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企业培训师观点:中层职业经理人如何获得更多自由

企业培训师吉宁 2015年12月12日 企业培训师观点

一位政治家在回答“如何做好一个领导”时,只说了5个字:“用对几个人”。很遗憾,这5个字无法帮助大多数职业经理人解决其主要问题,因为他们中的大多数,甚至可以说所有人都不再有机会做拥有绝对权力的第一把手(即便做到了CEO,仍然会面对董事会、监事会和相关现代管理机制的约束),他们所面对的管理对象,绝不仅仅是下级。

  因此,在某种意义上,在现代组织中,所有中层职业经理人都是“中层”。任何一个成功的现代中层职业经理人,除了要学会管理下级,同时也必须能够对待好上级、平级,当然也包括管理好自己。换成一个量化的角度阐述,就是他们要学会平衡好花在工作上的三类时间:上级占用的时间,被组织支配的时间以及个人支配的时间。

  如何处理好这三者的关系,是一个中层职业经理人管理能力的最直接表现,当然对于那些传统意义上的“中层”中层职业经理人尤其如此。

  最无奈:被领导占用的时间

  如果没有上级,就省了许多事情和时间。上级不是非有不可,一个人如果退休、领取社会救济、中了彩票,就没有上司了。但是,只要你在工作,就必然有上司,而管理中有一条金科玉律:金主制定规则!

  既然上司说了算,对于下级来说,让上司对自己满意无疑是好处大大的。但是,取悦上司需要花时间,而处理令上司不悦的事情,需要花的时间更多。

  例如,某中层员工因为忙于处理下级的错误而不小心自己也犯了一个错误:没有及时向上司报告工作进展,结果上级在工作快要结束时才发现了他工作存在一个大问题,于是不得不进行调整、返工,弄得双方都措手不及,都非常尴尬。

  于是,领导接受了“教训”——在给这个员工布置任务后,还布置了一大堆“及时”汇报的任务,这使得后者被迫多花费了很多时间,这比事先告诉领导整件事的来龙去脉要麻烦多了。

  我们做工作,如何才能总是得到上司的认可?最好的回答是:上司想让你做什么,你就做什么。如果你不想做上司让你做的事情,那么就去改变上司的想法,但是无论如何,你一定要做上司吩咐的事情。

  但这并不是说对上司要唯命是从,相反,如果对上司唯命是从,那么你就是多余的。所以,当你不赞同上司交给你的事情时,你需要站在对方的位置上换位思考,我们称之为“忠诚反对”,即你会向你的上司提出一些更好的备选方案,如果能说服其接受你的方案那当然好;如果说服不了,你就必须按他的要求去做。

  任何一位资深的员工都会体会到这条真理:你做出来的成绩让自己满意容易,让老板满意却很难。老板很挑剔,不会轻易认可你的工作,所以有时你发现,赢得老板的认可比将工作做好还要费时。

  但请相信:如果没有用足够多的时间迎合上司,你就得被上司占用更多的时间,这也意味着你能花在同事、副手、下级以及自己兴趣爱好上的时间越来越少。

  最必须:被组织支配的时间

  受组织支配的时间,是指我们花费在行政事务上,以及满足除上司和下级以外的人(即同事、副手)的相关要求的时间,而这些要求存在于每一个组织内部。公司的运作就像一条没有尽头的传送带,有无数个滑轮如织交错,将东西送上送下,这里说的时间就是其中一个滑轮。对你而言,将公事放入篮中,你就减一分,将公事拿出来,你就加一分。

  受组织支配的时间包括行政文件、例行会议、必要的电话等。

  比如,如果你的秘书跳槽了,那么用人力资源的专业术语来说,就是你的部门出现了一个“待填补空缺”(招到人后称之为“已填补空缺”)。倘若你让人事部门为你招聘一个新秘书,他们则会要求你填写一张表格,列明该工作的具体职责等。你应付这些事情所花的时间就叫作受组织支配时间,也有人称之为繁文缛节或官僚僵化。

