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企业培训师观点:职场经理人制作清单的六大技巧

企业培训师吉宁 2015年12月12日 企业培训师观点

清单革命,不是一场写在纸上的革命,而是一场印在心上的革命。一张手术清单,让原本经常发生的手术感染比例从11%下降到0,被全球2000多家医院奉为圭臬;一张建筑清单,让每年建筑事故的发生率不到0.00002%;一张投资清单,让一个投资组合的市值竟然增长了160%。

  使用清单,就是为大脑搭建起一张“认知防护网”,它能够弥补人类与生俱来的认知缺陷,如记忆不完整或注意力不集中。清单的4大行事原则:权力下放、简单之上、人为根本及持续改善。

  它们不是僵化的教条,而是实用的支持体系,将在复杂的世界中拯救你的生活。只是,任务清单,不仅仅是个人的安排,因为你的工作不是单打独斗,你的工作需要很多人的配合,所以在制作你的任务清单的时候,也是需要一些技巧,一些原则的。职场经理人制作清单的六大技巧:

  职场经理人制作清单1.控制列清单的时间

  不少公司人都会在比如上班路上先花5至10分钟想好当天要做的事,到办公室再记下来。超出10分钟的情况也有,一般是在写项目计划时。

  职场经理人制作清单2.限定任务数量

  许多时候清单里的事项对于公司人没有强大动力,所以会有“拖延症”。数量过多可能会导致恐惧心理。使用你觉得舒服的方式,最好能随时查看。同时最好只专注于一种记录方式,因为有时会忘记同步。在使用任务清单的25位受访公司人里有7位使用单一的记录工具。其他人则除了电子工具外多数还会用到本子。

  职场经理人制作清单3.把任务细化

  有时对于任务的拖延是由于任务表述的模糊不清而造成的,因此需要细化到具体行动,即action.有时对于任务的拖延是由于任务表述的模糊不清而造成的,因此需要细化到具体行动,即去掉那些从未解决也没什么严重后果的事项,一项任务如果长期没有得到重视,那么它很可能是没有价值的。永远先做有价值的事。

  职场经理人制作清单4.去掉那些从未解决的事项

  根据帕累托法则,清单中20%的任务贡献了80%的价值。一项任务如果长期没有得到重视,那么它很可能是没有价值的。永远先做有价值的事。清单里没必要区分长期和短期任务,清单就是每日备忘录,是实现长期或短期目标的具体实施步骤。

  在规划长期及短期目标的时候可以分成几大类,但不宜过多。通常职场经理人都有意识先完成紧急、重要的任务。意思是“相互独立,完全穷尽”。在把一个工作项目分解为若干个更细的工作任务时,要遵循完整性和独立性的原则,即分解过程中不要漏掉某项,而每项工作之间要独立,不要有交叉重叠。

  职场经理人制作清单5.标明每个任务所需的时间

  对于有经验的任务,规定所需的大概时间可以提升效率;对于没有经验的任务,可依据他人经验作为时间参考值,这样能防止在一个问题上花费过多时间。对于有经验的任务,规定所需的大概时间可以提升效率;对于没有经验的任务,可依据他人经验作为时间参考值,这样能防止在一个问题上花费过多时间。

  职场经理人制作清单6、定期调整

  对于完成的任务不是单纯将其在当天的清单上划掉,而是进行详细记录,然后每周末或月末时进行归纳总结,这有助于公司人调整短期或阶段目标。同时,完成目标的成就感也是进行下一阶段任务的强大动力。

  提升职场工作效率,制定一份任务清单是个不错的注意,但是任务清单的关键是简洁并且有重点,否则复杂而凌乱的清单不仅不能帮助你更快的完全工作任务,更会加重你工作的复杂性,降低工作效率。所以一定要注意做好任务清单中的主次之分。

  职场中最要不得的就是拖拖拉拉,当别人已经干净利落的做好手中的任务,而你却还像一只无头的苍蝇乱撞,找不到办公的头绪,如何提升工作效率,这是职场中重要的一点,手忙脚乱的职场人,不妨给自己制定一份任务清单吧!

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。