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培训讲师谈管理:从自由职业到远程办公:自由带来的损失

企业培训师吉宁 2015年12月12日 培训讲师谈管理

随着全球经济陷入“双底”衰退,注重节省成本的企业不愿意重新招人,许多美国人的办公地点从拥挤的办公室转移到全新的“独处工作”环境。从自由职业者、远程工作者乃至从事临时工作的下岗人员,越来越多的美国人每天从家里、车库、私人办公室甚至当地咖啡馆的桌子旁汇报工作。

对于一些人来说,这是他们的理想工作方式。但是并非每个人都能够顺利转型。

“当你周围的人都在工作的时候,你很容易就进入工作状态,”沃顿商学院运营和信息管理学教授马利斯·施韦泽(Maurice Schweitzer)说道。如果没有办公室,“你必须亲手构建整个工作环境。”

对于个体工作者而言,重新搭建工作环境不只是购买电话机和笔记本电脑。他们还必须对其专业形象承担更大的责任,拓展人脉机会、培训及日常激励等,沃顿商学院的专家指出。如果不这么做,他们就会错失重要的社会关系以及潜在的职业成长机会。公司也一样应当注意此种差距。很显然,异地办公的员工可以节省开支,除此之外,远程交互可能会导致信息传达有误,并在长期对生产力造成威胁。

目前有多少美国人在“独处工作”还不清楚。据总部设在纽约的“自由职业者联盟”统计,个体工作者占到美国劳动力的30%左右,但是这个数字不包括远程办公人员,他们是公司的一部分,只是在家办公而已。此外,很多独立的工作人员,他们与其他人一起在工作地点办公,包括自由职业者、兼职人员、咨询顾问、独立承包商、临时工以及个体工作者。

从内心感受和外部环境来讲,和同事们分开工作存在着一定挑战,沃顿商学院的专家指出。其中最基本的就是,在没有真正意义的办公室情况下,工作者很难找到工作和娱乐之间的平衡。这种独处情况引发了一个问题,“你该如何管理工作和业余生活之间的界限,”沃顿商学院管理学教授斯图尔特•弗里德曼(Stewart Friedman)说道,他正在研究领导者如何将工作、生活、社会及自我这四个方面整合在一起。对于那些独立思考的人而言,在家办公的效率要高于在办公室工作,因为没有让他们分心的事情,他们可以按照自己喜欢的方式工作。对于其他人而言,家庭生活会影响工作。“各种各样的活动会使你的工作分心。你该如何集中精神于重要事件,它们什么时候是重要的?你必须具备很强的意识,能够树立这些界限。”

有些人需要的界限比别人要多,沃顿商学院管理学教授南希·罗斯巴德(Nancy Rothbard)指出,她研究的是人们如何将其工作和私生活结合起来或分开。“在如何管理这些界限方面,人们实际上有着不同的偏好,”她说道,“有些人喜欢将生活和工作混为一谈,他们喜欢将工作和生活结合在一起……有些人则强烈希望将工作和生活完全分开。”对于后者而言,在家办公无异于“一场灾难”,罗斯巴德补充道,“他们会感到压力很大,而且很难对其加以管理。”

用全新方法来定义你的事业

沃顿商学院的领导学顾问及管理学客座教授莫妮卡·麦克戈拉斯(Monica McGrath)建议,应当在家里或公共办公室的专用空间内工作,而不是在随处可见的咖啡馆工作,因为那里有太多东西让人分心。“如果你转而从事在家办公的工作,你所需要的只是电话和桌子而已,这是很自然就能想到的。但是其实你真正需要的是一种全新的方法来定义你的事业,”麦克戈拉斯指出。在没有办公室环境的情况下,周围环境会让个体工作者分心,比如“洗衣房、宠物、邻居、登门拜访的好友、无所事事及其他各种需求。这些事情都会让你在工作中分心,事实上,你不可能在工作时间洗衣服。”

对于独立承包商和自由职业者而言,工作与生活之间的界限是模糊的,空间和时间都是模糊的。由于承包商是按小时收费的,因此特别关注每分钟的利用率,他们往往会加班工作,沃顿商学院管理学教授马修·比德维尔(Matthew Bidwell)说道。“如果他们没有在工作,这个问题就更加突出了,”比德维尔说道,他对IT行业的合同工人进行过广泛调查,“如果他们在一个下午休假,他们很容易会用美元来计算休假成本。”

“金钱问题”也会给工作者带来关于生活的意义等问题,因为他们完全依赖于自己。密歇根大学罗斯商学院管理学和组织学教授苏珊·J·阿什福德(Susan J. Ashford)认为,对于没有组织的工作者而言,他们更容易思考关于生活的目的和意义等问题。“我们的观点是,你的自我完全投入了工作,因为这就是你,”她指出,“不会有人告诉你,你所做的是很了不起的,即使利润在减少。”

