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企业培训师观点:中小企业会计信息化实施过程

企业培训师吉宁 2015年12月12日 企业培训师观点

目前,中小企业管理工作相对薄弱大部分源于会计监督和财务管理方面较弱。因此,在信息化建设中,以会计信息化为先行,比较切合企业实际。既抓住了中小企业信息化管理问题的核心,又能不断积累经验,为后续实施更多的其他系统提供基础。

  一、中小企业会计信息化建设的管理保障

  1、会计信息化要从老总的办公桌上做起

  作为信息化的实践主体——中小企业的老板们,理应走在前列。只有把中小业信息化真正作为“一把手”工程,才能落到实处,顺利推进。

  2、财会部门员工应随着信息化管理一同进步

  信息化的过程也是一种规范化的过程。如传统的手工审批制度落实到信息化中之后,在相应的系统中就要严格执行,而不像手工审批阶段自由,一些人员会觉得信息化太麻烦了。这时候,就要意识到这种麻烦是一种“进步”,一种管理上的进步。一定要将这种进取的意识深入到部门,让员工随着信息化一同进步。

  3、确立会计信息化工作目标

  建立会计信息化系统的基本依据是企业发展的总目标。这是因为会计信息化不仪是将会计人员从繁杂的手工劳动中解放出来,更重要的是通过会计核算手段和财务管理手段的现代化提升会计信息处理的全面性、准确性和及时性,真正做到对经济业务和事项的事前、事中、事后的有效控制,充分发挥会计的职能作用。

  4、确定会计信息化系统总体结构

  会计信息化系统的总体结构是指会计信息化系统的规模、业务处理范围以及子系统的构成。会计信息化系统结构应当从分析现有手:[系统的任务、业务处理过程以及部门间的联系入手,根据计算机处理数据的特点和系统的目标来确定。此外,在单位条件允许的情况下应具有一定的前瞻性。

  二、中小企业会计信息化建设的技术构架

  1、网络技术架构

  硬件设备是构成会计信息化系统的物质基础,也是基本组成单元。系统的硬件配置必须具备可靠性、运算速度快、传输速度快、存储容量大、设备实用性强等特点。不同的会计信息化模式所需的硬件基础也有所不同,基于网络基础的模式均需要比较完备的网络硬件设施,这些硬件设施包括:网络服务器、用户工作站、交换器、路由器等。

  2、软件技术架构

  由于中小企业缺乏相应的信息化人才,这就要求中小企业在最初进行信息化建设时,软件平台必须简单、易用、实用。中小企业可采用购买商品化软件、在线租赁、自行开发、委托开发、合作开发等途径取得会计信息化软件。购入现成软件应该是绝大多数中小企业实施会计信息化系统的解决方案。企业要购买成熟软件,在选择软件之前,一定要了解这个软件是否经过了比较好的考验。一个刚上市的软件必然会存在许多软件错误,而经过一段时间考验的软件,它的软件稳定性相对要高。

  三、中小企业会计信息化系统的实施

  1、配备和培训专业人员

  会计信息化系统的运行和管理需要不同专业类型、不同水平层次的专业人员。为了适应这种需要,应根据系统目标和本单位现有人员的情况,制定专业人员的培训和配备计划,使人员配备和系统建设同步进行,以便系统一旦建成即可投入运行。

  2、整理手工账

  企业财务部门着手整理手工会计资料,为财务软件的运行提供一个良好的环境。其准备工作应从以下几个方面着手:(1)整理所有的手工单据、凭证、卡片、账簿、报表,并核对无误,保证账单相符、账证相符、账卡相符、账账相符、账表相符、账实相符,并保证单位内部、本单位和外单位之间账项核对无误。(2)根据国家统一规定和本单位的具体情况,并充分考虑单位的变化和发展,建立起一套适合本企业实际情况的会计科目体系。(3)根据已生成的会计科目体系及单位核算和管理的要求,建立起规范的管理和辅助核算科目体系。(4)结合有关职能部门和内部管理需要,建立起一套健伞的会计报表体系。(5)全部数据准备完毕之后,逐笔进行正确性、合法性校验,为将手工会计核算资料输入计算机做好最后的准备工作。

  3、人员分工

  根据会计信息化工作要求和中小企业的实际情况,人员的分工在把握不兼容原则后,其岗位设置有如下几方面:(1)总会计师。负责本企业整个会计业务工作。(2)会计主管。负责管理会计日常工作。3)数据操作录入员。负责凭证的制作和录入。(4)数据审核员。负责对凭证的合法性、正确性和完整件进行审核。(5)出纳人员。负责现金与银行的收支及银行对账等工作。(6)系统管理员。负责系统软、硬件的正常运行。(7)系统维护员。负责硬件和软件设备的日常维护。(8)档案管理员。负责会计档案和磁性介质会计档案的保管工作。(9)数据管理员。负责已复核数据的入账,入账后凭证、账簿、报表的打印输出工作。(10)数据管理员。负责将已复核数据入账,入账后凭证账页打印输出,协助系统管理员做好数据备份、保密安全工作。(11)其他财务人员。包括出纳和凭证处理人员等。以上这些岗位,根据企业会计账务处理的规模,有些岗位可适当合并,但必须符合会计岗位不相容原则,要便于实施内部会计监督。

  4、初始化

  所谓初始化,是指将原手工核算下已形成的账务数据资料输入到计算机中,以确保计算机记账顺利进行的过程。初始化的内容主要包括:(1)设置人员岗位分工情况。包括操作人员姓名、权限、密码等。(2)输入会计核算所必需的期初数据。包括各级会计科目名称、编号、年初数、累计发生数、初始化月份的期初余额及有关的数量指标等。(3)输入辅助核算项目。若单位要进行部门、项目、往来核算的,则需输入各部门、项目、往来单位的初始数据。(4)选择会计核算方法。主要包括记账方法、固定资产折旧方法、存货计价方法、成本核算方法等。(5)输入各类未达账项。主要包括银行未达账项和往来未达账项。(6)定义自动转账凭证。主要包括固定资产折旧计提分录、成本归集分录、利润结转分录、费用计费分录等。初始化是会计电算化中一项十分重要的工作,它是整个会计电算化工作的基础。

  5、人机并行

  按照制度规定,企业在甩掉手工账之前,手工会计处理和计算机会计处理的并行时间至少需要3个月且两者结果一致。所谓人机并行是指一方面进行手工会计核算;一方面使用会计软件进行会计核算。譬如在账务处理过程中,用手工填制会计凭证,然后手工汇总、审核、记账、编制报表。与此同时,也用计算机和会计软件完成这些工作。在人机并行过程中和人机并行结束后,必须及时总结经验教训,不断纠正各种错误,调整系统参数,逐步建立健全会计电算化内部管理制度。

  6、制定各项管理制度

  会计信息化工作的顺利进行,需要有会计信息化管理制度做保障。会计信息化系统运行管理制度包括会计信息化岗位责任制、会计信息化操作管理制度、计算机硬件、软件和数据管理制度、会计信息化档案管理制度,等等。

  7、甩账

  单位在甩手工账之前一定要慎重考虑,在对照财政部门制定的法规,同时结合本单位实际情况的基础上再决定是否甩账。具体应从以下几方面考虑:(1)所用财务软件是否通过省级财政机关的评审;(2)操作人员有无会计电算化合格证书:(3)手工账与计算机账并行是否已满3个月,并且两者结果是否一致;(4)现行的人员分工体系是否满足会计电算化工作开展的需要;(5)会计电算化管理制度是否健全,是甭已得到实际运行:(6)甩账的备查资料是否健全、详细。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。