经济全球一体化,现代信息技术的快速发展,知识管理的兴起,对企业的信息过程产生了重要影口向,不仅丰富了企业信息管理的内容,而且对企业的信息管理流程、信息组织、信息制度、信息文化、信息人、信息资源、信息处理技术、信息管理模式和信息系统等方面提出了全新的要求。因此,适应时代的需要,对企业信息管理进行创新,已经成为现代企业提升信息管理水平,优化信息资源配置,提升竞争力最重要的途径。
一、企业信息管理创新的基本原则
企业信息管理创新是指在统一的目标下,依据管理创新和信息(资源)管理的相关理论和思想,对企业现有的信息管理流程进行再造、信息组织结构进行重组、信息制度进行创新、信息文化进行重塑、信息人才进行培养、信息管理模式进行变革、信息系统进行重构和信息技术进行革新的过程。企业信息管理创新应遵循以下基本原则:
1.要把提升企业信息管理效率、优化信息过程作为追求的主要目标
提升信息管理效率,优化信息过程和信息资源配置,不仅是企业信息管理创新的主要目标,而且也是企业管理追求的目标。因此,在企业信息管理创新方案的设计中,必须要围绕着提升企业信息管理效率的目标来进行。同时,企业信息管理创新必须要注重绩效的评价,并要把是否提升了信息管理效率作为信息管理创新绩效评价最重要的依据。从信息过程来看,必须要有利于企业信息资源的收集、分析加工、存储和快速传递,具有较好的信息反馈机制,有利于企业网络化信息管理,有利于企业管理信息价值的及时实现。
2.最大限度地满足企业信息管理需求
企业信息管理创新是为了最大限度地满足企业各个管理层次、各个业务部门的信息需求,尤其是企业战略决策和创新的信息需求。因此,现代企业信息管理创新必须要把满足企业的信息需求作为出发点和最终归宿。一方面信息管理创新方案的设计要以企业的信息需求为基础,另一方面信息管理创新方案优劣最基本的评价标准就是要看能否满足企业的信息需求。
3.充分利用现代企业信息管理技术
现代信息技术和企业信息管理创新之间是一种互动的关系,一方面现代信息技术的发展,促进了企业信息管理创新,为现代企业信息管理创新提供了良好的环境和条件;另一方面信息管理创新的实施,又进一步推进信息技术,尤其是企业信息技术(如企业信息系统等)的发展和优化。现代信息技术是企业信息管理创新最重要的支撑工具。信息组织重组、信息管理流程再造、信息管理模式变革、信息系统重构等信息管理创新过程,都离不开先进的现代信息技术,因此,在企业信息管理创新过程中,必须要充分地利用现代信息技术,同时又要构建支撑企业信息管理的信息化平台。
4.企业信息管理要体现先进性和环境适应性
企业信息管理创新方案的设计,必须要充分体现时代的特征,要融合管理创新和信息管理的最新理论、思想和方法,确保方案的先进性。同时,由于现代信息技术的快速发展,企业的内外部环境变化也比较快,新的管理理念和思想不断涌现,因此,企业信息管理创新方案的设计必须要具有一定的前瞻性、扩展性和灵活性,能较好地适应环境的变化。只有这样,才能有持续的效用和活力。
5.应符合我国企业信息管理的实际情况
发达国家不少企业的信息管理水平比较高。对于国外出现的企业信息管理的成功方法和经验,我们应该进行了解,开展研究,有选择地学习和借鉴,但绝不能盲目照搬。一方面因为国内企业和国外企业在许多方面都存在着差距,我国社会主义市场经济体制还没有完全建立起来,我国企业正处于转换机制、构造市场经济主体的时候,而国外的企业是完全自主经营的经济实体,在成熟的市场经济环境中经营和发展;另一方面是因为各个国家的文化背景不同。因此,在具体的信息管理创新方案设计过程中,我们不能完全照搬国外的信息管理模式,采用国外的信息管理制度,必须要结合我国具体的国情及企业自身的实际情况来付诸实施。
6.应全方位将创新贯穿于企业信息管理的全过程
企业信息管理创新是一项复杂的系统工程,它是一个全方位、多层次的信息管理创新活动,因此,在企业信息管理创新的实施过程中,必须要从企业信息管理所涉及的内容和范围进行全面的系统化创新。如从信息管理层次来看,不仅要进行信息战略管理层创新,而且也要进行信息战术层管理和作业层管理的创新,强调全员性、全方位和全过程,只有这样才有可能达到信息管理创新的目标。
二、企业信息管理创新方案的设计
1.企业信息管理组织重组
企业信息组织重组是指在统一的目标指导下,根据业务流程重组的理论,对企业现有的信息组织结构进行变革的过程。具体来说,就是要变革现有的功能分散、部门平行和部门隶属的组织结构模式,设立功能集成的企业信息中心。
基于现代企业知识管理等需求,结合国内外企业信息组织重组成功的案例,兼顾我国企业自身的特色,应设计如下信息组织重组模型:由企业的副董事长或副总经理担任企业的CIO,并且成立以CIO为主任的企业信息委员会,作为企业最高的信息决策和咨询机构。信息中心下设信息资源部、信息分析与预测部和信息技术部,全面负责企业信息资源开发与管理。信息中心所辖的3部之间是一种分工协作的关系。
2.企业信息管理组织在企业中处于参谋中心的地位
这种决策参谋的信息组织结构模式以信息资源管理为基础、现代信息技术为支持平台、知识挖掘和发现为中心,强调信息技术和信息资源的集成管理,实现企业信息管理功能的集成,突出信息资源在企业决策、战略规计划和创新等方面的重要作用。
企业信息委员会是企业最高的信息决策和咨询机构,主要负责企业重大信息项目(如ERP)的决策规划、企业信息政策的审核等。其成员主要由相关部门的经理人及专业技术人员组成。
CIO是负责制定企业的信息政策、标准和程序方法,并对企业信息资源进行管理和控制的高级行政管理人员。
信息资源部主要提供企业常规性的信息服务,强调为企业的研发与创新服务,负责企业信息资源的收集、整理、存储和传递等。它下设文献信息部、信息咨询部和市场信息部等职能部门。
信息分析预测部是最核心的部门,主要面向企业战略决策和规划服务,最重要的任务是进行企业战略规划及创新所需的知识挖掘和发现,同时负责企业的竞争情报研究,竞争对手的跟踪研究,企业商业秘密的分析和研究,企业客户和供应商的分析和研究,企业的市场预测等,定期编写供战略规划部门、决策层或有关业务部门参考的针对性强的信息内参。其下设竞争情报部、信息分析部和信息预测部等职能部门。
信息技术部主要负责企业信息系统(如ERP、SCM、CRM等)的开发、运行、管理和维护;企业网站的建立和技术维护;Intranet、Extranet、Internet和电子商务。