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企业培训师观点:中小企业信息化实施经验谈

企业培训师吉宁 2015年12月12日 企业培训师观点

中小企业要不要做信息化?这个问题如果放在二十年前,似乎还会存在争论。而在全球经济一体化趋势日益明显的今天,具有前瞻眼光的中小企业经理人早就意识到,每个企业都在与全球的同行进行竞争,而不仅仅是局限在某一个地区或者某一个国家的业内竞争,利用信息技术提升管理效率、降低生产成本已经成为从“可为可不为”变成了“必为”。

  实际上,统计数据也证明了信息化建设对于中小企业的重要性——据英国经济情报社所做的联合调查表明,欧洲年收入在1亿到10亿美元之间的中型企业中,有91.3%进行了信息化建设;年收入小于1亿美元的小企业中,有76.1%进行了信息化建设。

  当前对于国内的中小企业而言,一个显而易见的挑战是,因经济危机导致企业收入减少,而国际竞争者还在通过实施信息化来提升竞争力。在这样的背景下,如何以最聪明的方式来实现最适合自己企业的信息化建设,是每个中小企业经理人都在思考的问题。

  简洁+整合:小企业的生存之道

  对于数以百万计的小企业而言,实信息化建设的最大难处在哪儿?大多数的回答应该是,不知道该如何从五花八门的IT产品和方案中选择最适合自己的,毕竟刚起步的中小企业基本都没有专门的IT人员,碰运气式的实施效果自然可想而知。

  而一个普通的北京女孩哈悦,在惠普“全程助力”计划的协助下,于创业之初便聪明地选择了“简洁+整合”的信息化模式,实现了企业的顺利存活和初步成长。

  具有海归经验的哈悦深知孤身在异国求学和工作的艰辛,对一个完全陌生的环境,加上语言不通、文化背景不同,在异国生活的人很容易在生活上遭遇到或多或少的困难。基于上述理念,她创办的易京洲文化交流(北京)有限责任公司的主营业务,正是针对外国人进行中文和中国文化培训。

  培训这个行业说起来容易做起来难,场地、教室、师资都是让人头疼的问题——考虑到北京的交通状况和创业时的实际条件,哈悦在创业时决定采用远程教学的方式为学员提供教学服务。学员可以通过三种远程教学方式来接受培训:通过Skype等类似于QQ视频聊天的IM(即时通信)软件进行面对面的培训;教师和学员同时登录北京汉语推广中心的网络平台进行面对面的培训;下载相应的课件自行学习等。

  哈悦特别重视电脑等IT设备在远程教学当中的作用,她认为:“IT设备是我们进行远程教学的基础,我们对IT设备的要求非常高。”惠普通过“科技点亮未来‘全程助力’创业梦想”计划为易京洲公司提供的3台HPEliteBook6930p笔记本电脑,其内置的英特尔酷睿2处理器、独立显卡以及大容量硬盘,很好地满足了易京洲公司的应用需求。但最令哈悦欣喜的是,HPEliteBook6930p还内置了摄像头,免去了每次都需要外接摄像头的麻烦。

  正是由于哈悦的正确决策,采用了比起现场培训和自建网络培训平台(或网校教室)更简洁,更容易实现的培训模式,同时使用整合了高性能CPU和显卡、高容量硬盘和自带摄像头的多功能笔记本,使得易京洲目前已经拥有了100多名学员,生存已不再是问题。

  兼容+分步:转型阶段的发展之道

  对于摆脱了生存危机,经营逐渐步入正轨的小型企业经理人来说,在企业朝着更大规模快速发展的时候,做信息化建设决策时,所关注的就不再是专业IT管理人员和具体的产品选型了——此时他们觉得难以兼顾的问题是,如何在快速发展的同时,保证信息化建设的兼容性和可扩展性?

