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培训讲师谈管理:企业内部沟通和管理邮件的11个小工具

企业培训师吉宁 2015年12月13日 培训讲师谈管理

对初创企业而言,无论其工作团队是远是近,将内部邮件的混乱状态降至最低程度都将是这些企业面临的艰难的挑战。不过,幸运的是,现在已经有大量的资源和渠道致力于解决这些问题。以下11种网络工具就可以帮助这些企业管理好的内部邮件的混乱状态,或者是帮助企业内部员工更加有效的沟通与交流。

1. Flowdock

Flowdock可当作一种混合工具加以使用,既可以充当私人信息应用,也可以用作群体讨论工具。这种工具可以大幅减少企业内部电子邮件交往的数量,而且可以在数秒钟内让用户获得回复,而不需要几分钟甚至是几个小时。另外,这一工具还支持文件共享功能,因此用户如需远程交流意见,就可以轻松地交流观点,并共享截图文件。

2. Redbooth

这是一种有效的发送通知工具,这种工具不需要打扰参与讨论的所有人员,就可以让用户更加有序地管理邮件。这种工具可以帮助用户有针对性的选择那些应该查阅的邮件,因此用户就不需要依次阅读大量的邮件。

3. Basecamp

Basecamp的平台相当直观,可以让用户将针对每个项目的一切必要文件保存在一个地方,并让团队一起交流。如果出现重要的更新消息,用户就可以利用电子邮件通知将这些消息发送给团队成员。由于企业在平时来来往往的邮件经常出现丢失现象,因此,这些企业最好能够使用像Basecamp这样优异的管理系统,来管理邮件。

4. 博客平台WordPress上的P2

P2是WordPress的主题加强版,主要用于内部通信与交流。通过这种工具,用户不需要将电子邮件发送给团队,只需要将意见发布到此博客平台之上。这样用户所有的交流就会公开,而且可以搜索到。此工具可以把用户固定在同一页面上,并提醒用户此前决策的原因。

5. Evernote和Yammer

用户可以通过Evernote来分享信息,这种工具可以大幅减少发送附件的需求。Yammer是一项主要针对非紧急业务交流的工具,例如用户可以利用Yammer来交流社交活动和其它宣告等信息。另外,Yammer中的“赞(like)”功能也深受用户欢迎。

6. Atlassian产品

有些用户会使用Gmail来处理企业内部电子邮件。不过,针对其它交流情况,Atlassian推出了一系列优异的产品,例如JIRA和HipChat等,如果将这两种产品整合到Gmail,那也将是不错的选择。

7. HipChat

HipChat堪称是目前为止最好的企业交流工具。通过参与聊天室和一对一的聊天,用户能够不需要电子邮件即可展开对话,而且这种聊天方式也比电子邮件更快更有效。

8. Skype

Skype是用来发送急需让对方了解的信息的一大优异工具。企业员工可以人人拥有Skype复本,这样就可以在企业内部建立一个聊天群,这样每一名员工就能够向其他员工或部门发送信息。Skype便于操作,其最大的优点就是可以免费供用户使用。

9. iDoneThis

团队所有成员都会将当天所做的一切工作发送到iDoneThis,接下来,该软件将会整合这些信息,并在第二天上午给整个团队发送一份报告,以便整个团队能够及时掌握工作进展情况,这个过程就不需要团队成员之间通过多次电子邮件进行。

10. Google Hangouts

一般而言,用户使用电子邮件主要是发送那些非紧急的信息。如果使用Google Hangouts的话,一般都是为了发送实时信息。Google Hangouts可以在Gmail和Google+中使用,而且也可以与任何能够兼容Jabber的工具协同使用。

11. Help Scout

Help Scout是一种强大的工具,可以将整个团队的成员维系在同一页面上,可以让团队中的多名成员有效地共享同一收件箱,之后再与相应的部门进行交流。 Help Scout可以让用户简化各种具体的要求,再把这些信息发送给其他用户,而且还可以添加有关客户或案例的私人说明信息,并追踪更多的历史信息,而且还可以防止用户丢失信息。(编译:悦潼)

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About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。