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时间,成就沟通的第一良方

企业培训师吉宁 2015年12月8日 企业管理培训

管理大师中的大师彼得-德鲁克,就认为时间管理是管理者的第一要务。他谆谆教诲管理者们:记录自己的时间,评估自己的办事效率;管理自己的时间,按照四象限法则分配时间;集中自己的时间,积少成多地抓大事。

有了时间,就有了更多的可能。沟通,这个管理中最为常见的工作项目,也是由时间决定的。上个月底,叶敦明与老友聚饮时,还谈起了时间与沟通的关联性。老友是善于沟通的年轻人,主动积极,乐于分享,他说的一些想法和做法,值得更多的企业管理者们分享,特写此小文。

像我们这些干营销咨询的,主要时间都是在跟客户度过。要么在市场,要么在企业现场,与客户高层管理在一起的时间较多。此时,无论客户是反对还是支持你的方案,大家都有回旋的余地。面对面的人际沟通,没有什么化解不了的问题。

可每个月只能去客户那一次,一次也就是3到5天。回来之后,就会忙于其他客户的咨询服务。好不容易跟客户热络起来的感情,过不了一周就冷淡下去了。有经验的咨询师,即使在没有方案要做的“空档期”,也会主动地跟客户负责人员联络。一个电话、一次QQ聊天、一条短信,甚至是一篇你推荐的文章,都会让开始疏远的感情,再次热络起来。

注重了跟“外人”沟通,往往却会忽略公司内部的人际沟通。销售人员、咨询人员,这些常常单打独斗的人士,都有一个认知误区:只要把客户的事情解决了,自己的老板自然就会了解自己、欣赏自己。其实不然。几年前,叶敦明在上海的一家知名策划公司工作。有一段时间,老是因为专业意见不同,跟老总争来吵去的。事后发现,这也是我跟老总关系最好的一段时光。后来,我带着项目组在全国奔走了近一个月,因为几个项目开展顺利且特别忙,所以很少跟老总通电话。结果,回来公司就发现气氛不对。原来,他还在生我的气,觉得我在玩“将在外君命有所不受”的把戏。不会主动沟通,再冤也得怪自己。

吃一堑、长一智。每周跟上司、关键下属,最少要沟通一个小时,最好是面对面,其次要是电话或者视频。时间是个魔方,不尊重沟通时间量,就会被误解包围。夫妻之间、父子之间的感情问题,大都是因为沟通时间不够的原因。

记得几年前,叶敦明听到上司说了这样的一句话:我早上10点、下午4点的时候,事情不多,心情不错,是我最喜欢跟别人沟通的时段。后来,我比对了不少客户企业的老板,发现这两个时间点真的是有效沟通频段。

当然,不同的人,会有不同的有效沟通频段。销售人员,必须要在难得的沟通过程中,摸索出关键客户的沟通时机。在合适的时间,讲合适的话,沟通才会事半功倍。最近,我在跟客户正式通话之前,都会发条短信,或者在QQ上打个招呼,看看对方是不是有时间、有心情。否则,一个电话打过去,对方心不在焉的,沟通只会带来更多的障碍。

日本知名职场顾问、人力采用战略研究所董事长桑原晃弥认为,沟通的方式有很多种,称赞、斥责、道歉等等都是。

但是桑原晃弥强调,沟通只要错过“时机”,就毫无意义,有时候还会造成反效果。所以传达心意,重要的是不可弄错时机,他并提出以下3个关键原则。祝福要在“当场传达”、道歉要在“事发当天”、完事要比“承诺还早”。叶敦明特意摘录过来,共大家更为明确地把握沟通时机。

像叶敦明现在加盟的一家咨询公司,老总的行程是由助理安排的。每次老总在外时,我都会先和助理查询一下他的时间空档期,挑选他相对空闲的时间,沟通相对重要的、费时的事情。当然,重大的、急迫的事情,也就不这么讲究时机了。但必须要做到事前精心准备,口头说清楚之后,立马发出电子文档,保证当事人在第一时间搞清楚事情原由、行动内容和时间要求等细节。如此,就能把握住每一个重要的沟通时机。久而久之,你就能在别人心目中成为一个沟通高手。

本周二的公司晨会,叶敦明的同事说了一个小故事,讲的是一个房屋中心的销售员,办事很利索,考虑的很周到。在她们看房的路上,就把地址、房屋概况等细节发到手机上。在看完房子之后,还不失时机地把所看房子的优缺点,再次以短信方式发出。等你差不多到家的时候,他还会适时来个电话,道个平安。我的同事说,她朋友已经被这个细心的小伙子打动了,决定通过他买房。

从沟通到目标达成,中间有多个关键点。高效沟通人士,都善于把控节点,以整合营销传播的方法,推动当下的沟通节点,朝着下一步节点迈进。特别是在上海这样的城市,很难做到凡事见面谈。每次见面的机会,就要倍加珍惜。

不能见面的时候,视频会议是个好的沟通工具。有条件的公司,可以租用或者自己开通视频会议。没条件的,也可以用QQ视频聊天,画面有点停顿,但毕竟可以看到人的表情,多少有些沟通的现场感。

每次沟通之后,无论是公司内部,还是与客户的正式会议,都要撰写一份会议纪要。好多事情,当时大家听得明白、说的清楚,回转身就会被大量的事务掩埋。还有,每周例会之前,每个参会者都要做好书面上的准备,并交由会议主持者进行汇总整理。精心准备的会议,效率得以提高,问题也能集中解决。

管理是人与人之间的事情。制度是墙,人际沟通是窗子或门。对你工作和事业重要的伙伴,每周都需要进行一次私下沟通。沟通方式可以随机而动,比如在星巴克喝杯咖啡、晚间喝点小酒,放松的情况下,沟通的诚意足了,问题解决自然水到渠成。

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About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。