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培训讲师谈管理:库存那点事儿10:发货管理

企业培训师吉宁 2015年12月13日 培训讲师谈管理

本文所探讨的发货问题,指的是客户订单发货,而非库房之间库存调拨或者退货给供应商的发货。

前面一篇中已经聊过了拣货、分拣这两步(详见【库存那点事儿9】播种拣货法初探),这一期就单纯来说说发货。

库房无非进(inbound)、出(outbound)、存(inventory)三项功能。出货,即发出订单的操作过程。在零售行业的库房中,出货几乎可以说是最重要的工作,这可以从两个方面来理解。首先,大型的库房,一天需要发出订单数十万件,出货操作的工作量最大;其次,出货是每个客户都会接触到的,是企业给消费者最直观的消费体验和印象。

业内衡量一个库房的规模和运营水平,通过占地面积和日均发出订单量这两项指标基本就可以有一个大概了解了。

一般出货中会包括货品扫描、包装、称重、贴运单、交接等基本操作。

货品扫描

出货货品扫描时,一般先扫描发货单编号,然后再逐个扫描该订单中包括的商品。这一扫描过程,是为了逐个验证客户订单与实际发货产品之间是否完全匹配。但是,让订单与商品对应起来,应该是前面一步拣货的任务,为什么在出货时还要再做一次呢?我认为有两点作用:

A. 复核:拣货操作过程中,难免会出现错拣、漏拣、多拣等现象,这会严重地影响客户体验,对于企业实物库存的管理也是非常不利的。为了减少发货过程中的错误,在出货时加上扫描这一道环节。

B. 库存扣减的节点:大家都知道,库房发货后,系统库存会被扣减掉,那何时扣减库存呢?大部分公司扣减库存的系统操作是在出货扫描这一步完成的。扫描完成后就是流水线式的包装、交接、配送过程,库存很快就不属于库房,这样的设计也是为了系统和实际相符合。

另外,一般情况下,订单出货时的操作是先扫描发货单编号,然后再逐个扫描订单中的商品。但对于某些特殊订单,可以采用特殊的处理流程。

特殊订单1: 只包括单个商品(Unit)的发货单

我所服务过的一家公司,他们的平均每单商品数量(Unit Per Order)是2.4,而只有1件商品的订单则占到所有订单的近30%,比例相当可观。对于单个订单,可以专门生成一张批量拣货单,完成拣货后,还可以批量扫描出货。

操作人员第一步扫描拣货批次号,然后逐个扫描产品。每扫描一个产品,系统会自动匹配到一个订单,这一个产品直接作为一个完整的订单发出即可。这以后的出货流程与普通订单一致。

这样的操作,看起来仅仅是节省了一步扫描出货单号,但仔细看过以后可以发现,由于产品到订单的对应是由系统自动完成的,所以还节省了前面拣货时候的分拣流程,批量拣货后可以直接出货,效率大大提高。

特殊订单2:某一商品被大量订购的发货单

某一个发货单中,商品被大量订购(多见于企业开年会时购买奖品等),有的时候一件商品可能被订购数百件,如果一个一个地扫描,速度很慢,因此在出货时,可以不扫描,而是直接手输数字。这在软件上做到很容易,但是用到的机会很少,而且人工数数出错概率较大,因此很少有公司专门添加这一功能。

包装材料的选择

包装看起来不难,但其中也有蛮多的点子可以深挖。包装材料可以分为三类:包装箱/袋、填充材料和粘合材料。

包装箱/袋在各家公司都有使用。包装箱一般用于大件、多件、长途、易碎品的运输,而包装袋则作为包装箱的补充。不管是包装箱还是包装袋,它们的功能都是一致的,即保护其中物品的安全。

包装箱在设计时,一般需要根据所经营产品的种类设计其尺寸,还要考虑到多件订单一齐发货的情况,因此包装箱一般会分为多个不同的尺寸规格;但包装箱的规格也不是越多越好,规格过多,除了管理困难外,在使用总量一定的情况下,也不容易从纸箱供应商处拿到较好的价格。

另外,包装箱上面一般会印上公司的名称、LOGO、宣传用语、网站地址、客服电话、运输说明等等信息,运输的过程中也能作为广告提高公司的知名度。有的时候,包装箱上还会印上规格编号的条形码,以利于管理和追踪。

