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再识管理:关于制度

企业培训师吉宁 2015年12月8日 企业管理培训

记得当初刚开始做管理的时候,就有老前辈谆谆告诫:“管理,最重要的就是要有章可循,有法可依,因此,做管理,一定要先把制度做好,制度就是规矩,有了规矩,人就好管了”听完这句话,我就自个儿琢磨开了:“管”,是为了限制人的行为,而“理”则是将人的行为模式化,管理这个词,从其含义上讲,就是将人们的行为通过一定的规则进行限制。那这样的话,自然就是规则优先了。
于是,进入角色以后,就开始需要了解公司的各项工作有哪些需要作制度的,然后把自己关在办公室里半个多月,拿出了厚厚的一大摞子的各种规章制度,放到了领导的桌面上,请领导审核,领导看到后,大加赞赏,这不上班不到一个月,就为公司制定了这么多的规章制度,看来小伙子还是值得培养的,于是奋笔挥洒,几分钟不到,就批准了。
员工们拿到厚厚的一摞子规章制度就显得不那么开心了,一个劲的反思这些年来做工作是不是真的没有规矩,这个年轻的大学生一到公司就给搞了这么多的规章制度,看来最近几天也不要干活了,好好地学习制度得了。几位老员工颇有兴致的翻了几页,随手丢在了更衣柜里,还有几个家伙看了以后直嚷嚷:“这都是什么乱七八糟的,以前请假给班长打个招呼,时间长的话跟主任讲一下也就过去了,这请个假还要书面的请假条不说,还要领导签字,忙起来我上哪儿找领导去?”
抱怨归抱怨,该执行的还是要执行,制度开始实施了,大家做事情都变得小心翼翼了,什么事情需要怎么做,什么事情不能做,做什么事情需要怎么样的程序,似乎以前那种轻松随意的氛围一下子变得严肃起来,但是过了不久,便出现了一些混乱,以前很简单的操作,按照规定的程序来,则显得繁琐不堪,从控制的角度绝对很有必要的行为,对于员工操作来讲,他们会觉得多此一举,而有些他们认为在工作中需要花费心思和精力去处理的问题,似乎程序上一点都没有考虑;更郁闷的是,有些规定只是在告诉他们需要怎么做事情,却根本就不知道有些事情做的时候,那些规定的条件一点儿都无法得到实现……
主管们也困惑了,制度做得挺好,怎么搞的这麻烦越来越多了,工作也越来也不省心了,处处都是问题,时时都有新情况,有些主管干脆就告诉员工,别管那些制度了,以前怎么做,现在还怎么做!
领导们也觉得有些烦了,以前很多事情下面的主管们都处理的漂漂亮亮的,现在什么事情都要向他们请示、汇报,而且似乎总是有签不完的字,开不完的会,公司里的各项工作看来是有了规矩了,这似乎忙的也脚不着地儿了。
而作为制度的推行和监督者,我也郁闷了,好好地程序怎么在执行的时候就变味了,有些需要严格的地方,似乎总是被他们有意识的选择了忽略;而那些规范化的处理程序反而成了员工们慢吞吞的应付突发事件的借口了……
又过了一段时间,各部门的各项工作似乎又回到了原来的状态,依然是那样的随意,那样的没有规矩,松松垮垮的,而那一摞装订精美的管理制度有些被锁进了文件柜的最深处,有些则在某个办公室的角落里布满了灰尘……
有人告诉我说是因为制度制定的不符合企业的现实情况,所以无法执行,也有人分析说是因为这个企业缺乏规则意识和执行力,再好的制度都不能得到观测,还有朋友觉得之所以会导致这样的结果,那是因为一开始作出的制度都是想当然的,而忽略了现实中人们更愿意选择直接简单的方式达成目的。
企业管理需要制度吗?如果答案是肯定的,那么需要什么样的制度呢?如果人们需要约束的话,在现实中,为什么总是有人会自觉或者不自觉地进行抵制或者违反制度呢?如果大家不需要被制度约束的话,那么管理工作应该怎样做呢?
