吉宁讲师观点 / 企业培训师观点 / 企业培训师观点:中小企业内部控制的策略要领

企业培训师观点:中小企业内部控制的策略要领

企业培训师吉宁 2015年12月12日 企业培训师观点

我国的中小企业已经成为支撑经济增长、吸收就业人口、维护经济和社会稳定的重要力量,其作用和地位随着国有经济战略性调整而日益突出。但是,中小企业的内控管理不容乐观。大量的管理实践证明:得控则强、失控则弱、无控则乱,因而内部控制成为衡量现代企业管理的重要标志。中小企业应从实际出发,按照企业管理系统要求,实事求是地建立自我调整、检查和制约的内控体系,并形成一个健全完整、运行灵活的控制网络系统。这既是企业组织管理的客观要求,也是中小企业生产经营顺利运行和发展的根本保证。

  内部控制是一个有机的系统,包括控制环境、控制目标、控制技术三方面的内容。因而,中小企业要加强内部控制,需要结合自身特点,可考虑从以下三个方面着手,优化控制环境,明确控制目标,改善控制技术,并在管理实践中不断完善内部控制系统,提升内部控制的效果。

  1、优化控制环境

  一个企业的内部控制不可能在真空中进行设计、执行和评价,它必然受到组织结构、职工的胜任能力及忠诚度、分权与责任表达、预算与财务报告、组织牵制与制衡等多种因素的影响。控制环境是对控制程序和控制技术的选择及其有效性有着重要影响的各种因素的总和,包括外部环境和内部环境两大类,但外部环境超出了企业的控制能力,因而不能作为内部控制系统的组成部分。内部环境主要包括三方面的因素:①企业管理层对内部控制的重视程度。他们是否强调和宣传内部控制的性质与重要性,是否认真组织和领导内部控制制度的设计工作,是否以身作则严格遵守控制制度的规定,是否采用了相应的管理政策与措施来保证制度的认真执行及科学评价等。②制度执行者的态度与素质。执行内部控制的企业中层管理人员和企业广大员工是否充分认识内部控制的重要性、各自工作岗位的重要性及对整个控制与管理的意义;各岗位、各环节的执行者,有无胜任本职工作的专业知识和专业技能,有无较强的工作责任心与诚实的态度。③与企业性质及规模相适应的管理宗旨、经营方式、组织机构、企业文化、外界协调策略等,它们相互联系、相互制约、缺一不可。因此,优化控制环境,首要的是企业的经理人重视起来。中小企业的发展历史比较短暂,许多企业所有者(他们同时也是企业的主要经理人)得益于短缺经济、宽松政策和优惠的投资环境,企业快速地成长起来,其效益主要是依靠政策、市场等外部环境获得的,但他们管理企业的能力并没有同步增长,还比较缺少苦炼内功的经历。随着市场经济的深入发展、加入WTO后形成的开放式经济格局的逐步形成,中小企业在用活政策、抓住机遇的同时,也要十分注意加强内部控制,提升经营效率,从管理要效益。其次,要培育遵守制度的企业文化。现代社会是法治社会,现代企业也要成为“法治企业”。无论企业的董事长、总经理,还是最基层的企业员工,都应当对企业的规章制度严格遵守,以制度为标准检验经营管理的对错和效果,发挥其保护、监督、制衡的作用。再次,要在企业内部形成勤于学习、善于学习的氛围,努力建设“学习型”企业。实际而论,许多中小企业的管理尚处于原始阶段,离现代企业的科学管理还有相当差距,应该抛弃个人经验主义的一些东西,以谦虚的态度,从大型企业、先进同行那里学习管理中的好制度、好方法。同时,还要善于从书本上学习现代企业管理的知识和方法,敏于观察、勤于思考,总结和制订适合自身管理和发展的内控制度。

