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培训讲师谈管理:闪电报销,为创业而生的费用管理工具 – 国内 – 快鲤鱼

企业培训师吉宁 2015年12月13日 培训讲师谈管理

文/沈凌莉

闪电报销在今年10月宣布获得信天创投百万人民币天使投资之后,很快,投资人提醒于震寰,有别的投资机构也投了类似的产品。那时,于震寰心里有些许高兴,“说明我们针对的不是一个伪需求。”但他们同时加快了产品开发节奏,12月将闪电报销正式推出上线。

闪电报销是一款针对小微企业的费用管理工具。产品分为三部分,分别针对与费用报销相关的三方:APP端,是管理层用,包括员工直接上级、老板、合伙人、投资人等;企业的闪电报销微信公众号是员工使用;PC端则主要给公司财务人员使用。

需求中抠出的创业idea

闪电报销这个项目的想法,是于震寰和团队从做财务外包业务里得出的。

在此之前,于震寰在安永做企业管理咨询,之后的工作里他又大量接触了创业公司,在投资公司任过投资总监,也创过一次业。第二次创业的时候,他做的是针对创业公司的咨询服务。那个过程中,他发现了这些企业在财务外包方面的需求。“这是个刚性需求。”于震寰说。

他发现,针对工商税务的财务管理及工商注册等方面的工作规范性要求高,许多初创公司为了节省成本,大多选择外包而不是招聘全职人员做这部分工作。但是他们因此也面临一个问题,就是传统代理记账公司的收费及服务非常不透明。而且,在跟对方的业务人员对接的时候,一旦对方外勤换人,服务就会中断,常常需要重复交代,这里面的沟通成本也很高。于震寰自己创业时也遇到这样的问题,他们想换一家代理记账公司,可发现没有合意的。那时,他想到要自己做一家不一样的代理记账公司。

于震寰是学IT出身,本科毕业于山东大学电子在清华大学念信息工程系,研究生是在清华大学念的念的是软件工程。技术思维潜移默化地在影响他,这次创业他首先想到的就是要把代理记账的服务产品化、流程化。

去年一月开始,于震寰带着团队开始系统调研初创公司和代理记账业务整个流程。为了提高代理记账业务的工作效率,他们开发了专门的后台系统,把包括工商注册代理记账变更以及社保开户等等所有的业务都通过后台来做管理,同时在线下提供服务。先做了大概二三十个流程,然后择优固化。四五月份的时候一整套管理系统和服务正式上线。

意外的是,才刚过了2个月,有一些公司,包括天使投资人就找到他们,要求他们帮助梳理企业内部的费用管理。因为做代理记账接触的都是企业的票据,只是在间接地帮企业做收入的管理和内部的费用管理。但具体每笔费用的支出过程,代理记账公司并不能一一还原。内部费用支出梳理,常常是企业自己在做的。如果梳理不清楚,意味着企业支出就是一笔糊涂账,不知道钱是怎么花出去,要怎样开源节流。

于震寰开始觉得这可能只是一个专业性的问题,他们去给这些企业负责财务的人员做培训,帮他们定制度。刚开始有点效果,可过了一段时间之后发现执行不下去了。主要是一方面企业内部没有人去强化要求,另一方面费用报销本身就是个繁琐的事情,一忙就忘。这时,于震寰又想到,干脆把企业内部费用管理的工作流程也固化一个系统里去,由系统来自动的帮企业来记录和梳理。

做传统财务软件没做到的

于震寰现在被问到最多的问题可能就是——你们做的企业费用管理工具,和传统的财务软件有什么不同?这个问题放到最初,意思就等同于,早有大的公司在为企业做财务管理了,你一个小创业公司还有什么机会?

