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企业培训师观点:企业内部管理制度的执行问题全解

吉宁博士 2015年12月11日 企业培训师观点

企业内部管理制度是企业内部为保证生产与业务经营活动的规范有序进行、确保资产安全完整、防止欺诈和舞弊行为、实现经济工作目标而制定的一系列具有控制职能的方法、措施和程序。它是一个单位内部的管理控制系统,涵盖企业内部各部门、岗位、环节的各项经济与职能业务。制定企业内部管理制度的行动指南是党和国家的方针政策、法律、规章,这是主纲。企业内部管理制度一经确定,必须严格执行。

  当前企业内部管理制度在执行上存在的一些问题当前企业制定的企业内部管理制度在执行上存在以下问题:

  企业内部管理制度执行问题一、只行文,不执行

  譬如在车辆管理问题上,上级早有明确规定,企业领导干部不准擅自驾驶公车,企业内部也按上级要求制定了相应的禁令条款,但有些领导干部就是不听,他们倚仗着现有实权从车辆管理人员手中弄得车钥匙,为图自己”方便”常撇开专职驾驶员不用,自己高兴什么时候开就什么时候开,想怎么开就怎么开。由于上梁不正下梁歪,有些中层干部也向他们”学习”,导致以后出台的其他相关制度也跟着丧失严肃性、权威性而执行不下去了。

  企业内部管理制度执行问题二、行了文,想执行,谁执行?

  一些行了文的企业内部管理制度诸如职工考勤制度、财务开支制度、对基层的工作检查制度等,这些制度在执行过程中也存在以下问题:

  1、考勤制度因监督检查不力导致前紧后松,有些人不想去干得罪人的事,一些领导由于态度暧昧,最终导致考勤及其他类似制度名存实亡;

  2、在财会制度的执行上,财务开支的合理、合法及其会计基础工作的规范与否?怎样通过上级或本企业内部审计、纪检监察部门、社会中介机构、财税部门的检查渠道去发现、去处理、去整改,无具体的后续控制措施;

  3、派到基层站点检查烟叶收购、调运、仓储、安全、资金使用与管理、优质服务等项工作时,有些人将检查演变成了”简查”。

  企业内部管理制度出台后怎样执行?由谁去执行?在执行过程中出现违纪违规行为或矛盾时怎样跟踪处理?由于企业内部管理的后续执行手段不力,当问题出现时,一时拿不出有力的证据和恰当的处置手段,只得”从轻、从宽”处理。其结果是怕承担责任的人游离于责任之外,出了问题时该承担责任的人在想方设法推脱责任,企业有时也难以有效地去追究责任,从而自己违背了制定企业内部管理制度的初衷。

  企业内部管理制度执行问题三、行文后执行走样

  县级烟草系统取消法人资格后,有些重要的内部管理规定由上级统一制定下发,如工资与奖金的统一控制分配问题、大宗物资的比价采购问题等等。但一些单位却存在着某些执行走样问题。譬如:在烟草干部员工工资奖金分配上,同一个行业同在一个蓝天下,干同样工作,执行的是同一个政策,有的上级烟草部门高于县级和基层站点;发达地区高于不发达地区。如前期披露浙江省某地级公司一个中层干部的年薪就达30万元以上,而不发达省份的地县级烟草中层干部的年薪则为4-8万元左右。我们要承认差别,但用此正常工资奖金收入额与”天文工资奖金收入额”一比较,享受正常工资奖金收入的干部员工的心情能平静吗?难道说发达地区烟草行业的工资基金指标真有那么高吗?再说,在基层广大干部员工中不乏有众多的优秀大学毕业生或研究毕业生,他们在实践工作中奋斗了多年,很多人在贫困地区取得了突出业绩和研究成果,难道他(她)们的能力及待遇竟不如地、省局的一些普通干部员工吗?

  在大宗物资采购上,企业明确规定要搞比价采购,要集体研究。而有的干部在物资采购前期先实行”保密”,采取舍近求远、舍低价就高价、舍优质取劣质,俟暗箱操作成熟后,再召集有关职能部门进行”集体研究”,经”循循善诱”式的”开导”,迫使下级就范。以后当有人对此提出质疑时,此暗箱操作已”成事”了。这种干部为此还会美其名曰:”这是经过某某会议’集体研究’的”。

  一是企业内部管理制度在执行上存在问题的成因:

  1、导致企业内部管理制度只行文,不执行,或行文后执行走样的原因主要原因出在一些领导者本身。比如在驾驶公车问题上不能把持住自己的兴趣与私欲;在工资奖金分配上不能克服自己在掌握政策上存在的”法权”意识和利益诱惑。

  2、导致行文后想执行,但执行不得力的原因一是部分企业建立的内部控制管理制度残缺不全或有关内容不够合理;或将已订立的企业内部控制制度”喊在口上、印在纸上、挂在墙上”,却落实不到具体行动上。

  二是以应付有关部门的检查、审计,而不管内部控制制度执行情况如何,遇到具体问题多强调灵活性,使内部控制制度流于形式,失去了应有的刚性和严肃性。

  三是岗位设置和人员配置不当,业务交叉过杂,职责不明;会计的事前审核、事中复核和事后监督流于形式;部分企业没有建立内部审计机构,已建立内部审计机构的企业也未能充分发挥应有的作用,内部审计及相关监督工作得不到应有的重视和支持。即使有了好的内部管理控制制度也难以执行下去。