  其实每一个组织机构都存在繁文缛节,因为行政部门负责各级管理的人手总是不足。一位行政人员曾这样向一位中层职业经理人解释:“你们提出的要求是无限的,但是我们能做的事情绝对是有限的!”面对众多的要求,行政人员为了避免混乱,也为了让自己的工作更加井然有序,他们会推行各种各样的政策、程序、手册等。很多人都抱怨繁文缛节浪费时间,但是,不付出受组织支配时间的后果更严重。

  先举个某经理报修椅子的故事:

  由于经理很忙,所以他没空了解谁负责椅子的采购,也没亲自去索要新的椅子,而是打了一个电话过去。那时经理压力很大,椅子坏了让他恼羞成怒,以至于他对采购员说了脏话。采购员回敬他:“更换办公用品,要填写书面申请表格。”经理手头没有表格,于是他不得不去了一趟采购部。他竭力抑制住内心的怒火,填好了表格。

  10天后(那时他还在期待新椅子),那张表格出现在他的公文篮里,上面附着一张便条:“对不起,无法执行这项申请,因为九号表格里的授权号填错了。”他气得脸都绿了,打电话给采购员,大骂一通。当他最终冷静下来后,自己动手修好了椅子。

  在实际运行中,没有这些人的配合,我们就无法进行日常管理工作,而且,他们求不着我们,但是如果我们缺了他们,则会寸步难行。所以,为了在组织机构中生存下去,我们不得不按章办事,服从组织机构的繁文缛节。如果我们为省时间而自作聪明、打了折扣,他们就会惩罚我们,让我们付出更大的代价,也就是让我们花费更长的受组织支配时间。

  最重要:个人支配的时间

  个人支配的时间,用于完成我们自己决定要做的事情,而不是迫于老板、同事和向我们报告的人的严格要求才去做的事情。
因此在以上三类时间里,个人支配的时间是重中之重。在组织机构中,只有在这段时间里我们才能够展示自我,遵从个性。在上司占用的时间里,上司的要求高于我们的个性。在受组织支配的时间里,配合位于首位。因此,只有利用好个人支配的时间,我们才能为公司做出独特的贡献,而如果没有个人支配的时间,就无法成为工作的主人。

  个人支配的时间如胆固醇一样,分为好坏两种:一种可自由支配,另一种则被下级的事情缠身。而投入在照顾下级的时间其实是我们强加给自己的,因为中层职业经理人一般都有权利选择下级。

  那么,当一个中层职业经理人发现自己总是不断被迫在与上司、同事和下级的互动中挣扎和纠结时,应该怎样摆脱困境呢?

  如何获得更多个人时间

  尽管处理这三类关系都是必要的,但必须先选一处下手。而首先应该砍掉下级占用的时间,原因有两个:第一,下级占用的时间不属于中层职业经理人的日程安排;第二,任何调整都会使一部分人焦虑和受害,如果非做不可,选择权力最弱、对自己进行打击报复可能性最小的人当然是最稳妥的。

  所以,最先拿下级占用的时间开刀。把砍下来的时间,花在自己身上(因为个人支配的时间是可自由支配的时间和被下级的事缠身的时间之和)。

  有个故事能很好地说明上述理念:两个同伴在森林里遇到了熊,遂拔腿逃命。当熊快要追上他们的时候,其中一人赶忙穿上运动鞋。他的同伴说:“就算那样,你还是不可能比熊跑得快。”那人马上回答说:“我没必要比熊跑得快,只要比你跑得快就行了!”

