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培训讲师谈管理:摆脱管理者的四大误区

企业培训师吉宁 2015年12月13日 培训讲师谈管理

最近我常常接受邀请到企业做一些专题培训。主管们抱怨得最多的是:千里马难寻员工的素质不高,工作被动。这让我想起一部美国电影的场面:监狱发生暴动,新闻记者访问州长有什么改善措施,州长回答道:“我们的监狱永远不会变得更好,除非进来的犯人的素质可以提高。”认同这种态度的管理者,常常把员工的失败归咎于员工的个人问题,而很少检讨自己管理工作中的失误。

失误一:管理者和员工都不清楚该职位的工作职责和内容是什么

一位新上任的部门经理,三个月内换了几任秘书,每一个秘书都对接手的人抱怨说这位经理太难侍候,不知道怎样才能让他满意。有一天,这位经理问我到哪里才能招到一个好秘书。我问他:你认为一个好秘书应该做些什么工作?他说:应该尽职尽责,自觉主动地做好份内工作。

我请他将秘书的职责和份内工作一点一点地写出来,这位经理写了几点便写不下去了。他才发现,连他自己也不知道秘书该干些什么,因此,他请的秘书常常闲着不知道干什么也是很正常的。

我建议这位经理去请教一些资深经理,将秘书每天、每周、每月的例行工作列成一张职责表,而且将一些可能会出现的问题也写出来,然后,拿着这份职责表跟秘书探讨能否胜任,遇到问题如何解决。

管理者的基本责任是:列出下属员工的工作职责表,它告诉员工你对他的工作期望是什么,同时你也清楚,你对员工的工作期望是什么。

失误二:管理者不了解员工在做什么,对员工产生猜忌

在办公室里,我们常常会遇到这样一幕:

上司:我真不知道你一天到晚都在忙些什么,交代那么点儿小事都做不好。

下属:我在做……

上司:什么?!这些事要花那么长的时间?!

为了避免这种场面发生,我总是要求下属写工作日记,即每天下班前花15分钟将当天所做的事用流水帐的方式记录下来。尤其是做行政事务性工作的员工。我喜欢跟他们说以下这番话:

好记性不如烂笔头。因为行政工作大多是琐碎单调而且是重复的,每天忙忙碌碌,却见不到成效,不像做业务,有数据可以说明成绩。如果做对了99件事,没有人会提起,但做错了一件事,大家便会牢牢记住。假如大家问你到底忙些什么,你真的还想不起来多少。因此,写工作日记尤其重要。开始的日子我会定期看工作日记,假设我对某位员工的工作表现不满,我会通过阅读他的工作日记,知道他的问题所在,再找他谈话。

例如某件事上司估计只需一个小时便可完成,但在工作日记上下属花了两个小时,这种情况一般只有四种可能性:也许上司估计错误如果不及时搞清楚,上司便容易对下属产生偏见;也许下属的做事方法不对,效率有待提升要着重提高下属的能力和技巧;也许有特殊情况发生这只是偶然的;也许下属撒谎到底是因为另有苦衷,还是态度有问题。

开始的日子都会有些不习惯,尤其是一些较为清闲的员工,因为他们的工作日记实在没多少好写的,不再容易蒙混了只好主动积极地找事干,为的是让工作日记写起来不至于太难看。至于忙碌的员工则会写得很爽快,时间长了养成工作习惯,既帮助记忆,又有利于做计划和总结。

当员工养成这种良好的工作习惯后,可以让他们来帮助训练新员工。这样做,管理者可以得到双重回报。那些员工不仅更加强化写工作日记这种习惯,还能够帮助公司对其他人现身说法,说明这种习惯给自己带来的好处。同样重要的是,也许因为自己曾经有过种种不习惯的经历,他们将会懂得如何来帮助新员工。

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About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。