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企业培训师观点:如何做好总经理秘书的工作并提升其效率

企业培训师吉宁 2015年12月12日 企业培训师观点

  总经理秘书日常工作主要负责文件的汇签、收发管理;对公司级会议进行记录,并整理成文;处理总经理日常行政事务、会议、接待、活动、报销单整理等工作;负责总经理和各部门总监的联络工作;整理总经理的文件;完成部门经理布置的各项工作。面对如此复杂繁琐的工作,如何能够高效率的完成呢,下文闻大家整理了几点经验:

  1、重新分配工作。

  如紧急和重要的工作,先办理紧急的事情;重要和不紧急的工作,先做重要的工作;不重要和不紧急的工作,可以另找时间做,或者找他人做;自己不擅长的工作,而且该工作也不保密,总经理秘书可以与别人交换工作来做等。

  2、平衡精力,分清工作主次。

  一个人的工作时间及精力毕竟是有限的,如何在有限的时间内完成更多的工作是对每个工作者提出的挑战。因此,总经理秘书在做任何一项工作时,都要具备权衡轻重缓急的意识。如上文所说,为使工作更有效率,尽量要把相同的工作放在一起来做,但是,如果酒店集团的总部人员正在与总经理商讨工作,而此时,总经理需要秘书去复印一份文件,那么你还会等到与其它的文件放在一起复印吗?答案是:当然不会,而且你需要放下手头的工作,立即去复印。

  3、工作标准化。

  即把工作惯例化或日常化。也就是说,总经理秘书在工作中如果没有特殊情况,尽量在每个工作日的同一时间段内,做同样或同样性质的工作。如果秘书能把自己更多的工作任务标准化,就能在有限的时间内完成更多的工作,或者有更多的剩余时间完成其它临时性工作。

  4、预测。

  总经理秘书可用预测的办法来减轻工作压力、舒缓工作节奏,把工作做到前面,如明天14点总经理要召开财务会议,作为秘书,可在明天10点左右把上次会议的记录以及其它财务报表等从档案柜内找出来,放在总经理的办公桌上。如果任职者能更好地预测明天会做哪些工作,他(她)就能更好地完成本职工作。当然,也不能把第二天的工作日程根据预测,安排得满满的,因为不管你的预测能力如何强,第二天总是会有些突发事情需要处理,因此要留出一定的空余时间来处理这些突发事件。

  5、在同一时间段内做类似的工作。

  如在同一时间段内往外拨打电话,把需要复印的文件积攒在一起,然后去复印等,这样,既可以节约时间,也可以提升工作效率或质量。

  有些总经理秘书不具备职业态度或者对该职位认识不清,容易在工作中犯一些错误。常见的错误有:

  1、由于工作的性质等原因,总经理秘书几乎在第一时间就知道了总经理对组织人事的任免、管理的决策等,有些任职者不能严守机密,为了自己的利益或者其它目的,私自把这些机密泄露给有关人员,使组织蒙受一定的不必要的损失。

  2、在总经理的日常工作安排中,事前不征得总经理的同意,总经理秘书需代替总经理做出某些工作约会的决定等,这些都严重影响了总经理的工作,给总经理造成了一些不必要的麻烦,忘记了自己是协助而不是代替总经理工作。

  3、对于酒店其它部门或者外界报送给总经理的备忘录、报告、申请以及其它信息文件等,不及时呈送或报告给总经理,影响了酒店对内、外的沟通,甚至严重影响了酒店的经营和管理工作。

  综上所述,一个优秀的总经理秘书,需要懂得对自己的日常工作进行精心的安排,并要时刻注意避免以上的工作误区,以职业的态度对待自己工作,只有这样才能完成自己的工作职责,扮演自己的组织中应扮演的角色,发挥自己在企业中应发挥的力量。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。