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企业培训师观点:项目经理要从全局出发 掌控专案全程

企业培训师吉宁 2015年12月12日 企业培训师观点

项目要成功,需要项目经理的缜密规画、彻底执行与严密控管,以求在交期、质量与成本间取得最佳平衡。

要做好这件事,项目经理必须融合项目管理各知识领域的知识,应用在五大流程中,对每件事”为什么要做”该做什么”要怎么做有通盘了解,才能确保所有工作都能做到位、不出错。

项目牵一发动全身,不可视为独立事件

这项”协调项目各项活动的任务,在项目管理称之为”项目整合管理,也就是藉由厘清项目管理与执行的架构、说明各项管理活动之间的关系,协调各个不同的知识领域,将项目管理五大流程及其各项子流程结合起来,成为一整个连续而紧密的系统,以达成项目目标,并满足项目利害关系人的需求。它是项目经理能否成功管理项目的第一道门坎,也是决定项目成败的关键。

项目整合管理之所以如此重要,是因为一项项目在实际执行时,各项活动与流程都不可能独立于他者之外,必定会彼此影响与牵连。项目经理若未能以”整合全局的心态主事,只将各项工作视为”独立事件来思考与管理,很容易便会忽略许多隐藏性的问题,导致计划在进入运行时间时,必须不断地修正,甚至是决策难以落实的情形。

举例来说,在一个数据库系统的建置项目中,若打算增加数据库的容量,绝不是增加硬件预算,多买两颗硬盘就可以打发,还必须考虑硬件兼容性、程序改写、预算排挤等问题;而这些工作便牵涉了成本、时程、风险等不同项目知识领域的内容。

因此,在拟定、甚或变更任何计划之前,项目经理都要以整体的视野,确认各项活动的影响范围,利用如”实获值管理等工具,掌握对项目质量影响甚巨的范围、成本和时间这三大要素,做好通盘考虑,以做出最佳决策。

贯穿五大流程,整合所有项目活动

相对于项目管理的其他知识领域,整合管理由于必须”整合项目所有内容,因此其工作显得非常庞大复杂。根据国际项目管理学会的定义,项目整合管理依照项目的5个流程,主要包含以下6项工作:

起始阶段:1.发展项目章程

“项目章程指的是”核准此一项目,并授予项目经理合法分配与运用组织资源的权力,来达成项目目标的正式文件。”发展项目章程就是将项目的需求与目标,”文件化为合约、项目工作说明书等,再经由项目发起人认可,项目经理便可获得向组织其他部门取得资源的合法性,正式启动项目。

规划阶段:2.发展项目管理计划书

“项目管理计划书是用以定义项目该如何执行、监控与结案的说明文件。在制订过程中,项目经理必须对必要的各项活动进行定义与整合,并协调各项子计划,例如范围管理、时间管理、成本管理、风险管理等等,使之成为完整且可执行的项目管理母计划。

运行时间:3.指导及管理项目执行

“指导及管理项目执行是指,由项目经理和团队成员负责执行项目管理计划,完成各项项目工作。在过程中,项目经理除了必须带领团队成员,渐次产出具体的产品或服务,还必须评估项目执行的绩效,制作工作绩效信息表。此外,若遇到无法顺利执行项目或发生作业问题,项目经理亦可提出变更请求,或进行纠正措施。

监控阶段:4.监控项目工作

项目团队在执行计划的整个过程中,必须进行持续性的监控,以了解项目执行的绩效,其行动可分为”预防和”改善两部分:针对潜在问题,采取有效的预防措施;若发现错误已发生,则必须采取适当的补救措施。

5.执行整体变更控制

在实务上,几乎没有一个项目能够百分之百按照原订计划进行,为因应变化,项目计划会需要进行许多”变更。然而,每做一次计划变更,都会影响到日后的成本估算、活动顺序、行程日期、资源需求及风险控管的决策,因此项目经理必须以整体的角度,对”变更进行控制、确认与纪录。

结案阶段:6.专案结案

“项目结案在程序上,可大致划分为以下两者:

外部的合约结案程序:着重在如何依合约结案,透过验收项目文件,与顾客或发起人协调互动,共同验收项目成果;

内部的行政结案程序:专注于组织内部的项目纪录,藉由各种结案文件与数据文件,进行组织的项目知识管理。

简而言之,由于项目是一连串环环相扣的活动,所以项目经理必须透过整合管理,来确认项目的架构,说明工作关系,辨识、定义、结合、统一与协调项目管理的各个流程与活动,从而有效分配有限的资源,协调促成项目的各项工作,确保所有流程都能紧密结合,有效达成项目目标。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。