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培训讲师谈管理:新人成功之道

企业培训师吉宁 2015年12月12日 培训讲师谈管理

以下提供的建议或许是老生常谈,但一些公司总裁、企业家和咨询合伙人等身居高位的管理者表示,他们从中获益良多。积极运用这些方法逐步训练自己,你就能自如地应对新情况。

要取得成功,免不了要应对新情况。为了职业发展,你必须承担新的工作,加入新的组织,更换新的办公室,接触新的客户、供应方和同行。

新员工要提前就自己的职业目标和职责进行协商;新晋领导者要“新官上任三把火”,确立威信和影响力;调任海外之初要学习适应异国文化;初次参加大会时若想拓展人脉,应事先想好要接触哪些人。关于如何应对以上局面的建议,高管们应该听了不少。

这些都是不错的实践。然而,笔者在20余年间对高管及MBA学生的研究、教学和咨询工作中发现,许多人面对新情况时遇到的难题比以上问题更为基础。很多专业人士无法充分发挥能力,仅仅是由于没能让别人充分了解自己,没有掌握这3个极其重要的基本技巧:做好自我介绍,记住别人的名字,并积极发问。

笔者通过对数百人进行采访、调查和研究,发现多数人在应对新情况时感受到的焦虑都源自这3种行为。情绪波动使我们不够自信,或者不自在,做不好这3件事。我们明白应该与公司同事和社交活动中遇到的不认识的同行建立联系,但我们不愿去接近不熟悉的人,而是希望别人来接近我们。我们意识到,记住别人的名字会给人家留下好印象,却依然发现自己记不住他们的名字,觉得难堪,于是避免交谈。我们知道别人掌握着我们需要的信息,但却不愿向上司或同侪发问,因为他们可能觉得那些东西我们早该知道了。会害羞的不只是内向的人,就连外向的人也会在自我介绍或发问的时候觉得别扭,而且,在笔者访问的对象中,有80%的人承认自己不擅长记住别人的名字。

这种不安一部分是人类天性使然。人类历史的大多数时期,在新情况下和不熟悉的人周围保持警觉是一种优势。我们自孩提时起便被告知,不要接近陌生人,要提问题先举手。我们没有学过应当如何与他人建立联系,怎么做自我介绍,怎样才能记住别人的名字。而我们长大以后,大家都理所当然地觉得我们已经熟练掌握了这些基本技能。

笔者的研究表明,事实并非如此。不过幸运的是,这些技能很容易提高。以下提供的建议或许是老生常谈,但一些公司总裁、企业家和咨询合伙人等身居高位的管理者表示,他们从中获益良多。积极运用这些方法逐步训练自己,你就能自如地应对新情况。

做好自我介绍

数年以前,哥伦比亚的保罗·英格拉姆(Paul Ingram)和迈克尔·莫里斯(Michael Morris)两位教授做了一个设计巧妙的实验,实验结果显示,即便是经验丰富的商务人士也不情愿做自我介绍。实验是这样的:研究者组织了一场社交活动,并在活动开始前询问参与者想从这场活动中获得什么,以及参与者名单上他们已经认识哪些人。95%以上的参与者表示,参加活动的目的是结识新朋友。在活动中,每位参与者都佩戴着特制的徽章,可以跟踪记录会场中交谈的双方。研究者发现,大部分高管的实际行为与活动前所说的不符,大部分时间都在跟认识的人说话,只会在有共同熟人的情况下结识陌生人。

人们为何不愿主动开口结识他人,笔者在访谈中听到的原因有3种:害怕打扰别人,害怕在自我介绍时出错,害怕被拒绝。这些担忧的情绪必须克服。在社交活动中不做自我介绍,你会错过机会;在办公室不做自我介绍,你会陷入一种可怕的同事相处模式,只有点头之交而无法建立紧密关系。

要如何更好地做自我介绍呢?

将心比心。转换一下角色,如果对方来找你,你会有什么感觉?如果你愿意听对方做自我介绍,那就假设对方也是这样,去就好了。不要以为高管没兴趣结识组织里地位较低的人。

练习开场白。自我介绍各不相同,但互通姓名、握手和随后的闲聊是共通的。编写几种开场白,试着用起来。把你的开场白写出来,自己练习,尝试用这些句子表达自己。留意一下怎么说能使对方保持兴趣,说什么让对方兴味索然,而后做出相应调整。

让对方感受到你在倾听,认同其价值且予以尊重。你给对方留下怎样的第一印象,很少取决于你表达出了关于自己的什么,而是取决于你给了对方怎样的感受。问问有关对方的问题,问问对方的工作,用心倾听,积极表现出很有兴趣的样子。

