吉宁博士观点
电子文件档案管理的重要性
随着计算机的普及，大量产生电子文件。加强交易项目电子文件档案管理，是非常重要的工作。否则，以后要花大量的精力、费用进行数字化加工。因为数字化是必然的趋势，国家、地方档案管理部门已经在“十一五”规划，明确了数字化加工的工作和完成指标。
电子文件档案管理系统的解决方案
实现电子文件档案管理收集、向档案室移交、检查、接收登记、立卷的网络化，文件档案资料管理的规范化。文件档案资料管理工作包括文件接收、鉴定、立卷（归档）、开发、库房管理、销毁、借阅管理、向综合档案馆移交等内容。
形成档案后，系统提供了数据权限控制机制。有权限的人员可以直接查阅项目档案；无查阅权限时，提出查阅申请，发送给有关领导审批。批复后方可查阅。
着录时，可以引入电子原文；查询时，可以再线浏览电子原文；可以制作光盘档案，提供自浏览工具。极大地方便了文件档案资料的利用。
对比其它的同类软件，本电子文件档案管理系统功能强大、安全保密、价格优惠。
文件档案管理软件的问答
1）贵电子文件档案管理系统是一个什么样的软件？
本电子文件档案管理系统用来管理文件档案资料信息的软件，适合于机关、企业以及综合档案馆。
2）你们软件的名称上加了“电子”是什么含义？
随着计算机的普及，大量产生电子原文。加强电子原文的管理，是非常重要的工作。否则，以后要花大量的精力、费用进行数字化加工。因为数字化是必然的趋势，国家、地方档案管理部门已经在“十一五”规划，明确了数字化加工的工作和完成指标。由此可见，加强电子原文的管理的重要性。
本软件突出了电子原文的管理功能，有了电子原文，就可以在网络上直接查看、下载使用，不需要去翻阅卷宗。
3）你们的软件对电子原文管理是什么样的解决方案？
如果有电子原文，在录入文件档案以及资料条目信息时，将电子原文引入。
如果没有电子原文，但文件又非常重要，会被经常查阅。可以直接在多媒体组件中将原件扫描，再保存，扫描的文件自动与条目对应。
4）我们单位的文件不多，有使用档案管理软件的必要吗？
人工管理文件档案资料，尤其是电子原文（存储在光盘、软盘上）非常烦琐，不方便查询利用。用软件来管理就可以很好地解决这些问题，同时可以打印出符合规定格式的各种报表，进行各种统计。花钱不多，解决了问题。
5）我们单位的主要业务文件是以项目为单位的，你们的软件是如何解决的？
本系统设计了项目管理、归档目录管理、文件收集等子系统，业务部门的人员使用文件收集子系统收集项目文件，在项目结束后，可以按归档目录进行完整性检查，检查通过后，以项目的所有文件提交，档案管理人员再进行编目等处理。
如果已经使用业务系统（或今后使用业务系统），我公司提供接口程序，实现文件的自动检查、提交、归档。
6）我们是综合档案馆，你们的软件也适合我们使用吗？
本系统除了有完善的全宗管理、文件管理、档案管理、资料管理、编研管理等功能外，还有工作台帐管理、接收台帐管理以及完善的借阅管理（包括借阅登记、借阅办理、借阅审批、借阅临时用户管理、借阅查看）等功能，非常适合与大型企业档案馆（室）和综合档案馆。
7）我们单位的业务模式是：除了本单位外，还有其他的单位（如代理机构、或外地的工程部等）协同工作，你们是如何解决这种情况下的文件、档案管理的？
解决方案一：如果单位的有网站，可以在网站上安装一套档案管理软件，单位本部和协作单位（或部门）的人员通过INTERNET来使用文件档案管理系统。
解决方案二：单位本部、协作单位（或部门）都购买档案管理软件，协作单位将数据移交成外部数据文件，发送给单位本部，再接收进单位本部的文件档案管理系统。
两种方案对比：方案一需要增加网站的租用空间，每年的费用都增加了。而方案二，只需一次性购买软件，安全保密性更高。
8）加强文件档案管理的意义是什么？
文件档案管理符合了国家以及地方档案法规；
文件、档案是工作的结果，加强文件、档案管理也是从结果上对工作进行规范：必须产生那些文件、什么时候归档、文件格式是否规范等；文件、档案是知识的记载，如果企业的文件（尤其是技术文件，如设计方案、客户关系、合同、项目管理文件等）如果分散保存在少数几个人手里，对企业是一个潜在风险。将这些文件收集到文档部门（如档案室、或办公室等）进行统一管理，在严密的保密机制控制下，让文件档案得到充分的利用，才能使知识得以传递、复用，使企业得以健康、稳定地发展壮大。