于震寰在最初也问过自己这个问题。他先去研究市场已经存在的财务管理产品,发现虽然那时市场上有些知名的专门做财务软件的公司,包括做OA系统的公司在提供财务管理系统,这些系统里也大都有费用管理模块,但这些产品主要是支持财务审批的,所设科目主要是基于财务语言搭建的。也就是说,他们是给专业财务人员用的。没有财务基础的人根本用不起来。

用这些财务软件的公司往往有两个特点:一是企业主要是为了提高财务的规范性降低企业财务风险,以至于可以适当牺牲业务的灵活度和效率;第二,公司内部有相对专业的财务人员。显然,这两个特征,初创企业都不具备。尤其在互联网行业,对于一些成立两年,三四十人团队的创公司来说追求的是小步快跑舍命狂奔,他们对财务风险的容忍度比较高,对规范性的要求反而不是那么高,更强调效率、易用和便捷。而且,他们往往都没有专门的财务人员。于震寰觉得机会来了,就从以上两点差异入手,多快好省地帮助初创企业解决内部费用管理的问题。他选了一个足够具体的切入点,第一步只帮助企业解决内部费用报销的问题。

吸取之前给企业做内部费用管理培训的经验,哪怕是小的创业公司,没有自上而下的推行,再好的制度和工具也难以在企业内部推行起来。更何况,如果仅仅是员工用的记录工具,市面上早已经有记账工具可以用;如果仅仅是给财务人员使用,那也已经有传统的财务软件。闪电报销只有把多个相关方都兼顾到,并联动起来才行。

他们去研究初创企业的层次、费用报销的流程,闪电报销的产品思路一下子清晰了——针对IT、互联网行业10-50规模的创业团队,公司层级相对扁平化。闪电报销针对不同角色的使用场景设计了不同的功能。

在APP端,管理层可以自定义制定企业内部的报销流程、项目及类别,随时在线审批员工的报销单,了解企业的现金流状况;员工通过关注企业的闪电报销微信公众号,进入提交发票界面,将票据照片及相关信息上传到不同项目及类别下。汇总之后,点击一键生成报销单,即可提交审批;PC端的功能与APP端类似,增加了票据的作废、各类报销数据导出等功能,主要给公司财务人员使用,老板或者财务人员可以在PC端进行相关的操作。三方信息同步,员工提交报销信息,上级审批后,系统会自动发送已经分类统计并填写好的报销单到员工的邮箱,员工只要打印报销单并贴票即可,省去了报销单的填写及找老板签字的烦恼。

具体来讲,闪电报销与传统财务软件的报销模块有三个不同:传统财务软件更偏重严谨性,相对的简洁易用性不高。闪电报销要实现的就是兼具部分严谨性,更偏重简洁易用;传统财务软件主要就是给财务人员用的,对员工和管理层的需求考虑较少。闪电报销则是综合考虑了三方的需求。员工报销信息的记录和查看,老板看统计分析数据并进行经营决策,财务人员做审批和费用报表等等;另外,传统财务软件更侧重于风险控制一般出三张总表。闪电报销则是在此基础上,同时帮助企业进行业务管理。比如可以了解具体项目、具体部门花了多少钱。

目前,闪电报销并没有预算的功能模块。于震寰觉得初创企业在这方面的需求并不明显。另外,由于财务制度上,与国外的差异,比如国外的企业报销允许使用发到邮箱等的电子发票,但目前在中国,电子发票还没有普及,并且并不允许用于企业报销。所以,国内线上的财务管理系统都不能代替线下的贴票识别和审计工作。此外,因为只针对初创公司,这些公司还没到使用OA 系统等的阶段,所以闪电报销目前也还没有与OA系统对接的功能。

除了闪电报销,思创合璞还提供一项线下代理记账服务,名为“精益记账”,与闪电报销一样,主要服务高成长型的创业公司。 目前,闪电报销是免费的。

闪电报销在服务企业与功能设置上与传统记账软件做出了区隔。于震寰透露,他们正在研发新的功能模块,也将会在三个不同使用场景的需求上进一步深入挖掘。

或许,闪电报销以小微企业的某一需求切入,根据企业成长规模或细分需求的变化,服务和产品功能将会应需而变。但针对不同规模企业提供服务,与针对具体细分行业和细分需求提供服务,将会是不同的发展路径。

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About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。