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培训讲师谈管理:驾驭排班软件

企业培训师吉宁 2015年12月12日 培训讲师谈管理

如何处理“早上晚下”、轮班不定及其他问题

很多零售业的钟点工都因为自动排班软件随机排班而无法预先得知其工作时间,这一点让他们困扰不已。最近《纽约时报》详细报道了星巴克一名员工因店内排班系统临时通知工作时间而致其生活严重紊乱,星巴克因此备受各方责难。这篇报道掀起了批判“早上晚下”工作制的热潮。“早上晚下”指星巴克或其他类似连锁店的员工不得不按排班规定在晚上10点后下班,天亮前上班,而中间只有几小时的间隔。

作为回应,星巴克只得调整了其工作制。还应有更多公司审查其排班工具的使用情况。但哈佛商学院的伊桑·伯恩斯坦(Ethan Bernstein)以及北卡罗来纳大学Kenan-Flagler商学院的萨拉瓦南·凯撒文(Saravanan Kesavan)和布莱德利·斯戴特(Bradley Staats)认为优化劳动力资源配置的程序也不是一无是处。对这些工具的迫切需要与依赖无可厚非。精密的系统可以追查客户规律、天气和周围店铺客户体验,以确保值班员工人数不多不少。准确计算这一数字十分重要:在一份对41家女性服装零售店的调查中,凯撒文及另两位同事发现,人员配置失误导致这些店铺销售额下降9%,利润下降7%。

但是电脑计算程序并不是解决这一问题的良方。研究人员归纳了3大类因过度依赖排班软件而产生的问题:

1. 无法预先提供精确排班表。如果以小时或低于一小时的时间单位给员工排班,经理就要先预测每个时间单位内的需求量。伯恩斯坦和其同事指出:“这其中不可告人的小秘密是一旦时间单位很短,即使最先进的排班软件也会出错,而且错误次数比其正确次数还多。”换句话说,你可能因这些软件获益颇少,但员工却因此倍感压力。

2. 收录多种数据只是徒劳无功。若有人想通过收集更多数据来完善排班表,那他会误入歧途。首先,数据变化不连贯;其次,员工可能会因受到严密监控而行为有悖常态。伯恩斯坦在研究一家中国的工厂时发现,工人如果被紧密监视的话,其工作效率会降低。但当员工知道自己已不再被监视时,他们会更具创意。

3. 增加上班时间不固定的员工也并非良策。凯撒文、斯戴特和另一位同事发现在一家商店内,相对每10个全职员工而言,如果其兼职和临时员工由0增加到4或5人,那么这家商店很有可能会收益大增。但新增员工人数一旦超过这一数字,收益就会减损,因为员工积极性会降低,同时,商店还要针对未知需求为更多员工排班,其协调难度之大可想而知。

那么公司应该怎么做?为管理方和员工创造更大价值需要结合机械作业和人工选择。美国最大的家庭所有并经营的百货公司Belk就采用了这一方法。这家公司并没有仅靠软件排班,也没有占用宝贵的管理时间来人工制作每天的排班表。Belk商店的员工可以预先“编辑”或完全改变软件系统生成的排班表,从而得到休息时间。这家公司大约有一半排班表都是这样修改的。伯恩斯坦和同事称这一过程不仅让“高效机器运作与智能人工作业得到完美平衡”,也让员工与股东双赢:Belk在应用可修改系统几个月后,毛利上涨了2%。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。