填充材料的作用就是减震,防止包装内的商品破损。现在行业中常用的填充材料有泡沫塑料、充气塑料袋、气泡片三大类。

泡沫塑料的使用最早,但是它的成本较高,而且存储体积大,难于管理,同时客户收货后处理也非常困难,加之这一材料会产生较为严重的污染问题,因此近年来泡沫塑料的使用逐渐减少。

充气塑料袋在近几年的使用频率越来越高,它是将塑料袋先行生产好,卷成一团,需要使用的时候,现场向其中充入气体再密封,这样的材料管理起来非常方便,可以一次性地大量采购,并且客户收到后,只需要戳破摊平,方便处理或者丢弃。但是充气塑料袋的问题在于体积较大,不是特别的灵活,有的时候减震防护性能略逊。

气泡片使用也较早,但它一般是直接包裹在较小的或者易损的商品上,在此不作过多的介绍。现在也有公司推出了现场充气的气泡片,但是没有得到大规模的使用。

粘合材料中,最为常见的是不干胶带,几乎什么都可以粘,适用范围非常地广,我不多啰嗦,但是提醒一下,市场上的不干胶带供应商非常多,在选择供应商时,除了考虑价格外,更要注重产品的质量,关键指标是厚度和粘性。厚度不够,用料差的不干胶带几乎是稍用力就断,十分影响效率;粘性不达标,很容易导致运输过程中箱子开口,货损风险大。

除了不干胶带外,国外市场上还使用一种纸带,配合专门的机器使用,机器上有一些按键,按下后即会吐出不同长度的涂好胶水的纸带,使用非常方便。

另外,现在包装袋中还出现了自带粘胶的袋子(例如顺丰所使用的塑料包装袋),价格稍高,可供酌情使用。

装箱和封箱

包装操作亦可分为两步,装箱和封箱。

装箱是一项很考验员工经验的工作,小一点的订单还好说,大的订单中产品种类多样,大小不同,选择什么规格的包装箱才适合,选小了装不进去,选大了又浪费,这就要靠员工的经验了。当然,在业内的先进公司,已经实现了产品信息中包括几何尺寸信息,在包装时,只要根据订单中所有产品的几何尺寸信息作计算,即可匹配到最合适的箱子。不过具体算法我没有琢磨。另外,在装箱时,还要注意将填充材料合理地填充在产品的间隙中,以起到保护的作用。

封箱没啥好说的,无非是把箱子封上口,需要注意的无非是包装严密,防止运输过程中打开,导致货损。另外,某些特殊商品的包装上还需要加上专门的标识,比如含锂电池产品的包装上就要加上易燃易爆物标志,有液体产品的包装上最好标明向上放置的方向。

称重的环节其实也没有什么好说的,就是把箱子放到秤上面,得到箱子的重量信息。所得到的重量信息无非有两项用途,一是和配送公司结算运费时使用(大部分的配送公司是使用重量作为结算依据);二是对包裹作复核,如果包裹的重量与订单中产品的总重量信息相差过大,就需要拆开重新检查一遍,防止出现发货错误。

贴运单也没有什么好说的,就是将配送商的运单贴到包裹上,这其实是配送商应该做的工作,其中需要注意的,无非是需要匹配准确,把面单贴到正确的包裹上面。

我觉得交接的过程其实也没有什么好讲的,扫描、分配、再扫描即可。第一步扫描是扫描运单号,并根据对应的配送方式和目的地分配到相应的配送公司处;配送公司在接货时,也逐个扫描运单号,确认订单已经收到,这样就完成了所有的操作。

交接过程中的混乱无序,基本都是可以通过系统、工具来克服的,只是需要一些固定设备投资和程序研发而已。

小结

在上文中我提了好多次“没有什么好讲的”,那是因为,我觉得这些步骤本身都很简单,难度在于如何在大规模高密度工作的情况下,保证效率和精确度。做到这一点,需要依靠自动化、信息化。

发货的过程很容易实现流水线化。从扫描完成到上卡车,都可以在一条传送带上完成。传送带上方可以安装填充材料的机器,直接将填充材料放到包装箱中,然后将自动包装机放到流水线中,作为一环,自动贴标签,自动扫描,并分配到相应的分叉轨道上,在技术上也并不难实现。

整个库房的管理,在理论上可以做到完全的自动化(曾经看到过蒙牛全自动化库房的介绍录像,非常震撼),但对于B2C零售业来说,SKU种类过多,订单过小,使得全自动化的复杂度很高,成本很大,这是阻碍全自动化的因素。

但我认为,还是应该尽量在局部实现自动化或半自动化,以提高效率,提高精确度。

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About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。