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培训讲师谈管理:时间支配:管理者忽视的致命弱点

企业培训师吉宁 2015年12月13日 培训讲师谈管理

哈佛商学院管理学教授罗伯特·卡普兰(Robert S. Kaplan)在其新著WHAT TO ASK THE PERSON IN THE MIRROR中,提到了自己亲身经历的一个案例:

一家中型制造企业的CEO感觉自己被工作压得喘不过气来,这让他在面对主要的竞争对手时越来越力不从心。于是他来到哈佛大学参加了一项为期一周的管理者培训项目。一天下午,他来到卡普兰教授的办公室,希望教授能帮他分析究竟哪里出了问题。

坐下后,他就公司的竞争定位作了一番阐述,然后自言自语地说出了企业出现衰退的几种可能解释。在仔细审视各种假设的过程中,他道出了真正的恐惧所在:担心自己不能真正胜任其领导岗位。

“你认为领导者是天生的还是后天造就的?”他问卡普兰教授,“如果是后天造就的,你认为我能学着成为一个领导者吗?”

卡普兰教授让他描述一下自己的时间支配情况,这位CEO开始滔滔不绝。他说自己上任之初就承担着二十几项人事评审工作,至今仍兼任着公司销售经理一职,部分原因是因为他喜欢四处旅行,开发新目标客户。同时他还承担着管理助理和所有行政管理人员的职责,目前管理的人员数量已高达300多人。他在干这些工作时感到得心应手,但也强烈感到需要投入足够的时间到公司战略和竞争分析上。两家主要的竞争对手进行了合并,他的下属一直在敦促他重点关注这一方面,但他总是抽不出时间。

卡普兰教授建议他做这样一项练习:将自己的时间支配方式罗列出来,然后将每周的工作时间按小时分配到所罗列的各个支配方式中。同时将每一个工作小时数分填到如下三列中:第1列是只有他才能干的重要工作任务,这些工作对于顺利完成公司最关键的优先事项是必需的;第2列也是重要的工作任务,但至少部分可以由其他人来完成;第3列是一些无关紧要的工作任务,应当由其他人来完成。

图表制作出来了,这位CEO填写的“安排行政人员”放在第3列,每周占用了7个小时。“处理小客户的销售电话”每周占用10个小时,也被放在第3列。“负责二十几项业绩评审”占用了整个秋季中的45个小时,其中一半被归入第1列或第2列,剩下的另一半被归入了第3列。

在亲眼目睹了这一白纸黑字的分析过程之后,这位CEO立即决定将第3列中的工作任务委托给他人,并仔细核查第2列中的哪些工作任务必须由他本人身体力行。

半年后,他打电话给卡普兰教授,说自己在分配时间上已非常有效。他将自己全身心地投入到企业的竞争定位评估当中,并因此得出了企业应当与一家主要竞争对手合并的结论。这是非常艰难的决定,但他认为对于企业的未来发展和福祉至关重要,同时他也认为,如果没有他对竞争定位的高度关注,就不可能做出这一重要决定。

为何迫切事项总被忽略

卡普兰教授认为,很多时候,让领导者们苦苦挣扎的就是时间分配和企业最迫切的事项脱节。为什么领导者很难及时意识到呢?原因有很多。

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About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。