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领导领导,如何指导?

企业培训师吉宁 2015年12月8日 企业管理培训

作为领导,指导下属员工是日常工作中最重要的职责之一,而且指导必须是经常性的而非一定要等到有什么问题发生的时候才开始进行指导。通过经常不断的指导能确保员工从一开始就能把工作做正确,这样可以省去大量花在等问题产生以后再去解决的时间。同时还能确保员工的工作结果符合企业的利益和客户的期望。

我们通常把指导可以分为三类,一是具体指示,对于那些对完成工作所需的知识及能力较缺乏的员工,常常需要给予较具体指示型的指导,将做事的方式分成一步一步的步骤传授并跟踪完成情况。二是方向引导,对那些具有完成工作的相关知识及技能但偶尔遇到特定的情况不知所措的员工给予适当的点拨及大方向指引。三是鼓励建议,对那些具有较完善的知识及专业化技能的人员给予一些鼓励或建议,以促进更好的效果。同时,领导要选择适当的指导契机。一般有如下四种情形发生时,您可用到日常指导的技巧,一是当员工希望您对某种情状发表意见时。例如,在绩效管理回顾阶段或员工过来向您请教问题时,以及向您征询对某个新想法的看法时,如:改进流程的新点子。二是当员工希望您解决某个问题时,尤其是出现在您的属下工作领域中的问题。三是当您发现一个需要采取改进措施的机会时,例如,当您注意到有某项工作可以作得更好、更快时,您也可以指导他人采取措施,改进作法,适应企业,部门及流程的变化。四是当您手下的员工通过培训掌握了新的技能,而您希望鼓励他们运用于实际工作中时。

作为领导,身上承担很多的责任,你并不会有时间去跟踪并指导每位下属员工的每一次具体发生的问题或每个要改进的方面。而应该把精力放在那些对完成关键绩效指标或已制定的工作目标所需的能力的指导上,这样就使你的时间能有效地应用在员工能取得绩效的关键方面,最大限度地提高下属员工的绩效。领导经常忽视了员工“怎么做”,而只是注重最后的绩效结果。这样会导致部分下属人员用影响公司整体利益的方式去完成结果。例如:只顾自己的目标而影响他人或某些行为加剧了部门与部门之间的冲突等。您在工作中如果注意对下属人员工作方法的指导就会避免类似的问题发生。另外,您如果对做事的方式加以指导,员工今后会自己独立地运用这种方式去服务于其他场景或解决其他的问题。有效的指导须平衡“问”与“告诉”两者之间的量的关系。大量研究证明询问信息,想法,建议等。比仅仅告诉他人怎么做要有效得多。当您用“问”的方式时,下属需自己去思考解决问题的方法。如果您不重视或认真倾听下属的想法或感觉,下属人员会对你告诉他应做什么或应改什么持有反感。所以在指导中多用“问”的方式对下属日后真正在行动上落实改进的方案较为有效。当然,你在某些场合还是要用“告诉”的方式。当您要提供一些下属人员所缺乏的资讯。由于您的工作资历与所积累的经验,你会有一些下属员工所不具备的想法和信息,你可能要告诉他们以便让他们在具备这些信息的基础上用自己的思考来处理这些信息以推导解决问题的方法。

领导指导步骤一要强调辅导的目的和重要性,用一种积极的方式来开始指导,强调员工的想法对此次讨论的意义。描述一下将要讨论的具体内容以及你为什么要讨论此项问题。二要询问具体情况,利用此机会更多地收集到真实的情况。您收集的情况越具体真实,您的指导也就越有效。您可以用开放式问题来收集具体的信息,征求员工对此问题的认识及想法。最后总结一下您的理解以确认已对所有事实有清楚了解。三在商议期望达成的结果,在确认事实的基础上开始商议期望达到的结果是什么。

可能是下属员工需有更多的投入,改进沟通技能、或减少迟到等,确保这些理想的结果与完成已计划的绩效指标或工作目标紧密相关。双方对最终想获得的结果,有一个共同的认识是至关重要的。因为如果双方对想达到的结果意见不一致就会对为达到结果所采取的有效工作方式产生分歧。最终完成目标的是下属人员本人。四是讨论可采用的解决问题的方法,在对理想结果取得一致认可的基础上,开始讨论用什么样的方法来达到目标。这是指导的最终关键,当有几种解决问题的方法时,开诚布公地讨论每种方法的利弊,尽量多地采用下属人员本人提出的方案,双方认可为达到理想的目标应采取的步骤和方法,确认双方都理解了将要采取的方法及步骤。五要设定下次讨论时间,在结束讨论之前指定一个下次讨论的时间。以让下属人员感觉到你始终关注他/她这方面的改进情况。

领导实施指导后进行中期回顾,中期回顾的目的与平时日常工作中经常性指导是相同的。可以理解为是一次较正式的跟踪指导,提供必要的指导以确保他们能达到或超越既定的绩效指标及工作计划。绩效管理系统通常应该设置中期回顾,比如在年初计划了绩效指标或工作目标后半年后有一次回顾,最终年末是综合绩效评估考核。有效地进行中期回顾是表示上级帮助下级完成绩效指标或工作目标的诚意。上级人员并非担任一种裁判的角色来判别下属是否完成目标,而是承担了教练员的角色来帮助下属成功。为了保证年度绩效考核指标的实现,经理要定期了解员工绩效计划完成情况,根据管理幅度、工作运行周期和不同指标的特点,对绩效计划指标的进展区别不同情况实行日报、月报、季报或年报,并采取工作进度汇报分析会、指导会或书面通知等方法,使这项工作制度化、规范化。中期回顾的准备工作要落实以下几方面。一是数据收集的程序,二是数据收集的角色分配,三是关键绩效指标的数据收集方式,四是工作目标完成效果收集方式,五是数据收集过程中应注意的问题,为保证数据采集结果的真实性和可靠性,对上报的考核指标数据,必须经过严格审查、审计,也可采取个别谈话、征求客户意见、审查工作报告、调阅有关材料和数据、听取监督部门意见等方式,对所采集的数据进行核查,发现数据与事实不符或有舞弊行为的,要及时采取措施予以更正。需要平衡调整的,按程序报批。对出现的虚报浮夸、弄虚作假等问题要及时进行调查核实,凡情况属实的,要采取果断措施,及时予以纠正处理。

指导后最有效的绩效反馈形式是上下级人员间的中期回顾会议,这也是绩效管理系统中设置中期回顾的根本所在,即:促使上级在百忙中抽出时间来与下属人员进行绩效沟通。会议中可讨论完成绩效指标或工作目标的进展情况,讨论个人行为方式或能力表现情况,讨论一个改进绩效或改进能力的行动计划,及绩效计划的目标调整,一般情况下,员工个人的绩效计划目标每年核定一次。一经确定,一般不作调整。如在计划执行过程中或绩效指导过程中发觉:由于公司业务发展计划的变更,组织结构的调整,市场外部环境的重大变化,或遇到一些不可抗拒因素等非个人主观因素,绩效目标确实难以完成,需要调整的,员工可以向经理人提出书面申请,由人力资源部组织有关职能部门重新审定,并经高层管理者批准后,进行适当调整。未获批准的,仍以原指标为准。

综上所述,领导在指导下属工作中就应该按照科学的方法进行,才能取得良好的领导效果和管理效率。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。