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企业培训师观点:职场支招:如何做好总经理秘书?

企业培训师吉宁 2015年12月12日 企业培训师观点

1、总经理秘书与办公室行政工作有类似的地方,凇而且很多工作是相同的,凔比如内勤、文件处理、档案管理、来人来电接待等,凭都有这样的工作。刧多想想以前怎么工作的,凇总结一下以往的经验并且发扬光大就好。

  2、秘书顾名思义是总经理的秘书,列也就是总经理的日常工作助手,凛最重要的职责就是为总经理服务,别从这个意义上来说工作也比较单纯,刡因为只有一个工作核心和重心,刢那就是围着总经理转。

  3、作为总经理秘书,凚还有一项重要的职责,凴就是桥梁与纽带作用,刟你是总经理与其他部门、领导、同事的桥梁与纽带,初要通过你来做到上传下达、下情上传,划因此要忠实地做好传声筒,凿千万不能猜测,函加入自己的理解和东西,凶这一点十分重要。

  4、俗话说:总经理秘书不是官,凡见官大一级,凛你所说的一切都代表总经理,凳因此说话做事要慎重,净不能信口开河,凟不懂就问,出多与总经理沟通。

  5、既然见官大一级,凞那么为人处事也是很注意,切毕竟秘书不是官,凞不能有大国沙文主义的思想存在,删相反为人应该更谦虚谨慎,凳以平常心对待其他每一个人,凚有时候甚至比其他一般人更要夹着尾巴做人。刌当然该运用权威的时候也要好好运用。

  6、好记性不如烂笔头,刚随时准备纸笔,刟边听边记,创不明白的再问再记。

  7、其他的自己在多想想,刄多总结,刞多学习。

  总经理秘书(公益型)

  总经理秘书工作描述:

  总经理秘书是传统的职业之一,凊就是负责掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员。凫秘书的工作非常繁琐,刂大致有以下几项:

  ?接听电话,函向电话询问者提供信息,凙记录留言,凢转接电话;

  ?收发与回复日常邮件;

  ?撰写会议通知、会议记要、日常信件和工作报告;

  ?会谈、会务安排;安排商务旅行,刌做好预订工作;

  ?将信件及其他记录归档;备份信件及其他文档;

  ?接待访客;

  ?采购、分发和控制办公用品等等。

  总经理秘书工作的范围十分广泛,凕既是业务人员,刞也是管理人员,凴可以说,凯秘书自身的素质及工作效率直接影响到整个部门或机构的形象及竞争力,凋可见秘书岗位的重要性。

  总经理秘书核心竞争力:

  知识要求:一般情况下,凥企业要求秘书具备中文或行政专业大专以上学历,几有文书写作、档案管理、财务会计等基本知识,凷并有一定的外语基础。

  技能要求:文字功底深厚,刀具备较强的沟通协调能力和逻辑思维与分析能力,创熟练使用各种办公自动化设备,凎在授权范围内有一定的预见能力和判断能力。

  经验要求:具有一年以上相关职位的工作经验,凛对所在行业和企业状况有所了解。

  职业素养:能够和各种类型的上司和谐相处,凊办事细致、处事谨慎,别具有较高的自我管理能力、工作积极主动并持久,凗具备较强的心理承受力和保密意识。

  总经理秘书职业现状:

  总经理秘书职业向来是职场上上供需两旺的人才需求热点,刁据不完全统计,処目前我国的秘书从业人员达2300万人。刦随着社会的发展和企业竞争的日益加剧,刞秘书工作的重要性越来越受到重视,凋秘书已经不是以前众人眼里“端茶递水”的角色,凎而是日渐成为企业内参与管理的特殊助手,则他们不仅要熟练掌握办公室的工作技巧,几还要能在上司没有过问的情况下表现出责任感,刚以实际行动显示主动性和判断力,凯并在给予的权力范围内果断做出决定。凨这也是为什么秘书需求不断上涨的原因所在。

  总经理秘书风险与回报:

  总经理秘书的工作繁杂、琐碎,凗辛苦又重要。删在企业中秘书起着承上启下的作用,凥是上司与员工之间的纽带。凥秘书还要能够正确理解上司的意图,凌替上司过滤重要的事物。凹另外,凡秘书是辅助型角色,刜而不是决策型角色,刡所以把握分寸是关键。

  据权威部门统计,凋80%以上的秘书月薪在3000元以下,凰月薪在5000—8000元之间的秘书有4.31%;月薪在8000以上的秘书只有2.02%。

  总经理秘书职业趋势:

  发展路径:做秘书得先有“秘书证”,凾国家劳动和社会保障部将秘书职业资格分为三个等级:初级秘书、秘书、高级秘书。刌要求秘书持证上岗。

  转型机会:根据秘书的知识结构和技能,凣秘书还可从事行政助理、行政管理等既要与事又要与人打交道、并需要较高的沟通协调能力的工作,処如果外语水平高,冻还可从事涉外文秘的工作。

  总经理秘书个人总结为:

  1、必须有更多的付出精神,凎不能太计较工作时间和个人报酬;

  2、常用电话号码、重要客户和合作者的联系尽可能熟记;

  3、要学会摆弄文件,别学会挡案管理,凘重要文件能随时拿出来,刔所保存的文件能在2分钟之内找到,凇近期(半月内)过手的文件要迅速知道其去处;

  4、学会记住认人,刢凡是见过一次面或找过你上司一次的人,凎一定要记住其容貌和姓名,凤最好能在下次见到时,凾能立即知道这人姓什么,凣做什么的;

  5、应酬活动,刄场合允许要站在老板身边,凿轻声提醒上司对面过来准备与你上司打招呼的人姓什么、做什么的;

  6、学会记录,刖只要在场能记录的一般你就别拉下,凩说不定什么时候有用;

  7、开会一般你只是列席,凑要记住尽量少发言,刂如非上司问及,刁一般不发言,凥但是一定要将会议记录一定要全面,凞尤其是重要发言和会议决议;

  8、对内部各部门和人员有调查研究和了解情况的权力,凸但没有指令权,冻若转达上司的指令一定要在下达之前说明;

  9、为了写东西,凪多做标准文本,凘以备不时之需;

  10、对其它同事不可有骄娇之气;

  11、无论对上、对下,刔多用“请”和“谢谢”;

  12、不上网做与工作无关的事,凘也许别的同事可以;

  13、手机永远是振动,刢网上QQ也不要有唧唧的叫声;

  14、要细心,凬学会在小事情上为上司补缺,凕必要时候需要为上司圆场;

  15、上司的失误要适时地提示,凌温和地提醒;

  16、常规性的琐碎事务,刉妥善处理,凛必要情况一跟到底,凖不要让人有半点不放心;

  17、对内外任何场合不议论公司、同事是非;

  18、不是上司问及,刍不议论同事的不好;

  19、少喝酒,减不能醉;

  20、对同事言语不能暧昧,创对上司绝对尊重。凧不和上司短信商讨个人问题;

  21、穿衣服有工装最好,减不要为了取悦自己穿太性感的衣服;

  22、切不可产生办公室恋情,凋如有萌芽立即走人;

  23、向上司汇报工作或者接受上司安排、指令一定要记得带上笔记本,刃好记性不如烂笔头;

  24、上司的任何安排或者指示,凾一定要在上司说完后,刎记录好,刑没听清楚一定要问或者请上司重复一次。

  25、事很多,凴别着急,刑抓紧办,刍慢慢来。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。