文章来源:中国管理传播网作者:李河清
要管理好核心工作时间,人力资源管理者不妨从以下几个方面入手:
一、严格制度。在制定弹性工时制时,要明确核心工作间的上下班时间,制订出迟到、早退、旷工的时限和处罚措施。另外,对核心工作时间内的工作规范也要作出严格要求,如不得随意外出,不得在公司内娱乐,健身或处理其它私事。
二、强调计划。人力资源管理者应组织各业务或职能部门拟出周或月工作计划,特别是要明确需要其他部门或人员协作的工作项目,如果工作属于比较有时间规律的,就应该尽量固定下来。同样,每个员工也可根据自己的工作安排提前作好工作计划,便于统一协调,让协作者有充分的准备时间。
三、深化培训。在实行弹性工时制度之前,人力资源管理者要对这一制度进行全面的培训和解释,一方面为了让员工充分理解并自觉遵守,另一方面也是在强化员工对工作时间自主管理的意识。在实行过程中,人力资源管理者也要进一步探索并拟出适用于公司弹性工时制的时间管理的培训,如计划制订的方法、有效管理时间的策略等。
四、调整改进。在弹性工时制实行过程中,人力资源管理者要时刻关注客观环境及公司工作重心的变化,注意收集各类反馈信息,对制度及时作出调整和改进。如公司出现新的工作项目,需要团队协作的工作量增加,因此核心工作时间就应相应延长;如原定的核心工作时间的下班时间为下午四点,但进入冬季,加上大部分员工离公司较远,员工倾向于提前下班时间,这样,核心工作时间就有必要前移。
管理好了核心工作时间,不能说就弹性工时制的实行就万无一失,对工作轶序、部门值班和一般性事务的替代安排,以及综合、平均工时的监督和管理也同样不容忽视。
保障:考勤系统的设计与应用
由于弹性工时制还仅仅是一种半开放的工作时间管理模式,所以人力资源管理者仍不可能完全放开考勤这根“缰绳”。所以,设计并应用好一套相适应的考勤系统将是实行这一制度的有力保障。
在设计考勤系统前,分析并理解以下几个考勤及工时计算的时间点和时间段的概念,将使得考勤系统设计有的放矢:
一、时间点,即考勤要求记录具体时间。包括:核心工作时间的上班、下班时间,弹性工作时间的上班、下班的时间。由于核心工作时间一般被安排在中间,弹性工作时间环绕两头,因而核心工作时间一般会与弹性工作时间的上、下班时间重叠;由于弹性工作时间的不固定,员工可以在一日内上下几次班,因此可能会出现多个弹性工作时间的上、下班时间。
二、时间段,即要计算的工时数。包括:核心工时数,弹性工时数,周期内总工时数,周期内工作日平均工时数。
在通过读卡系统记录和系统整理出以上数据后,将可以依次作出如下判断:核心工作时间内是否有迟到、早退和旷工,一定周期内综合工时平均后是否达到要求工时。
当然,涉及到考勤系统的设计还得考虑到超工时工作的自动舍弃与默认,忘刷卡的记录补充,请假及出差的处理等。但只有通过建立健全一套配套的考勤系统,才能有效地辅助人力资源管理者对这一制度实施监督和管理,使得弹性工时制“弹而不乱”。
弹性工时制是放开时间管理的尝试,也是向员工完全自主管理的一个过渡,纵然它在实行中仍然存在诸多局限和挑战,但是弹性工时制产生的激励作用,却一如继往地诱发着人力资源管理者研究者或从业者们浓厚的探索兴趣。