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培训讲师谈管理:开会的学问:会议管理和经验

企业培训师吉宁 2015年12月13日 培训讲师谈管理

头脑风暴会、部门策略会、客户见面会、新闻发布会、各类营销峰会、推介会,甚至各种论坛⋯⋯营销人总要拿出许多时间应付各种会议。拍拍脑袋想一想,我们一个月的时间当中有多少时间被开会占据了?

也许很多营销人都有同感,那就是当领导、或者下属、或者记者、或者朋友、或者家人打电话找你的时候,你常常给予对方的回答是“在会上”。

而在这些大大小小的会中,有多少是有价值的?有多少是去了以后又后悔的?还有多少是不痛不痒、形同鸡肋的?

参加的会多了,我们也会总结出一些参会的经验,对于参会的选择,每个人都有自己的原则和标准。对会议的管理,其实就是一个选择的过程和时间管理的过程,做好会议管理,你的工作效率会提高很多。(注:以下嘉宾按照采访时间排序)

陈杨(Matthew Chen)

安吉斯媒体集团中国区策略资源总监

开会频率:每天至少一次;

参会类别:公司内部自己团队的会、跟别的部门的会、跟客户的会、论坛等等;

参会装备:笔记本电脑(会上讨论文件比较多时)或者iPad(收发邮件);

开会场所:大部分在公司开,一些很重要的问题可能在饭馆或者咖啡厅与客户聊;

创意会议形式推荐:内容大于形式,开会是为了解决问题;

会议管理经验:开会之前一定要让所有参会的人心里清楚开会的目标,第二是在会上不能分心,对于讨论不出结果或者说不清楚的事情,可以考虑放一放。

如何跟客户开会

第一、明确跟客户开会要达成什么目的。

开会之前要明确会议的重点是什么,需要准备哪些东西,会后想得到哪些东西。有的时候客户自己都没有想清楚的事情,他们自己都不知道要说什么,这时候更要跟客户明确开会目的。关键在于解决问题,不然就是浪费时间。

第二、明确自己在会议上扮演的角色。

分类来讲,如果是跟客户分享我们的服务或者产品,我们会讲得比较多。如果是客户向我们部署什么任务,就要多听少说话。我们的角色是出主意的人,还是了解信息的人,还是帮助客户去说服其他人等,都要搞清楚。

需要注意的是,有的时候和客户开会不光只有我们媒介策划公司,还会有参与项目会议的其他公司,比如研究公司、创意公司等。这种情况下,有些时候我们在项目的意见上会有很大的分歧,我们就需要注意自己的参会角色,斟酌言辞和沟通的方法。特别是对于不是我们负责的部分,一般来说不会特别去强调或反对,但同时也不能一味地让步,这就需要权衡。切记不能喧宾夺主,否则会给自己和客户带来更多的麻烦。

第三、要符合客户口味。

开会前要做好充分的准备,要明确自己跟客户的关系,要用客户喜欢和容易接受的方式去跟他们交流。比如有的客户喜欢看表格, 有的客户喜欢看图片,有的客户希望更多的口头沟通而不是单方面灌输,需要把握好方式。

第四、会议结束一定要总结。

这是会议结束后必须做的一件事情,总结要发给客户和每一个相关的人。因为很多时候在会上说定的东西,客户一转头就忘了,日后可能导致各种问题。作总结一方面是明确每个人的分工和职责,另一方面也是保护公司自身的一种方式。这点同样适用于公司内部的各种会议。

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About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。