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企业培训师观点:中小企业如何实现管理信息化

企业培训师吉宁 2015年12月12日 企业培训师观点

■背景

  提升中小企业核心竞争力

  大力扶持中小企业信息化是《2006年~2020年国家信息化发展战略》和《国民经济和社会发展信息化“十一五计划”》提出的重点任务和战略目标。

  8月1日,由工信部中小企业对外合作协调中心和中国中小

  企业发展论坛组委会主办的管理信息化创新报告会在广州大厦举行,会议揭幕的“管理下企业”工程旨在为中小企业提供管理信息化服务,实现提升中小企业管理创新能力和企业核心竞争力。这项工程引发了对中小企业管理问题的分析及其解决方法的探讨,包括国家发改委、工信部、农业部、国务院发展研究中心在内的企业各有有关部门负责人和管理信息化研究学者对此纷纷提出了自己的见解。

  ■分析

  信息化满足企业各种要求

  专家认为,近几年来,中小企业的信息化意识有了一定提升,但发展水平参差不齐。一系列存在的问题使得中小型企业的信息化建设仍然落后。首先是中小企业管理信息化发展水平落后于大企业,许多中小企业对管理信息化认识不清,误将信息化与计算机化混同。再者很多中小企业信息技术应用滞后,导致市场信息识别不准和信息记录不健全。再加上信息化社会服务体系不健全,覆盖面较小,服务内容不完善,都制约着中小企业的健康持续发展。

  专家指出,首先信息化的技术能够帮助企业简化机构设置,提升运营效率,降低成本。也能够及时了解外部变化和提升企业反应速度,并且能够开展新的业务方式,也能帮助企业管理规范化,提升经理人处理信息的能力和企业的执行力,保证企业运营的稳定性和连贯性。另外企业员工能够从单纯的劳动型变成一个智慧型的员工。同时再企业内形成良好的创新氛围和提供先进的创新手段随着企业不断的壮大,使企业各个部门之间能够协调一致,从而提升整体的运作效率和竞争力。最后一点是通过信息化更好的帮助中小企业各种各样的需求,比如企业建立差异化的竞争优势,通过信息化手段增加企业所提供产品或服务的附加值。以上这些优势能大大提升企业的核心竞争力,促成中小企业的顺利转型,持续健康发展。

  小企业信息化需求表现在四方面

  目前我国中小企业信息化已经开始进入大普及阶段。小企业对信息化需求主要表现在:一是迫切需要通过信息化了解市场信息,增强经营销售能力;二是希望通过信息化手段发现更多客户,拓展供应链;三是利用信息技术降低生产成本,提升产品质量;四是将信息技术用于企业管理,及时掌握经营状况,提升工作效率。

  2008年以来,各级中小企业管理部门面对全球金融危机,经济增长明显放慢等诸多不利因素影响,多数企业经受住了市场优胜劣汰的考验,继保持了发展态势。但是,部分地区和行业中小企业生产经营也出现了较大困难,特别是9月份以来,中小企业困难加剧,企业效益增幅下滑较快,亏损扩大,减产、停产和倒闭现象增多。对此,2009年1月1日,工业和信息化部发出《关于做好缓解当前生产经营困难保持中小企业平稳较快发展有关工作的通知》,要求各级中小企业管理部门要做好缓解当前生产经营困难,保持中小企业平稳较快发展有关工作,提示各地要切实把加强企业管理,作为解决当前企业困难的重要措施。要求各地中小企业管理部门要大力支持中小企业加快信息化建设,推进工业化与信息化的融合。

  ■实例

  依托综合管理平台强化系统管理

  广州大厦总经理邝云弘说,广州大厦和慈软公司历三年努力合作开发的综合管理平台来看,信息化是以企业战略目标为导向,以管理体系为主线,帮助企业全面实施战略和企业整体目标,从而推动企业健康、可持续发展。依托综合管理平台使组织机构清晰合理,管理机制变得看得见摸得着。完善了企业的竞争机制、激励机制、监控机制三大管理机制,使广州大厦成为成功完成管理信息化的企业典型。

  五个策略帮助中小企业信息化腾飞

  英特尔北方区总经理曾明说,第一个策略就是部署移动办公,特别对销售人员在外面跑动的配备一定的电脑,还有PDA进行业务信息记录和处理。第二点在公司内部建立无线局域网,这样员工可以随时随地在公司上网工作等等。第二个策略是上网,开展网上营销,首先是建立公司网站,在网站上发布公司的产品信息,使用电子表格等等。不管你是做什么产品的,都可以利用信息化把产品、把这些信息公布在网上。第三个策略是联网,使员工可以协同工作。把员工联网,老板给企业发布信息只要通过电子系统发一封邮件就可以了。第四个策略是部署安全性解决方案以及保证系统安全。第五个策略是主动寻求帮助,向可信赖的方案商、投资商咨询等等。