最近,阿什福德在管理学会进行了演讲,他对“独处工作者”进行了深入采访,了解他们如何进行自我激励,并且发现很多人需要为工作提供更大的意义。例如,有一位地毯制作工将她的地下室作坊比作毕加索的画室,这些故事确实很有想象力。其他人则创建了能够提升自我感受的工作环境,比如一位金融分析师就将他的办公室布置成飞机的驾驶舱。在资金紧张或压力增加的时候,这些故事能够帮助他们保持积极的工作态度。“当你在独处工作的时候,和你在组织里相比,创造出工作的意义将对你的工作生活更有必要性,”阿什福德说道,“你在工作中有越多的自由度,你就越有必要去这么做。”

创造有效的见面时间

管理好个人的时间、空间和积极性仅仅是第一步:独处工作者还必须让别人注意到他们,同时还要努力消除别人的误解,以为他们并没有在真正地工作。

“关于这点,有一些不合常理的观念,”克拉克大学社会学教授黛博拉·奥斯诺维茨(Debra Osnowitz)说道,她还是《自由职业者专家– 新经济中的承包专业人员》(Freelancing Expertise — Contract Professionals in the New Economy)一书的作者。奥斯诺维茨在采访了自由职业作家、编辑、程序员和工程师之后发现,他们必须付出额外的努力,来告诉别人工作已经完成了。“由于他们不在现场办公,人们看不到他们,这意味着他们必须是可靠的和明确的,”她说道,“你不能仅仅凭借人在那里而表示你在专注于客户的需求。”

沃顿商学院管理学教授彼得·卡普利(Peter Cappelli)对此表示同意。“在很多组织中,如果不是大多数的话,仍然存在‘全勤奖’。我们看到你的次数越多,我们就越会认为你在工作,或者在创造价值,特别是对于一些缺少明确业绩考核指标的工作而言。”

WorldatWork是一家非营利性协会,专门研究职场问题,该机构在本月公布的一项研究表明,每月至少有一整天在家或异地办公的人数,从2008年的3370万人减少至2010年的2620万人。较高的失业率是主要原因,该协会报告指出;对职业保障的焦虑也是原因之一,而且人们普遍认为,对于公司而言,员工在公司出现就能建立起对员工价值的认知。虽然“远程工作人员”的数量减少,但是每个月至少远程工作一次的人数比例上升了,从2008年的72%增加至2010年的84%。

在沟通和培训机会方面,距离也会造成隔阂,卡普利指出。“你脱离了办公室政治,完全不知道发生了什么事。讨人喜欢的员工有更多的机会,情况依旧如此。”如果不容易获得培训和新项目的机会,技能也是会落伍的。“人们聘请你当承包商,你无非是重操旧业而已,”卡普利说道,“所以你可能很快就会被淘汰……除非你想办法[增加]你的技能。”

缺少见面的时间,也会使异地工作者更难培养职场人脉,这些关系有助于你在职业生涯中的成长。“比起其他方式,当面交流更能让人们能够建立起信任,能够更加充分地进行沟通,”施韦泽说道。在建立长期工作关系的时候,最重要的沟通方式是和工作没有直接关系的,比如握手、拍拍肩、说笑及办公室闲聊等,而当员工独自在远程工作时,这些沟通方式就不复存在了。“在远程工作中,非工作的沟通是会消失的,”施韦泽说道,“因此,在非工作沟通缺失的情况下,我们无法建立这种关系,无法培养这种友善,最终就无法建立起信任。”

随着时间的推移,缺乏与外界的联系会使得孤军奋战的工作人员的职场网络逐渐缩小,随之减少的还有与这个网络相关的益处,弗莱德曼指出。“你错失了社会交际的很多好处……和别人的偶然交往很可能会带给你资源和人脉。”随着在电梯、餐厅和例会中的偶遇机会越来越少,人们就越来越难建立起个人名声、寻求导师或指导别人,或抓住机会来帮助其他人谋取福利和取得成就。“影响社会资本的难度越来越大,”弗莱德曼说道,“如果你在脱离社会的情况下工作,你就必须做出额外的努力来建立人际关系。”

距离不仅给工作者带来潜在问题,还给他们所在的团队及支持的客户带来问题。如果没有面对面的私下交流,重要的沟通信息就会丢失。“情感也是信息……情感影响业绩,”沃顿商学院管理学教授西格尔·巴萨德(Sigal Barsade)指出,她的研究课题是情感、组织文化和团队活力。半数以上的情感交流是透过面部表情传达的,大约三分之一来自语调,10%以下来自实际的对话内容,她指出。这就意味着,如果人们主要通过电话和电邮来沟通的话,那就存在一定的问题,因为他们未能从对方那里获得完整的信息。

解决的办法并不是停止异地办公,而是让管理层对潜在的沟通问题“高度重视”,并采取措施来避免或弥补这些问题,巴萨德说道。“如果你无法获得人们的情感的全部信息,最终它将会影响到你的绩效,他们的绩效和整个组织的绩效。”

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。