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企业培训师观点:6大有效时间管理方法

吉宁博士 2015年12月11日 企业培训师观点

时间管理是企业管理的内容之一,有效利用时间,在最短的时间,作出最高的效率不仅意味着提升内部经济利益,而且能加强企业外部竞争实力。所以企业发展看时间管理,有效时间管理讲究方法与管理效率。

  有效时间管理方法:二八分割

  “美国人的金钱装在犹太人的口袋里”。为什么?他们的生存和发展之道,就是始终坚持犹太人经商的“二八定律——企业80%的收益来自20%的客户”。应该把精力用在最见成效的地方,所谓“好钢用在刀刃上”。美国企业家威廉·穆尔在为格利登公司销售油漆时,头一个月仅挣了160美元。此后,他仔细研究了犹太人经商的“二八定律”,分析了自己的销售图表,发现他的80%收益的确来自20%的客户,但是他过去却对所有的客户花费了同样的时间——这就是他过去失败的主要原因。于是,他要求把他最不活跃的36个客户重新分派给其他销售员,而自己则把精力集中到最有希望的客户上。不久,他一个月就赚到了1000美元。穆尔学会了犹太人经商的二八分割法,连续九年从不放弃这一法则,这使他最终成为了凯利——穆尔油漆公司的主席。

  有效时间管理方法:时间隔离

  这种方法不妨从下面两位人物的做法中得到启发:爱因斯坦深知时间隔离法之精髓,他在1906年完成了《狭义相对论》以后,经过经10年的酝酿和准备,在1916年的某天,告诉家人任何事都不要干扰他。一连16天没有出门,当他走出时,手里拿着几张写满了数学公式的稿纸,那就是改变人类整个宇宙观念的“广义相对论”。

  效率专家杜拉克在《有效经理人》一书中,曾提到一家银行负责人在每天的工作时间内,保持90分钟的隔离时间。他说:“我严令我的秘书,除美国我的内人之外,无认什么大事,不要把任何电话接给我。虽然这也许有些冒险,需要勇气,说不定真有天大的等不及90分钟的事情”。但这种有效时间管理方法却大大提升了他的时间利用率。
  有效时间管理方法:会议节时

  为了节省会议时间,应采取的措施和有效办法是:

  1、会前做好准备,不开无目的、无意义或议题不明确的“糊涂会”;

  2、联系实际,解决问题,不开传声筒式的“本本会”;

  3、权衡轻重缓急,抓住重点,不开“扯皮会”;

  4、发挥民主,集思广益,不开家长式的“包办会”;

  5、讲究实效,不开一“报告”、二“补充”、三“强调”、四“表态”、五“总结”式的“八股会”;

  6、不开七时开会、八时到、九时领导做报告的“迟到会”;

  7、不开与议题无关人员的“陪坐会”;

  8、不开名为开会,实为游山玩水的“旅游会”。

  总之,要做到可开可不开的会不开,能开短会的不开长会,能开小会的不开大会,能合并开的不单独开,能站着开的不坐着开

  有效时间管理方法:第克泰特

  第克泰特(Dictator)的英文意思,在这里可以引申为“专用时间”。长期操纵着世界经济的犹太人习惯于把上班后的一个小时,定为“第克泰特时间”,在这段时间里,必须将昨天下班到今天上班之间接到的信函、传真、E-mail等全部回复,用电脑打好并发出,或者用电话回复。现在是“第克泰特时间”这句话,在犹太人之间的言外之意是“谢绝会客”。犹太人之所以注重“第克泰时间”,是因为在激烈的商战中,他们以“马上解决”作为工作的座右铭。在能力卓越的犹太人的办公桌上,看不见“未决文件”。我们的有效时间经理人不妨借鉴一下犹太人对待时间的这种做法。

  有效时间管理方法:限制电话

  电话虽然在管理工作中越来越显示它的重要作用,但作为双刃剑,她又是浪费经理人时间的一个主要原因,因为电话能中断手里的工作和思路,搞不好就会出现“煲电话粥”现象。用一个小时集中精力去办事,要比花两个小时而被打断10分钟、20分钟的效率还要高。那么防止电话干扰有哪些办法呢?

  1、分析一下打给你的电话,确定采取什么办法减少那些根本没有必要的电话;

  2、使用适当的回话办法;

  3、先用诚恳的语气接听电话,避免闲谈;

  4、让别人知道什么时间可打电话找你。

  时间管理方法:授权借时

  授权借时,是指经理人根据职能原理,授予下级一定的权力,委托其在一定权限内,自主地处理工作,主动完成任务,从而把自己从事务堆中解脱出来,集中精力考虑更重大的事情,解决更紧要的问题。在授权时,要贯彻以下几项原则:

  1、视能授权原则,切不可授权给无能者和只知盲从的“老实人”;

  2、用人不疑原则,领导者应做到用人不疑,疑人不用;

  3、例行规范原则,领导工作可分为例行性、规范性的原则工作和例外、非规范性工作,授权处理的主要是面广和量大的前者;

  4、逐级授权原则,越级授权,必然会打乱正常工作秩序,不但不能节约时间,而且还要为此产生内耗,空耗时间。

About 吉宁博士

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。