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培训讲师谈管理:成功人士如何管理好每一天

企业培训师吉宁 2015年12月13日 培训讲师谈管理

最近,我碰巧读到一篇布伦尼·韦尔(Bronnie Ware)写的短文《临终病人的五大憾事》。许多年来,韦尔一直在照护临终前返家的病人。这些病人最常出现的遗憾是什么?“希望我曾经勇敢地选择忠于自我的生活,而不是照着别人的期待过日子。”其次呢?“希望我没那么努力工作。”

我们可以通过以下两种方式来理解这些遗憾:1、不要工作得太卖力,要把时间花在忠于自我的生活上;2、一样努力地工作,甚至更努力,但要做自己看重的事。这些事必须忠于自我的生活,是你认为重要且有意义的事。

如果把临终病人的两种遗憾放在一起看,就可以了解人们之所以感到遗憾,并不是因为花那么多时间在工作上,而是竟然那么努力去做一些自己并不看重的事。如果我们的工作是我们所看重的,能代表忠于自我的生活,我们就会活得更充实。当我们即将告别人世之时,就不会有遗憾。

专注于少数几件重要大事

这世界上有太多事要完成,有那么多有趣的人、好玩的活动、值得去做的事、有吸引力的机会,实在太难选择了。所以我们干脆不选,每一样都来一点?

大多数的时间管理方法都有个问题,那就是它并不是协助你解决这个问题,而只是专注于教你怎么以最少的时间完成所有事。但这是个错误,就好比在自助餐厅里每一样多吃一点,是个错误的做法一样。因为想要完成所有事情,会让人抓狂、筋疲力尽。

想从自助餐厅安然撤退,秘诀就在少吃几样。想要过着生气蓬勃的日子,秘诀也是一样,那就是少做几件事。也就是说,对于要做什么,必须要有策略;对于不该做什么,也得痛下决心取舍。

说得再具体一点,我们应该专注在少数几件事情上。我自己在经过多次的尝试错误之后,得出的数字是五件事情。

我决定把这一年的重点放在五件事情上,其中三件与工作有关,两件是私人事务。我做的(几乎)每件事,都必须属于这五个领域。如果不是,只好礼貌地拒绝。

为什么是五件事?因为对我来说,这样似乎运作得不错,必须完成的重要事项都包含在内,而且不至于筋疲力尽。但适合你的可能是三件事,也可能是七件,只要对你有效就行了。你会知道运作的效果,因为如果有效,你在每个领域都能得到成就感,不会杂乱而手足无措,或丢三落四。

那又为什么是一年?因为一生太长,一个月又太短,用一年来实现长期重点刚好。我们常以年进行思考,像是学年度、生日、宗教节日、薪资、红利、绩效评估,都是在一年期限内进行,而且一年的时间刚好足以得到真正的进展,却又不致迷失。

以下是我的五项重点:

·三项与工作有关:服务现在的客户;开发未来的客户;写作及演讲。

·两项与个人有关:与家人和朋友相聚;做些有趣的事,照顾好自己。

这些事大都是无法明确量化的,但没关系,这些并不是目标,也不是所有事情都要有个量化的目标。这些是重点领域,是你想要投入时间的事项。如果你想要的话,可以再为每个领域设立特定的目标。

你的清单会不同,因为你和我不同。重点在于你得有意识地去列出这张清单。在接下来的这一年,你想要专注在哪五件事情上?它们必须对你有重大意义,你才会投入那么多时间在上面,并知道你对时间使用得当。

换句话说,就是在自助餐厅用餐时,拿一个可装五种菜色的盘子,不能再多了。既然只能选择五种,就要确定拿到的是既营养又好吃的菜色。

怎样运用时间才算得当?确认你的清单能够运用你的能力、包容你的缺点、强调你的独特之处,并反映出你的热情,那就对了。同样重要的是,也要包括接受挑战、与他人合作的机会,以及受到认可的机会。

一旦确认能够反映出上述元素的领域,接下来就得针对不适合放入盘里的东西,做出困难的决定。

当决定好你的五个重点之后,把95%的时间用在上面,剩下的5%用来做其他零碎的事:帮忙同事;换机油;读完针对iPad的评价,然后排队去买一台,这些都能运用那5%的时间去完成。但如果这些事占用你20%的时间,那表示你花太多时间在别人的要务或无聊的生活琐事上,没有留足够的时间来进行自己的要务。

有时,你会面临重点之间的冲突;我就曾遇过,那次是TED邀请我去演讲。我觉得TED大会很令人赞叹,而且演讲明显符合我的“写作及演讲”重点,但日期和我妻子伊莲娜40岁及她父亲70岁的生日晚会相冲突。最后我决定推掉演讲邀请。

并没有任何公式可帮助你在五个领域之间做抉择,但当冲突发生时,静下心来想一想,大多数时候你会有答案。如果没有,那这里提供一种方式:想想看你最近花最多时间做哪些事,如果其中某个领域占用的时间明显较少,就选它,作为平衡。如果不能决定,那选任何一个都好,至少你知道两个都值得做。

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About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。