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培训讲师谈管理:让办公场所变身创新宝地

企业培训师吉宁 2015年12月12日 培训讲师谈管理

 创新模型与空间对策

  创新是推动企业增长的惟一出路,很多管理者把推动创新作为自己最重要的工作,但却很少有人关心办公场所与创新的关系。致力于研究办公场所人类行为的Steelcase应用研究顾问和WorkSpace Futures团队经过调研发现,办公场所是企业夺取创新圣杯的关键所在。恰当的办公空间能够推动员工之间的合作和分享,也能够支持企业的业务流程,给企业文化带来正面影响。


  通过分析不同企业中的不同属性组合,Steelcase的研究人员从中得出了8种能够同时支持持续性创新和破坏性创新的模型(见图《企业属性影响创新》),并提出了为了促进创新,企业在设计办公空间时应当遵循的一些基本原则。


  创新模型与空间对策


  有些企业只使用其中一种模型,还有一些则会根据项目的类型以及期望的结果在不同的层面采用多种模型。每一种模型都有着能够支持企业创新成型、孵化以及发展新思维的空间类型与之相对应。以下是对各个模型的描述(见后图《8种创新模型》)。


  1.内部市场模型。这是一款高度集中的模型,创新的文化和发展的理念已经融入了企业的各个层面。各种思想都能够获得充分的交流,各个团队和每一位员工都有责任推动创新。高通公司内部通报恰好是这种模型的最佳例证:“无论你在做什么,我们通往创新的前程自始至终都与你密切相关。”


  相对应的空间:创建一个能够让各个团队合作和分享思想的环境至关重要。需要建立起一个能够在墙壁或者其他垂直表面张贴信息,以方便快速更新信息的中心项目区域。私人空间能够让员工在不受干扰的环境下深入讨论或者开展头脑风暴。咖啡厅是用于闲谈的空间,既可以作为团队之间的分界线,又可以作为吸引其他区域的员工前来这里分享思想。


  2.内部分享模型。这是一个资源分享的模型,多个专门团队的成员根据需求方便地会面。团队成员可以依靠这种临近的关系方便地获得即时帮助,同时这种空间能够支持团队之间的分享文化,使得这些团队能够在几乎不间断的长期和短期项目中保持互动。Steelcase公司就采用这种模型来组织WorkSpace Futures团队的产品开发和服务团队。


  相对应的空间:每个团队都有一个门前的走廊区域用于分享公共信息。越深入到空间内部,就会有更多的信息得以披露。每个团队的私人区域能够让各个团队尝试新思想并测试雏形产品,同时不受外人的干扰和干涉。灵活配置的封闭项目区域能够让团队根据需求来扩大或者缩小。个人办公空间则安排在毗邻区域的外围周边。


  3.内部集中模型。这种创新的模型能够赋予企业内某一特定群体肩负起创新的重任。这个特别的团队拥有深厚的行业知识,通常采取非常规的流程,但仍然属于企业整体文化的一部分,并获益于能够轻松获取企业资源。梅奥诊所(Mayo Clinic)率先创立的SPARC创新项目(See、Plan、Act、Refine和Communicate)便是这种模型的一个案例,使得创新的过程和设施成为独立但又是整体文化中不可分割的组成部分。


  相对应的空间:团队的工作环境需要一片位于中心地带的绿洲充当连接的桥梁,方便他们在此放松和聊天。项目空间也要与这片绿洲相连,因为这里有足够的空间供团队成员用于分享思想和雏形产品。雏形产品区域可以创建出一道边界,得以让外界观察内部对新想法的测试以及在现实空间中建立起实体模型。


  4.异地模型。对于部分企业而言,远离公司是实现创新的最佳途径。在这种模型中,位于偏远地区的中心恰是开发、产品雏形以及评估创新的团队所在。这个团队拥有独特的文化和自由,可以采用独立的价值和过程。与此同时,他们还能够获得企业的资源。波音公司就使用这种模型来开发他们所需的波音787中型喷气式梦幻客机,这款产品在2012年几乎被抢购一空。