  即使你跑得比同伴快,熊还是紧跟在你后面。同理,虽然一个中层职业经理人摆脱下级的纠缠能让自己的工作更快一步,但是其他的烦心事——上司和同事的要求、下级的合理请求——仍然层出不穷。好在砍掉下级占用的时间让他获得了可自由支配的时间,得以有一些空闲时间去处理其他的事情。

  一旦获得了可自由支配时间,要充分地利用它,把它作为种子、让它成长并产生价值。

  首先,对上司,需要花时间去琢磨如何满足其要求,以赢得其信赖,以便为自己争取更多的可自由支配的时间。

  例如,之前有许多工作必须上司点头同意才能去做。他(她)想要预先了解你的工作计划,以防你出错。

  一条条的工作汇报也许会花很多的时间。但是,与领导充分沟通的好处很快显现出来,随着一个个项目的成功,上级会越来越消除对你办事能力的疑虑,最后放手让你全权负责后续的项目,而只需你在月度甚至季度报告里向上司做出报告,这会为你们俩都节省不少时间。换句话说,利用自己刚刚获得的可自由支配的时间给自己(和对方)创造了更多的可自由支配的时间。

  对同事也应该采取类似的做法。有的中层职业经理人一开始全凭经理的权威处理事情,很快会发现这样只会使得自己越来越忙,且无法提升效率。而一旦获可自由支配的时间,就能逐渐开始建立人脉,而后会发现与同事的关系越和谐,他们越愿意配合你的工作,而根本不用费太多的力气。

  可以用上面提到的那个换椅子的案例做个对比。有个中层职业经理人说:过去他如果也因为某事急需一位行政部门的同事的帮助时,对方无非就是例行公事地答复“请填写表格,我们会处理的”。

  但在最近几个月,他投入了一些可自由支配的时间,试图与他们建立更好的关系。当他急需帮忙时发现,不用费尽心机,他们就会全力地配合他——而这不是之前所谓的很官僚、笨拙、僵化的系统吗?

  对下级也是一样。既然我们现在都知道了自由时间的重要性,也知道了自由来自上级的信任和同事的热情,我们就应尝试逐渐给下级更多的自由,也更加积极地去配合同事。而下级越自立,同事越积极,也就意味着你的可自由支配时间越多!

  链接:为何忽视自由支配时间(《一分钟经理人》,作者:肯·布兰佳,由中信出版社出版)

  可自由支配的时间是指我们实现自身价值——比如创造、革新、领导、规划和组织——所要付出的时间。对一个要发展、要进步,至少是不想被淘汰、想保有市场竞争力的公司来说,这些工作都是必需的。因此,不管对于个人或是公司,可自由支配的时间都是至关重要的。

  但不幸的是,当压力源源不断地涌过来时,最先被挤掉的就是可自由支配的时间,几乎每个中层职业经理人在历经千锤百炼之后,都会深深地明白这一点。

  为什么呢?问题出在激励制度上。如果我们不遵从上司的意愿办事,就会背上不服从管理的罪名;如果不按照公司的规章条款做事,就会背上不合作的罪名;如果不兑现对下级的承诺,就会背上拖延的罪名。而在一个公司里,我们都非常不情愿背上这样的罪名,原因如下:对别人的要求不上心的人,很快就会吃不了兜着走!

  然而,如果忽视最重要的时间——可自由支配的时间,如果中层职业经理人没有在可自由支配的时间里完成他想做的事情,会受到什么惩罚(尤其是如果无人知晓这些事情)?答案是:不会有惩罚,至少在短期内没有,因为没人会立刻感受到做与不做的区别。

  因此,当两件事情——中层职业经理人自己想做的事情(不做也不会马上招致惩罚)和如果不做便会背上不服从上司、不合作或拖延之罪名的工作——起了冲突,不用猜也会明白他会优先考虑哪一件。

  虽然从短期来看,丧失了可自由支配的时间可能不会带来麻烦,但是从长远来看,这对公司以及个人都非常不利。对公司来说,要是员工不能在唯一可创造价值的可自由支配时间里为公司做出贡献,那么公司将无法生存下去,更不要谈什么发展空间了。也就是说,如果员工没有可自由支配的时间,那么公司也就不具备创造性、革新能力和能动性。对个人来说,在公司将如同行尸走肉,因为他做的只是为其他人擦屁股的事,而绝不会有时间去自主地创造、革新、开辟天地。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。