  2、明确控制目标

  内部控制目标是内部控制所要实现的目的或收到的效果。目标的主要功能,一是提供一个中心点,来分配组织资源和拟订作业计划;二是提供一个尺度,作为评价进度与绩效的指标。企业内部控制的目标与其经营目标紧密相关,企业经营目标一般包括:提供良好的产品与服务,超越竞争对手,为员工提供合理的待遇,维持正常的发展,维持合理的投资报酬,重视社会整体利益等。内部控制的目标虽然有多种提法,但主要有维护资产安全、完整及有效使用,保证各种管理信息的存在、可靠与及时提供,尽量减少不必要的成本、费用以求盈利,保证下放的各种职责得到圆满履行,提升各项作业的效益或效率,预防或查明错误和弊端,为管理政策的制订寻找依据和履行各种法律义务。要实现上述内部控制目标,应确定单位内部每一管理阶层所应达到的具体目标,进行目标分解;内部各阶层应协调合作才能达到预定目标,因此有必要在各部门之间有效地分配资源;将各作业目标与作业计划传达给有关负责人,使其了解本部门的工作职责;诱导各部门主管尽可能以最精简、最有效的方法领导下级;维持各部门的平衡,促进整体活动的协调;准确而适时地表扬绩效卓越的下级,或批评绩效不佳的下级,并帮助其找出原因及解决办法。

  明确控制目标,前提是科学地制定目标。依据企业战略目标制订公司年度计划,并将其细分至相关部门,确定产品(技术)、销售、生产、成本、工资、费用、利润、资金等各项部门子计划,各部门再据以制定更详细的目标,如销售分解至片区落实到业务员、成本分解至生产工序落实到班组、费用包干至部门落实到项目等等。有了控制目标,企业的一切工作才能有的放矢。而更重要的,是必须在计划的执行过程中强化控制目标的刚性。企业的生产经营总是处于动态之中,实际的运行会与计划有所偏差。一般来说,计划的制订者会根据以往经验和预测因素考虑一些弹性,使制订的计划在执行过程中更符合实际和切实可行。当实际工作没有达到计划目标时,不能轻易容忍差距,而应认真分析执行过程,寻找原因。这样坚持下去,一方面可以督促企业全体人员施展才干、各负其责,为完成总体计划尽最大努力;另一方面也可以促进制订的控制目标更趋科学。

  3、改善控制技术

  内部控制技术是实现控制目标的手段,包括特定的政策、计划、标准、人员以及组织与方法。中小企业为更好地实现其内部控制目标,可以从以下四个方面改善控制技术:

  ①建立健全与业务规模相适应的组织机构。企业要有效地从事各项业务活动,必须设置相应的组织机构,行使管理与控制的职能。中小企业在设置组织机构时,首先要根据自身特点,按照不同的管理幅度划分不同的管理层次,设计不同的组织机构,不能面面俱到求得职能部门齐全,也不能因陋就简使得关键职能缺失,而应充分注意部门之间职能的科学划分,做到简单、高效、协调,确保控制目标的实现。要根据责、权、利相结合的原则,明确规定各职能机构的权限与责任,根据各职能机构的经营任务与特点划分岗位系列,确定需要的岗位,根据岗位的需要选择合适的人才。要规定各层次主管人员不仅要履行自己的职责,而且要对其下级进行有效的监督和检查,保证各层次目标的实现。组织结构要有利于上下级信息的沟通,避免机构重复,以最小费用取得最大效果。

  ②根据岗位选择合格的人才,不断培养适合自身的人才。人力资源是企业的第一资源,企业设置的各个岗位,必须要有能履行其职责的人来胜任。造成中小企业的各种问题的因素中,归根结底是人才因素。目前,中小企业中关键岗位的人才还主要依靠外聘,要善于挑选能力突出、经验丰富、具有职业精神的高端人才为己所用,充分发挥其才智。此外,要着手培养自己的人才,逐步建立适合自身特点的员工培训体系,加强职业道德教育和技能技术教育,促进本企业各类人才的快速成长。

  ③控制措施有效、到位。要以国家法律、法规及财经纪律为准绳,对企业的经济活动和其他管理活动进行组织、调节和制约,以利于对违法乱纪行为进行揭露和纠正。要采取有效措施,保证各项管理信息的可靠性,如采取职责划分、审查与核对等措施。为保护财产的完整和安全,要采取限制接近、双重保护、突击检查与核对、盘点等措施。要建立成文的方针和职务说明,保证控制的制度化、规范化与科学化。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。