  相对应的空间:与“母舰”保持密切的联系对任何异地团队而言是不可或缺的,因此视频会议的作用至关重要。作为一个独立自主的异地团队,热情欢迎访客的“门前走廊”区域可以让这个团队接待来访者。由独立的办公点组成的边界能够提供兼具私人和公共会议的空间。空间的深处则是创新的核心地带:实验室、项目空间以及雏形产品区域,还有为移动办公的团队成员提供的可替代的办公配置。


  5.合作伙伴模型。有时候将各种观点进行融合是产生突破的最快途径。几家企业可以通过长期或者短期的联手合作,有针对性地高效利用多元化能力,获取到不同的资源,开展知识转移,并分担风险和成本。这就是为什么苹果和耐克共同合作推出了一系列产品,其中包括搭载关联iPod感应器的Moire运动鞋,能够用语音信息来播报跑步的距离和速度,并播放与该距离相对应的音乐。


  相对应的空间:在这种模型当中,每个合作伙伴都拥有自己的空间,但他们也会分享空间——包括物理层面和虚拟层面。内部实验的合作和测试都会在分享的房产设施中实施,然后他们又会各自回到自己的地盘上去寻求专业资源咨询并在专门的实验室当中开展工作,直到大家都准备好下一轮的会面。各个空间当中都配备了接触空间和演示区域。


  6.咨询顾问模型。这种模型就像是创新专家根据项目的需求亲自到企业来上门问诊。他们能够带来独特的问题解决技能以及新鲜的视角,而不会受到企业本身的现状或者潜意识当中的包袱所拖累。他们能够留下关于如何开展创新的持久性教育,进而推进许多未来项目的改造。宝洁公司就是采用这种模型的公司,它们曾经和咨询公司IDEO密切合作。


  相对应的空间:这些公司或许拥有大相径庭的文化,但是分享的空间能够让它们汇聚到一起,分享需要双方共同支持的信息。这种接触往往是在雇主方面的一个类似“招待所”的空间里展开。两家企业会在这里分享思想、测试雏形产品并在中立空间当中推进创新,这些中立空间包括项目区域、社交空间以及资源空间。与此同时,双方也有各自独立的、充斥着个人文化的办公区域。


  7.网络模型。“造好之后,自然有人会来光顾”是这种创新模型背后的态度,它邀请员工来参观并带来各自的思想,参与到由公司主导的网络,其中通常包括有机构、组织以及社区成员或者从业人员——或者上述所有人员。信息输入的流程是随机的,并能够包容来自积极参与的毛遂自荐者广泛的观点以及意料之外的结果。通过Me网站所形成的乐高积木设计正是采用了这种模型,乐高公司会从中寻找出一些最佳思想用于其新的积木组合。


  相对应的空间:举办各类活动——包括异地活动和在线活动——让员工能够汇聚到一起并分享信息,然后再将这项资料带回到各自公司内部的团队环境中,进一步探索和完善。


  8.社区模型。一切都着眼于当前的需求,作为一个独立的网络汇聚起来,迅速地开展献计献策以及从最大程度上解决一个需求。其优势在于独立于任何组织的视角广度,以及自由和开放的知识传递。


  相对应的空间:尽管社区模型对技术有依赖,但却也能从这种将不同的人汇聚到一起的空间当中获益,并支持他们从事各自热衷的工作。为当今的“合作办公文化(采用替代办公策略或者自雇)”配备预定制或者会员制空间,使之成为研究这些新兴现象的实验室。初步的研究结果表明,一个社区休息室区域除了个人办公空间和会议室等可预期的功能之外,还可以起到迎宾的作用。走廊上的艺术品展示或者演示空间则可以用另外一种方式来使得空间更具人性化色彩,并使之更加利于合作。


设计空间6原则

  设计空间6原则


  无论一家企业采取何种创新模型,空间的设计都是其中的一个重要驱动力,它将有助于加快创新结果的产生。成功的设计能够从最大程度上消除壁垒,并支持充满才智的员工们开展工作,使得企业能够依靠他们改善公司的创新业绩。简而言之,恰当的空间能够推进创新。以下是在为创新活动设计空间时,需要考虑的一些基本原则:


  1.让空间足够灵活。创新的空间需要通过重新配置来支持自发性:在不同的工作模式之间切换、动态的信息传递、支持各种工具的使用。除此之外,企业还可能需要支持多个项目团队同时或者排队使用同一个空间,这也使得灵活性更为重要。


