吉宁讲师观点 / 企业培训师观点 / 企业培训师观点:项目经理:未来在等待的珍贵人才

企业培训师观点:项目经理:未来在等待的珍贵人才

企业培训师吉宁 2015年12月12日 企业培训师观点

看到“项目”(project)二字,你会联想到什么?《管人一本通》写道,“‘项目’这个名词往往连结着一些成见,包括极度技术化、复杂、术语挂帅、文件满天飞。”这类性质的项目,多半是与高科技或工程领域相关。

如果换个说法,“一项项目必须包含明确的起点和终点(亦即有时间限制、不可重复)、有预算(有成本控制)、有规范明确的工作范畴,最重要的是还要展现出特定的成果,”看完根据《我懂了!项目管理》作者詹姆斯‧刘易斯(JamesLewis)对项目的界定,你还会对专案抱持上述成见吗?

  你是否会开始回想在生活中或工作上,其实有许多活动都兼具了上述4个条件:成果(P,performance)、成本(C,cost)、时间(T,time)和范畴(S,scope)。例如,一场浪漫难忘的婚礼、一趟轻松又有收获的旅程;当然,也包括在公司里被指派要负责改良既有产品或流程、开发新商品或新事业等任务。

  只有17%的项目,按条件完成

  刘易斯在他另一本着作《项目管理圣经》中指出,由成效、时间和成本作为三边所构成的三角形,恰好撑起一个项目,至于三边围起来的面积大小,即决定了项目的范畴。要注意的是,PCTS这4个条件,不可同时限定,至少要保留其中一个是弹性的,否则万一负责项目的人被要求要“做得好、做得快、做得多,同时钱要花得少,”那么项目几乎注定会失败。

  著名质量管理大师朱兰(JosephJuran)曾说,“项目是为了解决问题(problem)所排定的进度表。”刘易斯进一步引申为,每个项目都是为了替公司解决某一类问题而衍生出来,而且所谓的“问题”,又可分为正面和负面:开发新产品,就是正面的问题;解决环境污染源,就是负面的问题。

  既然项目存在的目的,是为了解决公司的问题,那我们就不得不正视某些数字:刘易斯在《我懂了!项目管理》中,引述某产业研究机构的资料指出,在美国本土完成的所有项目中,仅有17%是按照开始设定的PCTS条件达成,有50%因为超支、拖延,而必须降低原先目标,甚至有33%的项目,则干脆宣布取消。

  日本管理大师大前研一在《再起动》一书中也提到,“企业成立新项目真正成功的机率,只有『千分之三』,尤其是在开发新产品时。”由此不难想见,如果将失败率乘上投注于项目的所有金额,企业已浪费多少资源在失败或有问题的项目上。

  项目经理:能通盘考虑的“促成者”

  究竟项目管理是什么?学习项目管理就有助于提升项目管理的成功机率吗?

  根据国际项目学会(PMI)出版的《项目管理知识体指南》(PMBOK®Guide),“项目”具有临时(有明确的开始及结束日期、完工时团队就会解散)、独特(它的产出不同于其它产品或服务)、逐步完善(例如,项目一开始仅有概念,在规划阶段会逐渐明确,再经执行阶段不断修正,最终能产出成果)的特性;项目管理则是“为了达成项目目标,所进行的计划、排程以及控制等种种活动”。

  《项目管理:项目思维与管理关键》一书作者丁荣贵,引用《西游记》中“西天取经”的故事,来解释项目管理的流程、方法及重要概念。

  首先,项目发起人是如来佛,祂明确提出了项目目的“到西天取得三藏真经,永传东土,劝人为善”,以及项目经理的条件“‘东土善信’,肯‘坚心来此’”,并且为其提供袈裟、锡杖、金紧禁三道箍等资源,帮助他免堕轮回、收服徒弟。