  ■观点

  应注意抓好两个问题

  工信部中小企业对外合作协调中心副主任秦志辉说,中小企业在发展中凸显的成本问题、市场问题和资金量问题,期待小企业的转型,而转型的核心在于加强企业的管理和创新。提升中小企业信息化应用水平,应注意抓好两个问题,一是引导和提升中小企业对
信息化的认知度。目前中小企业对信息化的认识存在一定局限,对信息化生畏心理阻碍着企业对信息化的主动应用。其结果直接影响企业管理效能的正常发挥,造成重经营,轻管理,经营和管理脱节。二是建立和健全管理服务体系。这次开展的“管理下企业”工作,就是贯彻和落实中央和国务院促进当前中小企业平稳较快发展一系列方针政策的具体行动。通过“送管理、送服务”,开展试点工作,创新服务模式,提升服务效率,实现全面提升中小企业管理创新能力的目标。

  信息化创新对策有几个方面

  国务院发展研究中心企业所副所长、研究员李兆熙说,中小企业信息化创新的对策有以下几个方面,先是进一步明确中小企业设施管理信息化创新的意义和加强实际应用。中小企业应该借助信息化这一工具在市场中“驰骋”,它是实现企业快速发展的前提条件,有助于实现传统经营方式的转变,节约营运中的各项业务成本并提升效率,更能拉近管理层与基层之间的和谐关系,使管理更加直接有效。

  推进企业信息化,人才培养与引进是首要问题。管理信息系统建成后需要维护、升级、改造,管理过程中还要依靠企业自己的力量,这就要求加强对信息从业人员的培养和引进。要组织各种类型的研讨会和培训班,使经理人了解企业信息化工作的重要性和紧迫性。尤其要通过国内外的典型案例分析,使企业真正受到教育和启发。同时各级企业在政策上也要对企业进行引导和支持。而且,中小企业信息化不能用一种模式,一个方案来解决问题。解决中小企业信息话的关键问题就是根据不同企业的类型和特点选择和是的信息化模式,包括应用模式选择和信息化程度的选择。

  目标管理弥补流程空缺

  中山大学管理学院副院长、教授徐勇认为,相对于大型企业而言,中小企业最大的经营管理特点是中小企业首重“机动”的弹性,需要快速地应对市场的变化和调整营运的内容,不能花太多人力与物力在内部管理工作上。因此一般而言,其内部的管理工作比较不能制度化、系统化、标准化,整个管理工作的进行主要是靠企业领导者的“经验和主观”来运行。

  而美国管理专家彼得.德鲁克1954年在其名著《管理实践》中最先提出的先进企业管理思想———目标管理,很好地弥补了流程管理在中小企业管理实践中应用的空缺,所以目前中小企业经营管理实践中普遍采用的企业管理指导思想应该是偏重目标管理。这样才能使管理信息化系统和企业当前经营管理的特征相符合,才能在效率和效益上取得最佳效果。

  另一个关键点在于企业管理信息化建设要与管理机制变革相结合。企业管理信息化一定要配合新的任务,人及组织结构,才可以从旧的平衡状态达到另一个新的平衡状态,否则会处于一个比旧有的平衡状态更不好的失衡中。信息技术应用与管理变革是一种双进化关系。而管理变革主要是通过管理信息化对企业经营管理规范化的促进作用,完善企业经营管理的各项规章制度。可以从企业经营管理标准化,企业组织和流程调整,企业文化和制度变革这三方面开展。

  ■链结

 “管理下企业”的内容

  为了积极响应工业和信息化部的通知精神,中小企业对外合作协调中心启动了面向全国中小企业的“管理下企业”工程,使企业以几乎“零风险”地享受最新信息科技为企业管理所带来的好处。

  工程的目标是大力支持中小企业加快信息化建设,推进工业化与信息化的融合,引导企业练好内功,加强企业管理,克服时艰,实现企业可持续健康成长。“管理下企业”工程的内容包括:

  1.工业和信息化部中小企业对外合作协调中心针对本工程成立“管理下企业”工程协调工作委员会,组织和整合相关的社会资源,负责整体协调和推进;

  2.以省、直辖市中小企业相关部门为牵头单位,组织本区域内地级市企业选择符合条件的本地中小企业参与本工程的示范和推广,可以根据本地情况,分阶段、分批次进行;

  3.为参与本工程的企业免费提供具有先进管理理念和技术架构的企业管理平台软件一套(含24个系统,总价值达百万元以上);

  4.“管理下企业”工程协调工作委员会组织协调各区域内相关服务资源进行工程的实施工作,提供符合规范的管理服务;

  5.同时为配合工程的有效开展,工业和信息化部中小企业对外合作协调中心会同中国中小企业发展论坛组委会将在各个省市举行系列“管理信息化创新报告会”,以宣传最新管理理念,推广各地成功的运营模式,介绍示范企业的成功经验,表彰优秀的组织单位和服务单位等等;

  6.每年将针对本工程组织全国范围内的总结和表彰大会,表彰先进企业单位、示范企业以及工程服务单位。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。