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企业需要重视时间管理

企业培训师吉宁 2015年12月8日 企业管理培训

与其说时间管理是一门艺术,倒不如说是一种生活的技巧。艺术首先需要长时期的学习和揣摩,然后在创作时还需要花费大量的时间管理和精力去精雕细琢,艺术家可以每天花十几个小时来思考如何进行艺术创作,可谁会每天花十几个小时来规划今天自己要做什么呢?生活的技巧则是人们经过长时间生活、工作的实践总结出来的行之高效的方法论,技巧往往并不高深,看似都是些浅显易懂的道理,但区别就在于,如果您重视、学习并掌握它,那么您就能很好地操控您的工作和生活进而驾驭您的人生,但如果您因为它不够“高深”而忽视它,那么您的生活和工作往往很难持续地迈上新的台阶。

我们每个人来到这个世界的时候,先天有很多条件都是不平等的。“人人平等”只是一个需要人类后天去努力实现的目标和口号,人真的“生来平等”的,大概也就是时间了。上天给了我们每个人一辈子的时间管理,每天24小时,每小时60分钟,每分钟60秒,没有谁的一天里会多一分一秒,也没有谁的一天里会少一分一秒。脱离了奴隶制社会之后,时间是我们每个人都可以自由支配的资源。但越是容易得到的资源,似乎就越不是稀缺资源,我们往往也容易忽视它或者不珍惜它。但是恰恰相反,时间是人生里最稀缺的资源!有人说:“我缺钱!时间倒不怎么缺,每天反而闲得慌。”老话常讲,钱乃身外之物,生不带来,死不带去。缺钱可以去挣,只要有胳膊有腿,哪怕是去餐厅洗碗,都是一份收入来源,只要有一颗上进的心,就不会一辈子在餐厅洗碗。然而时间管理却不一样,无论如何也不可能感动上天,把自己的时间改成一天25个小时。时光在飞逝,当我写到这里的时候,本文刚开头时的那些美好时光就再也回不来了,哦,上一句的也回不来了!

我们要分清楚为什么说时间对于每个人来说是公平的。这里所说的时间,并不是指寿命,寿命有长有短,有人体质好又喜欢锻炼加上心态平和性格开朗,有可能长命百岁;有人体质不好工作压力大生活条件差,就可能英年早逝。从寿命的角度来说,人与人的差别是参差不齐的,但是撇开我们参加工作之前的那十几二十年光阴、再抛开退休之后享受天伦之乐的那些时光,中间真正可以用于我们每个人为提高生活品质、实现人生价值而奋斗的时间,实际上是差不多长的,再想想这些时间管理里我们如果继续剔除吃饭、睡觉和娱乐的时间,还剩多少呢?

这么算下来之后我们会有一个共同的感觉——我们每天都很忙!是的,我们每天都很忙,如果您的工作很悠闲,那您就不可能会意识到“时间管理”这个概念。然而我相信,绝大多数上班族乃至大学生、研究生的时间都是很紧张很宝贵的,我们每个人时刻都希望能够不断地提高自己、不断地上台阶、不断地晋升、不断地得到别人的认可……由此,我们就有太多的事情需要去做。然而上天不会因为我们要发奋了,于是就往我们每天的时间账户上多划两个小时,也不会因为谁每天过得太清闲太无聊,就从他的时间账户上划走两个小时来弥补亏空。时间对于每个人来说是最公平的,这是我们在学习和实践时间管理应该时刻牢记的最基本原则。

那么应该怎么办?与时间赛跑,可能是大多数读者朋友首先能够想到的方法。其实与时间赛跑没有错,但这种方式就像强心针一样,只能临时起到救场的作用,通过爆发力来起到一定效果,但是总不能长期注射强心针吧。同理,如果一个人老是在与时间赛跑,那么就会活得很累,就像是时间的奴隶一样。因为这场赛跑,时间是永远不可能停下来认输的,即使人类灭绝了,只要宇宙还在,时间仍然会继续不紧不慢地流淌。所以,把“与时间赛跑”这种方式留给极少会出现的紧急情况吧,平日里我们需要一种更合理更高效的方式来时间管理和规划我们自己的时间。

