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“三分钟”定管理

企业培训师吉宁 2015年12月8日 企业管理培训

据说,经理人每天只要好好利用关键的三个一分钟,就能做好对员工管理与沟通工作。
第一个一分钟:与员工设定工作的目标
第二个一分钟:对员工纠正不好的表现
第三个一分钟:对员工赞赏良好的表现
这三个一分钟,形成了关键的三分钟,
它的重点是:一、每天、每周或至少每个月例行性的施行,不要间断;二、不需要长篇大论、滔滔不绝,要精简扼要;三、以共同目标为起始、具体的工作改善要求与纠正表现不良介于其中,以赞赏优异的表现作为结尾,使员工最后在一个愉快且受到肯定的双向沟通中划下句点,留下努力以赴的正面印象。
这关键的三分钟,它的精髓在于短、持之以恒,目标导向与人际导向兼顾、工作目标制订与成果考核具备,它化繁为简的告诉我们,应该怎么让主管与部属的沟通,搭上一个良好的桥梁。其实,它更遵循了绩效考核的最重要原则——“绩效考核是一种手段,而非目的”。绩效考核是为提升工作绩效,所采取的必要指导与纠正手段,而非只是为了打完考绩,然后按照考绩的结果,用来作为调薪、升迁或发奖金的计算目的所用。这道理听来行云流水、理所当然,不幸的是,大部分公司虽然知道这个道理,也日复一日、年复一年地在务实地执行,可惜的是,他们完全将考核当作最终“目的”来进行运用,以致于考核对员工来说,只是在工作期末结束的时候,得到表现肯定或是打击挫折,甚至于是在期末的时候,给员工来个大惊奇(因为考核结果超乎个人的认定!)而不是在最需要工作管理执行的过程中,适时的得到指引或纠正。这种考核的效果,对工作表现好、获得考核佳的员工无异于锦上添花,而表现不良、获得考核等级差的员工,形同遭到落井下石。考核被当成目的在使用,而不被当成一种及时性矫正的手段在运用,在管理上是失去意义的。
心理学系专业的人都知道,要做好谘商的工作,最关键的部分,不光是要能清晰地表达,而更要仔细地倾听。许多担任老板或主管的人,常常犯下这样的错误:在与员工沟通过程中,说得太多,听得太少,所以即使常常与员工沟通,也不过是让你的员工,很不厌其烦地再次了解你的想法,对他们而言,往往是老生常谈,左耳进右耳出,除了耽误他们的工作外,不过是老板发薪水来让员工听训。作为一个主管,有透过这些冗长的沟通,更了解你的员工吗?有搜集到想听到的建言吗?有提供实时而有价值的工作指导吗?有简单的知道接下来该怎么做吗?有清楚的传达工作改善的要求吗?有建立共同认同的目标吗?这是个大问号!
作为一个专业经理人,终其在职场生涯工作的数十年,都从未间断的在做管理的工作,但是要能管理得好、管理得恰如其分、兼具管理效益与效率,都必须不断地学习与自省,这是终其一生不间断的成长过程与课题。而这三分钟的内容又该是什么呢?它应该是我们所曾经学习到的知识与走过的经验,经过思考整理产生出来的看法、建议、方式,特别是与被管理的员工沟通你的想法或感觉。什么是感觉?就是我们的喜怒哀乐爱恨情愁,是身体的直接感受,高兴、难过、生气、伤心、想哭、好恶等等。亲友间的对话,与管理是截然不同的,他们在沟通过程中,常常是在谈自己的感觉,而大部分的时候,并不期待或不需要我们给他什么建议,只是单纯地表示他的情感,这时我们若能“认同他的感觉”,对方一定会有心情被击中的快感。但是,在与亲友交换感觉的时候,我们通常越过了认同对方感觉的这一层,而迅速直接给他们,我们脑袋里的想法或建议,对方的感觉没被认同,长期下来容易在沟通上产生障碍,这与管理的对话是完全相反不一样的。如果在管理对话的过程中,加诸过多的感觉,而不是想法与具体的建议,那这种管理是没有意义的!
例行性的管理好关键的三分钟以外,担任主管的人,还有一项重要的使命,就是他们还必须“从不同脑袋,找最佳答案”。主管负责带领团队,每天遭逢的问题千头万绪,有些并非过去经验与知识所能提供解决答案,迫使主管必须不断思考,并运用不同背景的人找出最佳答案。许多主管习惯扮演万事通,就是不管问题的宏观视野或微观执行,都一副“问我就对了”的无所不能,这不但是非常危险的,还会扼杀了员工的思考与创意,因为他们万事问老板就对了,老板都有主意,只有老板的主意才是对的,因为官大学问大。
主管必须把自己训练成这样的人:脑袋里仿佛分门别类地装置各式各样的档案,一按键,有用的信息随时跳出来帮忙。企业管理团队决策时,往往也是仰赖已有的经验做判断,然而全球化或经济状况的丕变,改变了世界的竞争模式,各领域间的疆界逐渐消逝,化妆品公司欧莱雅邀请艺术背景的员工加盟管理团队、Google任用天文学博士、顶尖的设计咨询公司IDEO引入人类学家协助观察分析。不同脑袋进入公司所能引起的化学变化,已经成为创新的关键。
管理关键的三分钟,照表操课,让正确的管理沟通成为习惯,从此,主管与员工都不再视彼此间的沟通与工作考核为畏途。
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About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。