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培训讲师谈管理:“会议室多余”——回访《让员工动起来》

企业培训师吉宁 2015年12月12日 培训讲师谈管理

如今的企业热衷于用大数据分析外部市场和客户需求,而硅谷率先将视线转向企业内部,通过传感器、数据分析等技术展开对员工的数据搜集,随着研究的深入,过去那些被认为和员工绩效无关的因素逐渐浮出水面。

本·瓦贝尔领导的团队开发出了“社交传感徽章”,利用传感技术搜集员工工作中的沟通数据,据此分析出员工行为和企业效益间的关系,在“硬指标”的指导下,企业的工作场所正在经历一场设计的革命。近期他接受了《哈佛商业评论》中文版的采访。

HBR中文版:最初你是怎么开始研究工作环境的?为什么关于工作环境的话题变得日益重要?

本·瓦贝尔:起初我对工作环境的研究并不感兴趣,主要研究的是如何通过大数据分析及测评方式提升公司效益,但随着我们在各企业部署社交徽章,搜集了大量的数据,从中惊讶发现,物理空间是迄今为止影响职场人士沟通的最大因素。

在“公司”或“组织”的概念刚出现时,人们可以用直觉进行管理。但今天的工作内容变得异常复杂,直觉管理显然很低效。沟通是工作中最重要的活动。沟通质量对优秀的创意、确保执行力和留住最佳员工都至关重要。特别是在全球化的今天,跨国公司的员工来自世界各地,母语各不相同,沟通成为很重要的议题。在管理沟通方面,办公场所很可能是企业最重要却一直被忽视的工具。

这点在复杂的并购项目中尤为突出。每年全球60%的并购都会失败,损失的市场价值高达约1.3万亿美元。数十年来人们都没能在并购中吸取经验,一个重要原因是企业没有对工作环境下的员工进行过数据分析。改变始于工具,现在我们有了感应器和大数据分析,这是最有力的工具。

HBR中文版:通过改变空间设计提高员工生产率和创意,前提是非正式交流比层级汇报及会议等正式交流更为重要,你的研究中也提到了这点,这是为什么?

本·瓦贝尔:正式交流很重要,但非正式交流几乎完全被今天的管理界忽视了。调查表明,只有20%的沟通发生在正式汇报或会议中,剩下的都是非正式交流:工作技巧的交流、工作问题的解决及发掘新观点的过程。这些比其他内容更重要。

HBR中文版:在交流中,面对面交流是工作环境中最重要的交流,为什么?现在有很多远程沟通的工具,比如视频会议和face-time等,这些可以替代面对面交流吗?

本·瓦贝尔:我们从几十家机构中搜集到的大量数据表明,和数字化交流相比,面对面交流对重要指标(诸如生产率和工作满意度)的预测更准确。部分原因是,在沟通复杂想法和建立互信方面,面谈的作用不可取代。而这两方面在今天的工作中非常重要。

Skype、电话会议、即时沟通工具等数字沟通技术并不适合即兴互动,也不利于建立互信。你不会错过远程会议,但参会者无法一起吃午饭、喝咖啡或在工作后进行私下沟通。这些活动的价值不该被低估。

HBR中文版:谷歌、Facebook等公司用舒适的工作环境,例如瑜伽室、水族馆等吸引员工,提高绩效,你的解决方案和这些做法有何不同?

本·瓦贝尔:这些科技公司,包括中国的一些企业,花重金打造了高端设施,创造出舒适而别具一格的办公环境,利用各种福利吸引员工,但初衷并不一定是为了员工间的互动。我认为如能利用这些福利,在公司内创造出某种特定的社交网络,让不同业务线或不同社交团体之间的互动最大化,它们的效果会更好。这样人们就不仅是在参与有趣的活动,而是建立某种关系,这对员工和公司都有利。

其实谷歌有专门的人力资源分析团队,通过分析员工生产力相关的行为数据,根据公司内部合作模式和行为的自然变化,找出最有效和无效的管理方式。

我的公司社交测量解决方案正在和设计工作场所的公司Steelcase以及Genslers合作,帮助他们用大数据来进行设计。我们不是设计师,但可以帮助企业和设计师使用数据来了解,哪种行为模式对哪类公司有效?企业该如何基于数据改进运营方式?如果在设计中融入数据分析,就不再是使用直觉和定性访谈来设计工作空间,而是通过一些硬指标来设计出让员工获得成功的工作场所。

HBR中文版:你也访问过一些中国企业,中国多数工作场所还是体现效率优先,并且有严格的等级制度,你对此的建议是什么?

本·瓦贝尔:谈到等级和效率,中国企业家需要明白他们应该将那些东西最优化。办公室和办公桌不该用来体现权力,而应该展现工作内容的本质。如果高管都待在顶层办公室,不和下属坐在一起,他们根本不知道发生了什么。大家的生产率会非常低。优秀企业会逐渐靠奖励、头衔和其他标识来证明员工地位而非依靠工位。尽管改变过程很痛苦,但中国公司也会逐渐在这方面赶上。

生产率比办公效率重要。办公效率大约能节省5%的人工成本,但生产率可增加大约5%的收益。这也是为什么公司需要利用数据来设计工作环境乃至企业整体的原因。不要认为空间改造是一种成本,把它看作投资。因为之前这个领域缺乏数据,所以这种投入产出很难量化,现在情况已经大不相同。中国企业应该关注生产率这样更高级别的概念,而非提高办公效率和节省空间。

从做法上来说,我有几个简单的建议:

如果你的公司很看重产品研发,那么让相关员工的座位尽量挨着,也就是让大家共用一个办公桌,或者干脆去掉办公桌,这样员工能快速顺畅地交流,也可以高效地四处走动。

如果你的企业需要很多新产品创意,需要充分利用共用工作空间。当地星巴克的环境也非常适合员工获得创意灵感,可以把它视为外延的工作空间,这样相当于节省了办公场所的开支。

最后,会议室是多余的,员工可以在室外或办公场所中边聊天边散步,连会议内容也一并讨论了。动一动对身体有好处,还能省去会议室的占地面积。(牛文静/文 李全伟/编辑

牛文静是《哈佛商业评论》中文版编译。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。