前面我提到了“时间账户”这个概念,这是我们与生俱来的,出生的时候就开好了户头,去世的时候自动销户,不需要别人去操办。假设一下,您有一个银行账户,上面每天只有固定的100元,您却有太多东西想要买,而且每天又会产生很多新的购买需求和欲望,但是账户上的钱又不能存起来一起取,今天的100元不取出来花了就作废了,明天会有新的100元存入。怎么办?显然,钱要花在刀刃上,如果买了一大堆想买却又不那么重要的小玩意儿,自然那就没钱去买那些比较贵却又很重要的物件儿了。如果每天都这样花钱,那么时间管理长了再来看看自己都买了些什么,挑挑拣拣,重要的没几件,无关痛痒的却一大堆,钱不就是这样被浪费了吗?

明朝有个叫文嘉的人写了一首诗叫做,其中:“明日复明日,明日何其多。我生待明日,万事成蹉跎。”成了千古流传的名句,这首诗勉励我们不要松懈,不要任何事情都一味地往明天推,而且到了明天还往后天推。我认为只要我们在认真做事情,就大可不必偏激地理解,有很多事情不是我们想完成就能马上完成的,所以不要因为事情被推到了明天而产生负罪感,这种感觉会严重影响我们工作跟学习的效率和质量,当然,也不能因为事情被推迟到了明天而觉得轻松平常。事情一旦被推迟,我们首先应该考虑是否需要相应地调整它的优先级。比如一件重要的事情目前有一个月的时间来完成,那么它就是“重要但不紧急”的事情,优先级假设为B级,您可以每天在完成A级甚至A+级的事情之后再划分时间来慢工出细活,毕竟有些事情需要多方配合,不是一个人三五两下就能搞定的。时间一天一天地过去,事情也一点一点地有些进展,但随着最后期限的不断逼近,这件事情的优先级就会不断地调整,B→B+→A,假如还剩最后3天了,而事情却只完成了40%,那么您就不得不把它提升为A+级,也就是“最紧急最重要”!

“时间管理”和“与时间赛跑”最大的区别在于,与时间赛跑的话就可能听到有人说:“以前我不懂得时间的重要性,做事情慢慢悠悠地,一天也就打10瓶酱油,现在我明白了,抓紧时间,一天能打20瓶酱油了。”而时间管理的话则可能听到有人说:“今天好不容易促成了中国移动引进黑莓的大买卖,抽了500万中介费,累了,回家睡觉,至于家里酱油快用完了嘛,嗨,明天再说吧。”虽然能入账500万的买卖真的很少,绝大多数人可能一生都遇不到,但只要我们每天把最重要的事情完成了,睡觉都能睡得安稳得多。

如果说长期与时间赛跑是蛮干的话,那么坚持管理时间就叫做活得很巧妙。人类的社会结构就是一个金字塔型,站在塔尖的成功人士总是极少数人,然而下面的人在看到他们的时候,常常会惊叹:“他这辈子怎么可能完成了这么多重要的大事!”似乎潜意识在试问自己:“他不会是一天有48个小时吧?”也许上天曾经在机遇方面照顾过他们,但时间方面则是对每个人都一视同仁的。几乎没有听说过哪位成功人士没有秘书甚至秘书团的,这些人一天也只有24个小时,也需要睡觉、吃饭和休息。所以他们只需要每天处理好那些最紧急最重要的事情,过问一下那些重要但不紧急的事情就可以了,其它的事情就交给秘书去处理。克林顿作为超级大国的总统,抓经济搞建设,那么忙居然还有时间谈恋爱、打官司,说明人家时间管理得好;小布什吃饼干居然还噎着了,不知道是不是为了赶时间呢。

本文只是为了强调时间管理这一概念,对其中的具体细节仅做了粗略地概述,其目的只在于希望大家关注这一理念,我们每个人都渴望进步渴望成功,但只有找到了正确合理的方法,才可能做到事半功倍。但是时间管理不应该只是一个大而空的套话,它必须具备实际的可操作性且不需要花费太多的时间和精力,这样才可能融入到我们的日常工作和生活当中,这也就是我接下来要在后续文章中与大家共同探讨的话题。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。