  四是没有坚定执行规章制度的铁心,一些规章制度在制定上纪律不严明,一些领导和下级不想得罪人,态度暧昧,加之又无具体执行的后续手段,使一些企业内部管理制度”流产”。

  五是有的行业对企业干部政绩、业绩考核以目标利润完成情况为主要依据,缺乏对其他相关指标的综合考察。导致一些企业领导在任期内出的”成绩”实际上是一种”短期政绩行为”。有的下级或会计人员无视财经纪律,为了个人利益,顺从领导意图办事,甚至为讨好领导,在弄虚作假上帮着出点子,造成会计信息失真,财务报表被歪曲。

  六是少数领导干部不同程度地存在着如本文所述的物资采购及其有关暗箱操作等腐败行为。

  3、单位的机关作风中存在着亟待整改的”机关病”。

  企业内部管理制度在执行上存在问题的危害

  笔者认为,制定企业内部管理制度后的首要问题在于执行。如不执行或不能有效执行,或执行走样,就会产生以下危害:

  1、会导致政令不畅通,工作行为不规范,企业内外不和谐;

  2、会使企业领导层及各职能部门之间的监管机制不力,查处不严,企业不可能进行可持续发展;对已查出的问题处理不严肃,或处理过程中对下不对上,责任下划,避重就轻假处理,或只为应付上级检查,或将到基层的检查演变为”简查”,会致使违规者无所谓,不规范现象难以灭迹,各项工作考核指标也不可能完成。

  3、会导致企业不能认真执行党和国家的方针、政策、法令规章和企业内部管理制度,增大增多违法乱纪案件,内外部矛盾多、漏洞大,整个企业生产经营运作将处于一片狼籍状态。情况严重时会导致重大经济损失,影响企业的生存和行业在社会上的形象。
  企业内部管理制度在执行上的完善手段

  1、提升认识

  能否执行好企业内部管理制度,认识是关键。企业领导要带头提升开展整顿机关工作作风认识、充分认识不规范行为的危害性和强化内部管理的重要性,认真贯彻落实上级规范经营要求。

  2、领导干部在遵章守纪上要”雄得起”

  上级禁止领导干部驾驶公车,领导干部的手就不能”发痒”,应严格遵守禁令,你带头遵守了,别人也会不敢不遵守;在利益分配上,领导干部要坚持做到不搞特殊化,合理分配利益,奖惩分明,你带头制定的纪律就会具有权威性,就能一竿子插到底。在物资采购上,你只要坚持真正的集体研究,做到公平、公正、公开,不去搞暗箱操作,你就会真正达到”公生明、廉生威”的境界。

  干部清正廉洁,企业树立正气是促进规范经营与管理的先决条件,是企业可持续发展,在市场竟争中立于不败之地的重要保证。

  3、要有执行企业内部管理制度的铁心中国共产党能在长期的革命战争中取胜,其中一项最重要的因素就是执行了铁的纪律。

  笔者认为自律意识牢固树立之日是内部控制运行完全到位之时。每位员工要树立内部控制,人人有责的观念,真正做到经营与管理、业务发展与内控建设、效益与守规两手抓。员工们业务再忙也要学习政治思想和规章制度;企业要顶住一切压力,对那些破坏企业内部管理制度的违纪违规者,不管是谁,纵然有过”功高盖主”的业绩,也要做到王子犯法与庶民同罪,要理直气壮地坚持以法规制度为准则,事实为依据,甄别是非,界定责任,严厉处置,以儆效尤,去维护制度的严肃性、权威性。否则,姑息迁就实属搞企业内部管理上的叶公好龙:”下不为例”久必酿成大患;搞”心太软”无异于自我放纵。

  4、加强内部审计力度内部审计不要仅在财务上查错防弊,还要为企业内部管理服务。

  随着企业管理水平提升,会计电算化普及,账务表面的错弊越来越少,内审只有扩展到企业经营和管理的各个领域,才能对总体内控制度执行情况进行系统和权威的评价,从而发现潜在问题,提出实质性和预防性建议。

  5、定期进行会计基础工作检查要按照《会计基础工作规范》和《会计基础工作规范管理办法》的规定切实抓好会计基础工作。

  同时企业职能部门和各行业上级主管部门要确定各基层单位的会计基础工作目标,定期进行会计基础工作督查、考核评比。

  6、要有强化企业内部管理的执行手段要充分发挥纪检监察、审计、财务等部门的职能作用,热情鼓励和培养具有较强政治思想基础和辨别是非能力,对生产经营过程中违规违纪的人和事敢于揭露矛盾,具有一查到底精神的人;这些人员在内部监督管理中不仅要有敢于查处问题的勇气,同时具有精通业务,能从细微之处发现不规范经营的现象或违纪违法行为的能力。企业决策者和有关职能部门要在事前充分地、慎重地制定出对违反企业内部管理制度规定的处罚规定内容。以便执行者在执行过程中同样能有章可循,有”对号入座”的适用条款。

  7、提升管理质量要提升制度之间的关联度,对那些时过境迁,不适应新情况的规定和办法,该废止的废止,该补充的补充,该修订的修订,与其目标考核制度、稽核、监察制度更紧密结合起来,在执行上具有可行性。

About 吉宁博士

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。