  成立于1996年的兰贝信息科技有限公司总部位于宁波。刚成立时的兰贝信息,主营业务是面向住宅区的布线产品制造,而现在的兰贝信息已经发展成为一家高科技制造企业,在国内许多地区开设了办事处和研发中心,产品的外贸销售也成为企业利润的重大突破口。

  兰贝信息的信息管理部主管丁志敏考虑到,兰贝信息作为跨地区的集团公司,部门繁多而且信息流量相当大。同一地区不同部门之间存在信息流,不同地区的分支部门之间也需要有畅通的信息沟通渠道。为保证信息沟通顺畅,设备的稳定性和兼容性是公司进行信息化时对IT设备的首要要求。正是基于上述思考,丁志敏让业务员淘汰PC,全部换用惠普商用笔记本电脑。他认为:“业务员外出谈业务情况较多,下班之后联系客户也会方便。我们公司现在是外贸为主的公司,上班时间和下班时间和外国客户有时差,有笔记本较为方便,资料也可以更及时地发给客户。”

  而在企业信息化的中期规划上,丁志敏计划用3~5年时间在ERP的平台上分步实施,逐渐完善信息化系统,首先做到无纸化办公,随后根据部门间业务进展程度进行阶段性的采购和建设。而不论采用何种解决方案,都会考虑系统的兼容性,并留下应用接口,以利于将来的业务扩展。

  专业+定制:中型企业的制胜之道

  当一家企业顺利成长到中等规模的时候,经理人们更多考虑的也是如何取得制胜先机,获得更多的市场份额了,而建设一个“专业+定制”的信息化系统,往往会收到奇效。

  对于采用专业化IT解决方案的优势,留守妈妈农家超市的创始人兼总经理杨勇体会颇深。留守妈妈农家超市已经开张了上百家连锁店,而杨勇始终认为远程管理是企业发展过程中最难解决的问题——要管好几百个超市是一个非常大的挑战,当然不可能采用传统的手工记账方式来实现精细化管理——这意味着采用信息化系统进行管理的成为必然。

  而由于收银系统方面还存在一定的硬件瓶颈,留守妈妈农家超市的发展速度有所放缓——就在此时,惠普“全程助力”计划向他提供了专业的超市收银解决方案,其中HPCompaqdc5800台式机作为收银方案的基础硬件,实现了平均无故障时间20万小时以上,确保应对严苛的使用环境。同时,HPCompaqdc5800台式机采用了双核处理器和大容量内存,这也保证了收银时不会因为同时处理多个任务而导致死机,强劲的性能也保证了收银流程的顺畅。最重要的是,应用独立PC作为收银终端的一部分,即使网络发生了故障,也可以在本地进行收银,不会因为服务器或者网络故障而导致不能交款,保证了销售不停顿。

  杨勇表示,“全程助力”计划针对超市目前的经营现状和困难,协助完善了现有的技术架构,在充分利用现有资源的基础上(包括软件资源),配备合适的台式机和打印机,组合成完整的零售解决方案。在目前的市场环境下,这样做不仅能为像“留守妈妈”超市这样的中小型零售企业节约成本,而且还运用科技完善了销售管理系统,达到了提升综合效率的目的。

  对于实施定制化、精细化的IT系统的好处,也有企业尝到了甜头。在惠普的帮助下,通过厘清部门需求,实施定制化、精细化的IT系统部署后,企业实现了在保证业务需求的前提下降低IT的运营维护成本,以及灵活的可扩展性,优化了企业资源利用率。”

  总结

  从上述处于不同发展阶段的中小企业信息化实施案例不难看出,无论是处于何种阶段的中小企业,为了应对全球化竞争和经济危机的挑战,都需要审慎而明智地选择不同的信息化建设方案——即使在企业内部缺少专门IT人员的时候,也应该找到像惠普“全程助力”计划这样的伙伴,帮助企业在IT系统的选择、使用、保护和过渡各个阶段都能做出正确决策,加速业务发展。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。