  ●考虑将固定和流动的建筑元素进行组合——例如半永久的墙壁和可移动的隔板。


  ● 为大型和小型团体活动创建一个灵活的枢纽。


  ● 用可移动家具来支持用户自行配置。


  ● 考虑到隐私问题,配备用于视频或音频会议的封闭空间。


  2.让空间能够激发灵感。创造出新鲜的事物是一切知识工作的基础,对于负责产品和服务开发以及其他企业创新的人而言,灵感尤为重要。具有刺激性、引人入胜的空间能够让他们迅速进入状态并持续推进创造性思维。


  ● 提供充沛的自然采光和视野。


  ● 把自然元素和自然材料引入整个空间当中。


  ● 仔细考虑颜色的选择,是要刺激的还是要抚慰的。


  ● 提供休闲、非正式和舒适的配置。


  ● 可以将支持个人和文化的艺术品以及有意义的物件引入到整个空间当中。


  3.让空间充满合作。创新团队需要秉持分享的心态。个人的洞察以及记忆需要汇聚成团体的知识以及记忆——越快越好——而项目的进度历史也必须是易于识别的,以减少任何不必要的回溯和错误。


  ● 将个人办公空间安置在团队空间周围来最大程度地提高能见度。


  ● 配备用于非正式的头脑风暴和非正式的信息交换的团队区域。


  ● 利用数字信息开展广泛的对话并使用计算机进行密切合作能够将现场的虚拟的团队成员汇聚一堂。


  ● 提供包括白板、插针板、泡沫芯板、投影屏幕等能够提供垂直内容展示的平面,这将有助于用户积极地接受和获取信息。


  4.让空间成为员工认真办公的工具。用于员工认真办公的空间将和团队所采用的其他创新工具一样得心应手。通过支持所有办公模式——专注办公、合作办公、学习和社交——创新空间当中的每平方英尺都将能成为一块用于创新思维的高效工作室。


  ● 将墙壁架构视为用于组织和展示信息的平面,并借此关联整个团队进程。


  ● 确保使用中和存放中的办公用具能够手到擒来。


  ● 将每一块垂直表面都当作可能展示信息的表面。


  ● 考虑采用能够将材料方便地放置在手边又划定了存储区域的分层存储设施。


  ● 提供能够支持技术的高效反应基础设施。


  5.让空间能够展示出文化和品牌。企业的身份和文化对创新者而言既是令人安心的内容,又极具深意,而空间则可以在真正意义上强调重要的价值和流程。在空间当中展示品牌和文化则可以通过设计来强调企业对创新的支持。


  ● 切实地在空间设计中强化语气并强调文化,意识到适用于一家企业的文化并不会适用于另外一家企业。


  ● 允许能够激发自豪感和冒险精神的产品展示以及其他集体成就的展示。


  ● 允许团队定制和个性化配置,以展示所有权以及身份认证。


  6.让空间更加社会化。共同创新者之间的社会资本对于创新而言不可或缺。它能够建立起信任,在团队开展紧张工作期间尤为重要。在开放和放松的环境当中展开的非正式对话是推动成功创新的空间所需的重要组成部分。


  ● 提供获取食物和饮料的便利。


  ● 提供舒适的休息座椅、咖啡桌以及其他促进交际的家具。


  ● 在接近工作区域的地方选定休闲的合作空间,以方便员工稍作休息并交换信息等。


  ● 为访客建立起能够恰当地观察办公空间以及工作进度的迎宾区域。


  每位管理者都期待创新越来越多,但许多人没有认识到:对办公空间进行革新将有助于企业创新。空间为员工——包括企业内部和外部的人员——提供了办公场所,方便大家汇聚到一起,共同为普通的以及非凡的挑战创造出全新的解决方案。其结果是,办公空间的设计作为一种新兴的创新也势在必行,它将展示用心设计的办公空间能够支持和协调其他企业要素,使得企业能够创造出新的解决方案。


  伊莉斯·瓦洛是Steelcase亚太区设计研究经理,隶属Steelcase WorkSpace Futures团队的成员,Steelcase WorkSpace Futures团队致力于研究办公场所中的人类行为。

 

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。