动笔写下来。别太相信自己的记忆。交谈中获得的关于对方背景和兴趣的信息要尽快写下来,下次见面之前拿出来复习。

记住别人的名字

笔者在高管培训和MBA课堂上询问学生能否轻松记住别人的名字,通常只有不到10%的人做出肯定答复。你也许觉得是自己格外健忘,但其实很多人听到别人的名字之后几秒钟就想不起来了。

为什么会这样?神经科学家已证实,大脑对人名进行处理和记忆的机制,跟处理相貌、职务和人生经历等其他信息的机制不一样。在我们的大脑中,关于别人的其他信息与他们的名字之间神经元联结非常微弱,所以我们再次见到别人的时候经常想不起人家叫什么名字。

忘记名字本身不是问题,问题在于我们突然叫不出对方名字时做出的举动。我们也许会避开这个人,抑或用“你好啊”这种打招呼方式掩盖自己忘了名字的事实,又或是笨拙地尝试让对方重新做一次自我介绍。英国博彩公司Ladbrokes的一项调查显示,人们最为担心的尴尬场景是在向别人介绍某人时突然忘记了这个人的名字。

忘记名字的问题很普遍,也可以理解,但高管还是必须要克服这个问题。如果你能记住关于别人的重要信息,比如名字,他们会感到更亲切,以这份亲切感为基础,就更有可能展开有实质内容的交流,建立更深切的信赖。以下几个步骤可供参考:

留心注意。记不住名字,往往是由于我们第一次听到这个名字的时候就没留心,心里想着要握手,考虑着接下来该说什么,或者在想别的什么事情。你要记得在每次结识别人的时候提醒自己注意对方的名字。

将名字重复念出来,并在聊天时检验自己的记忆。听到名字之后出声念出来,有助于使之进入短期记忆;默默检验自己的记忆,也可以一边听对方做自我介绍一边回想对方的名字,这样有助于提高名字与其他信息在自己大脑中的关联程度。如果还是没能记住名字,你可以在与对方告别前再问一遍。

动笔写下来。与有关别人的其他关键细节一样,要记住名字,最好的方式就是尽快写下来,用笔记本、手机或者电脑都可以。研究显示,书写或输入名字都能增强记忆。

复习并检验记忆。找个时间复习自己写下来的名字,尝试看着名字回想这些人的相貌和个人情况。在办公室里走走(或者看照片),想想自己看到的同事都叫什么名字。

运用联想和图像记忆。有关别人的其他情况比名字更容易记住,因此,把一个人跟某个与名字相关的意象联系起来可以帮助你记忆。比方说,有个人叫菲利普·卡迈克尔(Carmichael),你就想象他让你认识的所有迈克尔(Michaels)坐满了一辆车(car);一个叫盖尔(Gayle)的人戴眼镜,跟她说话的时候你就注意看着她的眼镜,因为她的名字与“眼镜”(glasses)首字母相同。运用联想记忆,加上经常检验记忆,最后你就可以不用联想意象直接记起别人的名字了。

利用备忘单。意外的偶遇无法事先做准备,但开会和参加活动就不一样了。你可以确认一下哪些人会出席,提前记一遍他们的名字。研究显示,这样做可以让这些名字重新回到你的短期记忆中,大大提高临场及时想起正确人名的几率。

积极发问

纽约大学的伊丽莎白·莫里森(Elizabeth Morrison)的研究以及其他几项研究显示,新员工提问和寻求帮助的频率与工作表现成正比。实验还显示,问问题的人对新职位更满意,对新组织更卖力。而高管被问到担任新职务伊始所犯的错误,最普遍的答案就是“我问的问题不够多。”

一位程序员讲述了自己的故事。刚刚得到新职位几个星期,他发现自己接手的第一个项目需要把两大段代码合并。他没有向旁边隔间的同事请教这个任务要如何完成,而是自己花了两个星期来做这件事。做完后他才发现,公司几个月前就购买了工具软件,不消几分钟就能搞定。

我们为何不愿发问?一些人不愿发问的原因与不愿向别人介绍自己相似,是不想打扰忙碌的同事。还有一些人不想承认自己不知道或无法解决某件事。自尊心使我们不去向有经验的、能够更轻易地解决问题的人求助。

如何锻炼自己发问的能力?以下是一些建议:

想想自己希望获得什么以及为什么。你需要的是信息、建议、反馈、帮助还是许可?你是需要几分钟的时间,还是想要别的什么?对自己的需求考虑得越清楚,就越容易开口。

选定要发问的对象,选择合适的时机。结合你要问的问题,想想谁最了解这方面,而且有空并愿意解答。能不能走到那个人的办公桌前去问,或者吃饭的时候问?一个小技巧是,在做自我介绍时就问别人以后有问题能不能去问,这样你就可以名正言顺地去求助了。还有,有时候把提问句式从“你知道该怎么”改成“有谁能解释一下该怎么”,听起来会不那么唐突。

