●能够查询历史调价记录及调价区间的销售记录;

  ●能够按批发、零售、赠送、内购等不同销售方式分别统计

  ●能够随时查询本地分店的库存、销售信息

  ●销售制单时可通过扫描条码将货品信息输入系统,并显示相应图片;可录入顾客基本信息、VIP卡号及收款流水单号,并上传;

  ●可按不同的销售形式(批发、零售、赠送、内购等)制单

  ●可下载经总部汇总后发来更新的顾客信息资料

  ●可存储、浏览产品图片库,对公司总部添加的新款图片能下载到本地系统中来。

  四、企业管理系统的八大特色

  1.操作简单,即见既得,不受数量限制,经济实用.

  2.标签精美,规范,克服人工手写的繁琐与不规范,提升产品档次和品位.

  3.标签吊牌使用铆钉一次成型,提升防伪能力,即可加强管理,又可给客户真实安全之感.

  4.简单易学,使进,销存管理,变得简单方便.

  5.选用条码进行产品管理,大大提升管理的准确性和工作效率.

  6.标签自动覆膜,防水防腐,长久不褪色

  7.庞大的产品图片库,实现多媒体播放功能,解决公司商务难题,提升公司形象宣传.

  8.丰富的标签色彩,可以区分不同珠宝的品质和种类,方便客户选择.

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。