吉宁讲师观点 / 企业管理培训 / 聪明公司正将会议变成可选项

聪明公司正将会议变成可选项

企业培训师吉宁 2015年12月8日 企业管理培训

如果你的公司把所有的会议都变成可选项会怎样?想象一下,如果采用这样的会议管理规则,会有多少无用的会议被取消?这正是越来越多聪明的公司正在做的事。

员工平均每个月要在会议上花31个小时,其中至少有50%的时间是完全被浪费掉了。至少其中有一些人有91%的时间是在做白日梦,75%的时间在做其他工作,39%的时间在睡觉。不必要的会议每年带来的浪费高达370亿美元。

经理们也没有好到哪里去。经理平均每周要在会议上浪费几乎整整一天,高管们每周则要在无休止的、让人头脑麻木又毫无效果的会议上浪费40%的工作时间。这甚至还没有算上为了准备会议和会后发送电子邮件所花费的时间。

一些企业高层管理们认为,会议是一种必需的沟通工具。但是事实并非如此。每个行业里在日常运营中不开会的企业数量都在快速增长,一些公司这样做的历史甚至超过了三十年。这种趋势的成功表明,我们应该完全放弃它们,或者至少让它们变成可选项。这正是很多公司正在做的事。

英特尔公司有一条规则,没有人可以召开没有清晰目的的会议。联想要求自己的员工停止任何徘徊不前的会议。很多其他的公司都将会议变成可选项。还有一些其他的公司,已经废除了所有的会议。

这是一种伟大的方式,用来鼓励可选择的会议。在与会者到达之后自己组织的方式(这种做法效果很不错,甚至对于上千人参与的会议也是如此),这些会议就使用了双脚法则。

这个法则很简单,如果你选择参加一个会议,那么你就必须:

1)能够从中学到东西,

2)能够有所贡献(你应该努力做到这一点)。

如果你两者都做不到,你就有责任站起来并离开,去一个能够做到两者之一的地方。如果每一家公司都运用了双脚法则,也许会有一半的会议都无人到场,在剩下的很多会议中大家都会在会议陷入细节讨论的时候中途退场。

一些企业可能永远都不会这样做,因为对于它们来说,会议之所以存在,是为了让经理们觉得自己很重要。雅虎首席执行官Marissa Mayer就肯定听不进去,据报道称,自从她接掌雅虎帅印以来,几乎在所有的会议上都迟到,每周要在七十多场会议上迟到。她根本不知道该如何从这种局面中摆脱出来,并把员工的大脑还给他们。

但对于那些已经明白这一点的人来说,这样做的回报却是巨大的。一家制造商通过将会议的长度从60分钟缩短到30分钟、并将参会的人数上限限定为七人的方式,削减了大约200个职位。

1) 让会议变成可选择的。你很快就会发现哪些会议是毫无用处的。

2) 有一个书面的议程。并且坚持这样做。如果会议没有重要到值得事先进行思考的程度,就干脆不要开。我们使用的是一个共享在线文档——每个人在会议前一个月都可以对文档做出贡献。

3) 15-30分钟,到时间硬性结束。尊重始于告知每个人这个会议将于上午10:30结束。并且确保到时会议一定结束。

4) 站立式会议——对于日常业务会议来说是一种非常好的手段。枢密院定期会见英国女王,这些会见都是站立式会议(女王和她的代表也站着),这种做法让这些会议都很短。

5) 永远不要在大型会议上解决问题。解决方案几乎永远都不可能牵涉到每一个人。相反,要明确问题,并且弄清楚这个问题属于谁,然后让他们去寻找在与会者之外所需要的人。在下一次会议上他们会汇报情况,让大家知道是否完成了。

把事情做了。停止开会吧。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。