将问题表达得简洁明了。不要一下子抛出一堆问题,这样不容易理解,也不易回答。比方说,不要问“嘿,我不确定这个报告要怎么弄,在哪里发生了什么,而且这个一定要向销售和市场两边都派发吗”,最好先问“能教我弄一下这个报告吗?你教我5分钟,然后我就会了”,等别人帮完这个忙,然后你再接着问要怎么派发。

最后记得说谢谢。别低估了表达感谢的作用。亚当·格兰特(Adam Grant)和弗兰西斯卡·吉诺(Francesca Gino)的研究表明,表达感激会使对方觉得受到尊重,下次更愿意帮助你。

找个伙伴。许多新人发现,找到一位愿意带你的同事,问问题就容易多了。这个人通常并不是经验丰富的老手,而是某位仍然记得做新人是什么滋味的同事。

在笔者培训过的高管和学生中,多数人都明白要如何做自我介绍,如何问问题,如何记住别人的名字,难处在于克服本能的社交抵触,以及改变自己长期养成的习惯。认真实践并反思,方能有所进步。要耐心,要努力,请你记住,能够满怀信心地做自我介绍、记住人名并积极发问,你就能积极主动地应对一切新局面、新办公室或新的组织,迅速学会适应新环境所需的其他能力。蒋荟蓉 | 译   刘铮筝 | 校   时青靖 | 编辑

基思·若莱格是巴布森学院(Babson College)副教授,著有《新人怎么办:如何自如、自信、成功地应对新情况》(What to Do When You’re New)AMACOM出版公司2015年出版。

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参加求职技巧(如积极主动、自我展示以及社交)培训班的求职者,找到工作的几率是不参加这类培训的求职者的2.67倍。

“求职干预的有效性:整合分析综述”,作者刘松琦、黄磊、汪默。

实践:“我要主动去搭话”

某互联网初创公司新进的工程师亚瑟,入职第一周没有向忙碌的同事们介绍自己。同事几乎都不来找他,他很难受。但亚瑟知道,如果不去认识同事的话就无法取得成功,于是他最终决定主动出击。他自己演练了开场白,然后在办公室里走动,看哪位同事手头的活计好像可以打断一下,就走上去打招呼,做自我介绍,说说自己的职务,也询问他们的工作情况。

亚瑟的尝试很成功。“我去找其他几位设计工程师打招呼,他们都放下手上的活儿跟我说话,”他在日记中写道,“我学到的是,要主动去搭话,不要坐在自己的格子间里干等着别人过来,没人来的话还觉得很失望。”

在与同事的交流中找到了自信,他接着去找CEO和其他高管,终于让工程副总成为了自己的导师,从中获益匪浅。

实践:人名记忆能力提升7倍

道格是某金融服务公司高管,他对人名的记忆力曾经“烂得可怜”。他自己说:“我一只耳朵听到别人的名字,就从另一只耳朵出去了。”当他从运营管理岗转到销售管理岗的时候,这个问题造成了麻烦。他说:“我结识了一位潜在客户,在社交活动中跟他打了几个月的交道,甚至一起吃饭喝酒。我以为他叫贾森,就这么叫了他好几次,过了一会儿才有同事在旁边推了推我,告诉我他的名字叫马克。我大吃一惊,赶紧道歉,他并没怪罪我,但之后我有好几个月都不敢开口叫别人的名字。”

不过,道格开始运用本文中的建议后,对人名的记忆力就有了起色。“以前我可能只记得住10%的名字,现在我能记住75%以上。”

现在他对自己记忆人名的能力更有自信了。事实上,几个月前他还在这方面帮了以前的老板兼导师一个大忙。他们两人偶然遇见一位以前在社交场合见过面的潜在商业伙伴,聊了几分钟,对方去了洗手间。导师不安地对道格说:“我拼老命也想不起来他叫什么名字。”而道格不仅记得那个人的名字,还提供了一些别的信息。等到对方回来,谈话就进行得更成功了。

实践:对发问的新看法

工程项目经理萨拉是名牌大学毕业生,她承认自己刚刚开始在一家快速发展的技术公司工作时“害怕”问别人问题。“我怕自己显得很蠢。”她说。结果她发现自己浪费了很多时间,“有些东西我非要自己研究,其实别人几分钟就能告诉我。”

第一次被分派项目的时候,她很想找公司创立者兼CEO问问公司的历史和战略,然而她犹豫了几个星期,心想:“不行,他忙得团团转呢。”

等到她最终鼓足勇气去问的时候,CEO的回应非常积极。“他说,‘当然可以。我居然没早点儿跟你聊这些。’然后拉着我进了一个房间,特别激动地给我讲,”萨拉回忆道,“我简直后悔没早开口。”

从那以后,开口发问对她来说变得容易多了,她不仅去找CEO,也去找其他高管问问题。她对发问有了新的看法,事业取得了成功,终于成为了一家大公司的首席技术官。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。