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企业培训师观点:从中小企业的人力资源管理到信息化模拟

企业培训师吉宁 2015年12月12日 企业培训师观点

最近几年,中小企业的人力资源管理在企业的管理工作中越来越受到关注,同时,信息化的浪潮也冲刷到了这个领域,并且成为继财务之后又一个管理信息化的热点模块。在这样的形势下,面对管理的困惑和信息化的冲击,很多人力资源经理人面临很大的挑战。笔者就此问题根据多年的从业经验模拟以下案例供参考。

  X公司是一家外向型股份制企业,经过多年的发展,生产与销售能力居国内同行业的前列。该公司现有员工2000余人,其中大中专以上文化程度者200多人,各专业工程技术人员百余人。公司现有多个生产车间,其设备及配置的先进程度堪称国内一流。在北京、上海、香港及欧洲等地设有分公司或办事机构,多渠道的营销网络,使产品尽产尽销。

  然而,尽管X公司设备和技术都非常先进,但管理比较落后,信息化程度较低。面对行业竞争,企业的高层经理人意识到解决企业的管理问题迫在眉睫。

  那么,如何解决企业管理问题?从哪里入手?经过慎重的思考和多方面考察,企业决定先从人力资源管理入手做些尝试,并由专人负责。考虑到公司原有人力资源管理基础薄弱、信息化程度低的现状,该公司总经理W决定,工作通过三步来实现:第一步,完善人力资源管理体系,并应用到企业的实际管理操作中去。第二步,在管理体系规范、稳定运行的情况下,归纳、提炼企业人力资源管理信息化的需求,并结合当前e人力资源管理者软件功能,确定企业信息化的内容及范围,并选定合适的e人力资源管理者软件。第三步,将人力资源信息化的需求做到软件中去,并且通过对软件实施过程的关键点的控制,实现预期的效果。为平稳高效地实现这三步,总经理W选择了一家咨询公司来帮助自己完成这项工作。

三部曲之一—人力资源管理

  在第一个阶段,企业需要进行全面人力资源管理体系建设,首先需要从诊断问题开始。通过使用各种方法,如资料收集、内部访谈、调查问卷、外部分析等发现如下问题:

  岗位缺乏系统设计

  薪酬管理不科学

  缺乏系统化的绩效管理体系

  员工培养体系缺失

  员工对公司缺乏认同感,员工队伍缺乏凝聚力

  信息化实现方式单一,实现过程充满曲折

  现有的信息系统应用不充分,部分业务没有实现信息化管理

  根据对这些问题的分析,咨询公司项目经理Y认为就目前状况而言,企业的人力资源管理水平相对来说比较低,所以应该把人力资源管理体系建设从基础做起,并选定岗位分析、薪酬激励、绩效考核、培训等四个主要方面来构筑企业的基本人力资源管理平台。而对于一些更高要求的管理体制放到将来再做完善。以岗位分析和薪酬激励为例说明:

  岗位分析:通过岗位价值评估,分别将岗位分成5大序列(管理、营销、技术、操作、专业)并划分为10级宽带职级体系。以此作为薪酬、绩效等体系的参考标准,同时规范岗位名称及岗位说明书。

  薪酬激励:根据公司岗位情况,制定4种不同模式薪酬分配制度(计时、计件、岗位绩效、年薪制),然后根据4种薪酬政策形成分层分类的薪酬结构,并且确定每个工资项目的计算方法。

  通过这些内容,企业基本完成了人力资源管理平台的搭建。

  三部曲之二—e化梳理和提炼

  在企业完成中小企业的人力资源管理平台的搭建以后,可进入信息化咨询阶段。值得注意的是,信息化的梳理和提炼最好在企业管理走上正轨,稳定运行一段时间以后再进行。具体时间需根据企业的状况而定,笔者建议,以两年内核心框架不变为好。

  对打算购买e人力资源管理者的企业来说,管理体系不是直接的需求,而应是描述e人力资源管理者需求的素材,e人力资源管理者甚至不关注咨询结果的合理性,所以,企业迫切需要系统化梳理人力资源管理体系(制度、流程、表格等),把管理语言转化为实施人员易于理解的信息技术的语言(业务规则、业务流程、数据项等),并且选定合适的软件,以平稳地实现管理在软件中的落地。

  目前很多企业在从管理到软件的过程中,缺少此环节,结果出现了以下几类问题:

  实施服务商几乎不做需求梳理与系统规划,简单的调研使用户需求被缩小或被遗漏

  企业对自己的需求定位不明确,求大求全,结果劳财伤神,企业用户满意度很低

  实施服务商一般会以产品为导向来引导客户的需求,忽视企业的个性化需求

  需求不明确,导致软件选型的被动和盲目

  在此阶段,X公司借助咨询公司的帮助,比较有效的避免了这些问题的发生。首先在研究管理体系的基础上,全面梳理企业的所有人力资源业务,提炼出e人力资源管理者总体需求及核心模块,然后对每个核心模块进行细化提炼,转化为软件的语言。最后,对各个模块做集成点分析。完成了这些工作以后,根据提炼的成果,开始e人力资源管理者软件选型。通过供应商介绍以及产品展示、测试案例演示、供应商考察、客户参观、分析并编写选型报告等环节,X公司选择了一家国内软件产品。该产品核心的人事、薪酬、绩效模块功能强大,并且有很强的可配置性,正好达到了X公司要求基础功能强大,软件灵活性较高的要求。此外根据对该软件公司的考察,认为未来扩展其他模块(招聘、培训等)和原模块升级非常方便,而且选择国内的软件公司对于X公司这样规模和状况的企业来说真的算是价廉物美了。

  X公司的做法很值得借鉴,选合适的软件,选适量的模块,选可靠的供应商,做到了量体裁衣,也为企业节约了人力、财力、物力。

三部曲之三—e人力资源管理者软件应用

  当软件选定之后,企业就需要进入软件的实施阶段。软件厂商各有自己的实施方法论,但基本都按照下图所示各阶段进行。

  经过前面管理体系的建立和e化梳理和提炼以后,对于实施服务商来说,软件的实施要比通常直接进行的软件实施容易很多。而对于企业来说,项目实施的风险也大大地降低了。

  在此案例中,X公司继续选择咨询公司帮助自己实现软件实施项目的管理和控制,由X公司总经理W和咨询公司曾参与前面咨询的顾问Y分别担任项目经理和项目副经理。这样的实施方式使整个项目的实施产生了如下优势:

  1、知根知底

  需求清晰、有条理、有科学性

  需求较为确定,不易频繁改动

  2、情同手足

  充分理解客户的业务

  对客户业务有深厚感情

  客观把握需求的轻重

  3、沟通无限

  沟通的桥梁,和客户沟通,和实施服务商沟通都很容易

  4、专业品质

  专业人员监理,保证实施品质

  这些优势为项目的成功打下了很好的基础。X公司的软件应用在一步一步踏实的进展中终于圆满结束了。回顾X中小企业的人力资源管理建设三部曲,不难看出,X公司最终能够圆满地完成企业的人力资源管理和信息化建设,一要归功于企业领导者的一步一步稳扎稳打的作风;二是归功于企业很好地借助外力,借助第三方咨询机构来帮助自己完成一些专业性较强的工作。借鉴X公司成功的经验,您的企业也将顺利实现管理和信息化的对接,使企业的人力资源管理水平跨上一个新台阶!

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。