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时间管理的七种常见错误

企业培训师吉宁 2015年12月8日 企业管理培训

为什么有的人每天拼命学习,而有的人该学的时候学,该玩的时候照样玩?为什么有的人总有干不完的活,加不完的班,却没什么进步?人们往往用“事半功倍”和“事倍功半”来形容一个人办事效率的高低。企业培训师吉宁博士时间管理咨询师和大家分享下那些实用的时间管理技巧。

当人们想方设法利用自己的时间,提高工作效率时,往往容易走向下面的几种常见错误:

虽然你能够通过提高自己的效率和能力,来承担更多的工作,但是不要做的太过头。你做的太多,会造成很大的压力并且会降低你的工作效率。

当你觉得自己承担的事情过多的时候,你至少运用下面3种时间管理手段来帮你保持工作效率:

就像学会去说“不”一样,寻求别人的帮助也是很难的。但是,如果你快要被繁重的工作埋住的时候,这还是有必要的。

给自己设置底线和限定。如果你不这样做,那么其他人可能会觉得既然你还有时间和精力,那么就会继续把更多的活交给你干。

也许你并不需要所有的事情都全力去做。利用80/20原则找到你认为最重要的那些工作,在这些工作上花费相对多的时间。相反,在其他相对不是很重要的工作上花费相对少一点的时间。就像你整理橱柜一样,当你整理完的时候,你会惊奇地发现多出来很大的空间。

这说明你没有把你的工作按照优先级和紧急程度规划好。

如果你花费了很多的时间和精力在并不重要的事情上时,你当然会觉得自己在瞎忙。

不过,有时候你还是不得不去做一些无聊、重复性的工作。这时,你可以试着将它们集中起来,一起做完。这样一来,处理单个事情的效率就提高了,同时也为更重要的工作节省下了时间。

如果在做事之前不计划,那么你将需要花费更多的时间和精力来完成它。相反,如果花一些时间来计划一下,通过Email、电话询问和确认你做的事情。这样可以节省很多时间,也可以避免返工,同时会让你对事情的进展做到心中有数。

你可以准备一张纸或者在电脑里新建一个文档,然后开始考虑你将要着手去做的事情。如果有必要的话,上网或者看书来查找资料,或者请教周围做过类似事情的同事,试着找出影响事情进度的“绊脚石”。

使用时间管理工具可以帮助你更好地规划和利用时间,从而提高工作效率。但是如果你的时间管理工具太过复杂,以至于你还得花费额外的时间来维护你的时间管理系统。那么还是推荐你尽量使用简单的时间管理工具,不要特别在意时间管理工具的功能是不是很强大,够用就行。对于一般人来说,可能只用一个To-DoList就足够了。

对有的人来说,同时做多件事情(Multitasking)确实能够提高工作效率。

不过,人与人是不一样的。如果同时做多件事情,到最后完成的少,本来应该完成的事情却耽误了,而且让自己更有压力的话,还是试一下同时只做一件事情(Singletasking)吧。把精力放在当前做的事情上,一直坚持做完。开始的时候可能会有点困难,但是多做几次,你就会很容易熟练使用它,而且事情也会更高效地完成。

在你同时只做一件事情时,最重要的是有一个安静、专心的环境,不要被其他零碎的小事打断你当前的工作。例如,你可以整理一下办公桌,避免因为乱糟糟的环境响你的办事效率。同时,其他零碎的小事,可以集中起来,一起完成。

永远不要相信你的记忆力超乎常人,要做好时间管理,记录是很重要的。下面是几个让你养成做记录习惯的理由:

你需要将你的想法和点子记录下来,以防忘记。如果你不记下来,你将会失去很多重要的想法。

如果你把想法记录下来,你可以方便地用你记录下来的想法为基础,来分析考虑其他事情。这样比直接借助你大脑中的记忆来分析是不是更轻松一些。而且你也会对你思考的事情看得更清楚。

像上述“看起来很忙却没有效率”,那么你可以用一张便条纸或者用屏幕保护来提醒自己该做什么事情,什么事情是重要的。

机器用一段时间还需要休息,何况是人呢。如果你累了,就应该休息,否则你的工作效率肯定会降低。与其把时间浪费在低下的工作效率上,还不如抽几分钟出来散散步,吃点东西,或者让自己稍微休息一下。在时间管理中如何平衡工作和休息,需要自己实际中去感受。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。