吉宁博士观点
设备档案管理是设备管理的一部分，担负着设备技术资料的收集、记录、填写、积累、整理、鉴定、归档、统计、提供利用的任务。
设备档案应该是真实反映设备在企业生产中发挥作用、发展演化的有保存价值的原始记录。但是，在实际工作中，设备档案管理工作往往被忽视或简单化。主要表现在：一是领导不重视，认为设备档案可有可无，机构不健全，人员配置不到位等。二是设备档案管理人员对业务不熟悉，究竟应该怎样进行设备档案管理工作不清楚。三是设备档案管理人员岗位变动时交接不清，或私自带走有价值的图文资料和成功的管理经验，造成设备档案管理脱节、无连续性。
针对上述情况，我们在全局推行ISO9000系列标准、积极开展贯标认证之际，以我工程处《设备采购程序》、《机械设备管理过程控制程序》、《车辆管理过程控制程序》、《文件和资料控制程序》、《质量记录的控制程序》和《培训程序》为准则，对全处的档案管理工作进行了全面的改进。经过一年多的努力，我处已通过ISO9000-GB/T19002标准国家认证。在档案管理工作中，我们主要从以下七个方面改进工作，使我处档案管理工作逐步走上正轨，达到了预期目标。
1、设备档案管理健全机构。在设备较多的项目部(或段)建立机运管理室；在设备较少的项目部设1名专(兼)职设备员。各机械(汽车)队、修理厂配备1名专职统计员。
2、反复强调设备档案管理工作在设备管理中的重要性。利用一切时机进行宣传教育，使各单位与设备管理相关的人员(尤其是设备档案管理人员)有清醒的认识，重视设备档案管理工作，用正确的管理思想指导行动。
3、对全体设备档案管理人员进行设备档案管理知识和方法的培训。由于我处项目分散、工作繁忙，召集全体设备档案管理人员集中培训有困难，设备科全体人员便奔赴施工现场，对每个项目部、机械(汽车)队(厂)的有关人员逐个进行辅导。按照《关于规范设备业务管理工作的通知》的要求，统一、规范地建立了13种文档资料，其内容覆盖了《设备采购程序》、《机械设备管理过程控制程序》和《车辆管理过程控制程序》。对设备档案资料的填写内容、填写方法和归档保存办法也做了具体规定。这样既有助于设备档案管理人员在日常工作中操作，又便于在全处范围内评比和推广经验。
4、在设备档案管理工作中抓住重点。过去各单位填写维修记录时格式不统一，重点不突出，责任不明确，事后查阅利用价值不大。为此，我们针对设备保养、修理建立了两种维修记录，并教会统计员和维修人员正确填写。在广西某工程项目的施工中HBT50砼输送泵由于使用不当，引起活塞齐头，造成砼堵缸凝固，使得砼泵不能工作，工程面临停工。停机后操作人员查阅以往的使用记录，发现了1996年6月在另一工程项目中发生类似情况的处理记录，于是只用2小时就解决了问题。短短的文字记录，不仅节省了开支，更重要的是减少了因停工而造成的巨大损失。
5、加大设备档案管理的考核力度。我们利用每年的工程处内部质量审核和年终大检查时机，全面考核设备档案管理工作，利用ISO9000标准提供的科学检查审核办法，发现问题，溯本求源，及时处理。我们规定了详细的考核办法，既考虑各单位设备档案管理规范一致，又注意突出各自的特点。如H178凿岩台车机组人员填写的记录一方面反映了台车的使用、维修状况，另一方面翔实地记录了有关的施工过程。
6、设备档案管理人员应与设备统计员建立经常性的联系，及时了解统计工作中遇到的问题和取得的经验，不断改善设备档案管理工作。
7、设备档案管理人员配合设备科建立了《机械设备司机技术理论考试题库》。为设备单位对司机进行理论考核提供了依据；还编制了《设备常用润滑油脂品牌与选用》一书，供油料员和设备管理人员在日常工作中参考使用。
科学化是档案管理的目标，而规范化、制度化既是科学化的基础，也是科学化的内容。只有运用科学的方法，坚持合理、效能的原则，才能促成设备档案的高质量和高利用价值，而这正是设备档案管理的最终目的。