后来,我遇到了另外的一家民营企业,这家公司的管理更是不堪,或者说压根没有什么管理可言,完全就是一群人很随意的按照自己的方式在做事情,上下班没什么考勤,很多人有事情的时候就在公司里忙个不停,没事的时候,人影都找不到;他们都有自己做事情的方法和对工作的理解,而且他们会坚持自己的想法去完成自己的任务,而不会考虑什么“程序”和“流程”的问题。我想很多的朋友如果真的见到这样一家企业会觉得不可思议,这是一个正式的企业组织,而其内部竟然在运行着非正式的管理模式,甚至他们很多的沟通都是在相互的争执和劝解中完成了,初次见到的时候,实在无法想象这样的企业竟然可以生存下来,而且在一大片的倒闭浪潮中竟然还会活的有滋有味的。
我又想到了那一大串关于制度的问题。制度是什么,他应该起到什么样的作用呢?制度应该是企业运行的规则的一种表述,它存在的目的应该是使得企业的各项行为方式变得更为清晰明了,各种作业的流程和方法变得更为简单有效。
只是在很多的时候,当我们遇到一些问题或者出现一些新的情况的时候,我们考虑的更多的是“怎样去将这样的问题和情况处理掉”,于是我们开始设定处理问题的工作方法和程序,我们开始考虑在处理问题的时候可能会遇到的一些具体的情况,并针对这些情况采取妥善的方式来确保问题得到解决……随着问题越来越多,我们的规章制度和作业程序也变得更加的繁琐多样了,以至于几乎所有的管理工作就像是windows更新补丁一样,不断的发现漏洞,更新程序,然后在新的程序中发现漏洞再进行更新,似乎我们都是在不停地发现问题,处理问题,而压根没有真正的考虑,为什么会出现这样的问题和情况,是不是可以通过其他的方式避免这样的问题和情况出现呢?
或许我们有些时候真的不需要什么制度,就像在这家民营企业一样,让大家明白做事情的规则,并知道自己在这样的一套规则中所需要扮演的角色,而当自己的行为符合这样的规则的时候,他就能发挥出应有的作用和效果。
有人会说,这些所谓的规则只能存在于该企业现有的人员中,那么如果希望引进新的人员怎么办呢?是不是需要制度进行规范呢?需要规范,只是这种规范不应当是按照我们理想化的程序进行设定,而应当是将这一套已经实现正常化运作的规范进行模式化的描述,从而确定鼓励的方向和约束的行为。
繁琐的程序会让人过多的关注那些需要进行控制和确定的东西,从而使得在执行程序的过程中丧失了对结果的关注,从而导致低效和目的性的缺失;而很显然,一套在长期的磨合中形成的运作规则一定会将一些多余的,复杂的行为进行了优化和变通,从而使得其更容易在操作中得到实现,因此,将这样的规则描述出来本身就是一套很好而且适宜于企业现状的制度体系。
制度并不是越多越好,也不是越程序化越好,毕竟人不是机器,不会按照严格的指令要求机械的按照程序做事情,他们更喜欢通过简单有效的方式快速的达成他们所期望的效果或者目的。制度的存在并不是因为管理而制定的,而是为了实现管理的目标,对一些行为进行限制,而对另外的一些行为进行引导和规范,从而使得员工的行为能够快速有效地达成目标,而不是为了实现所谓的“程序合理”化。
那么,什么时候不需要制度呢?我觉得当人们把遵守规则当成一种自觉的行为意识的时候,那么就不需要制度的强制性约束了,就行我们每个人都知道在路上行走的时候需要靠右走,为什么呢?不是因为有规章制度要求,而是因为在一个大家都靠右走的环境中,走在左边总会带来很多的不便与麻烦。
营造一个大家自觉靠右走的氛围,我觉得那应该属于企业文化的话题了。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。