  如来佛也协助协调各功能经理(functionalmanager)为项目提供资源,以促成项目进行。以观世音菩萨为例,她的角色近似于人力资源部经理,负责人力资源提供。另外,如来佛还为项目建立了管理原则,即需要历经九九八十一难,并于项目结束时给予绩效评价(封赏)。最重要的是,祂在取经过程中并不干预,只在关键时刻出手援助。

  接着来看“西天取经”项目中的灵魂人物──项目经理唐僧,因为他具备专业能力(会念经,还能够分辨真经、假经)、熟悉佛家规则,能够坚持项目使命和原则,并且与项目发起人、客户和部门经理之间保有良好关系(与如来佛是师徒,与项目客户唐太宗是结义兄弟),所以可在神、凡两界游刃有余,也因而能够获得诸神仙和沿途小国的帮助,为项目本身和执行者避免了更多的妖魔陷害,可见唐僧在沟通协调上的重要及功能性。

  或许有人认为,唐僧的3个徒弟(孙悟空、猪八戒、沙悟净)武功都比唐僧高强,何以需要他担任“项目经理”?丁荣贵指出,在项目管理中,外行领导内行十分正常,部属在专业领域可能懂得比上司多,但这也是他们被纳入项目团队的价值所在;另一方面,项目经理尽管未必是专才,但他必须要有足够的项目管理知识和沟通协调能力,站在制高点上紧盯全局,进行资源的调度,并且尽可能帮团队排除障碍,让成员能安心发挥专业。

  在这点上,丁荣贵认为,唐僧不但在调度及协调工作上做得很好,也能让他的徒弟们各司其职、发挥所长。例如,孙悟空十分爱好自己的专业(降妖除魔),专业技术也到位(法力高强),如同技术人员的化身,但是他同时也展现出技术人员的通病:总是以专业角度出发,欠缺对整个项目的通盘考虑。幸亏唐僧总能适时地给予激励、提点甚至约束,这就是项目经理的功用。

  诚如刘易斯在《我懂了!项目管理》一书中所言,项目经理所扮演的角色,应该是一个促成者(enabler),协助项目团队的成员,将他们所负责的工作顺利完成。

  所以,项目绝对不是在启动之后、找到人负责,就能顺利进行,在过程中还需要有人从开始到结束,负责掌控进度、沟通协调、调度资源等重要工作,以达成项目的目标,而项目管理就是让项目顺利进行的一套有系统的知识、方法与工具。

  9种知识领域、5阶段流程,管理项目

  近年来,项目管理日益受重视。对个人工作者而言,取得项目管理师(PMP,ProjectManagementProfessional)等相关证照,已从“加分选项”(plus)变成了“必备条件”(must),显示企业对于项目管理人才的需求殷切。甚至,诸如台积电、日月光、奇美电等企业,在数年前开始,就纷纷投入内部培训PMP的行列;至于外商(如IBM)更是早将之视为组织制度的一部分。

  这股趋势与大前研一的观察相符。他在《再起动》一书中提及,在全球化、网络化及环境变动快速的新世界里,项目导向的企业将成为赢家,“因为项目导向的组织,灵活且应变迅速,比易流于墨守成规的金字塔型组织(编按:传统组织以组长、课长、部长这样职等循序渐进,期望工作者在升上主管后,才逐渐培养磨练出主管的能力),更适于创新。”

  大前研一曾经任职的顾问业巨擘麦肯锡(McKinsey&Co.)就是这类项目导向的组织,由项目经理负责率领团队、执行任务,为项目的成败负起全责;而当项目结束后小组也同时解散,待有新任务时再重组。最重要的是,麦肯锡将项目的要件(PCST)执行、管控得十分严谨、精准:如果项目是以3个月为限,从项目开始那一天,计费器就开始跳表,只要多花上一星期,就会不划算。

  也难怪大前会说:“能在预定期限内,以预计的质量顺利完成项目的人,也就是能够胜任‘项目经理’职务的人,有极高的价值,在未来将是非常珍贵的人才。”

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。