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浅论企业效率与信息管理

企业培训师吉宁 2015年12月8日 企业管理培训

企业运做效率是企业竞争力和获利能力的重要因素之一,极大的影响着企业的当前赢利水平和未来发展潜力。而企业信息的管理和信息的沟通方式对企业运做效率影响甚大,ERP、CRM等当前最为流行的销售管理工具都是以信息管理为基础的。

人力资源管理中一个非常重要的概念就是员工行为的有效性,即每个员工一天8小时,480分钟,这些时间里人力资源所蕴涵的能量和创造价值的能力是否被充分挖掘,是衡量企业人力资源成本的重要因素。在一些企业里,员工没有足够的信息开展工作,他们的信息来自与其他部门和人员,等待上级的命令信息,等待部门的反馈信息等,而这种等待信息的时间又太长,正是这种对信息的等待使得员工个人的实际工作时间大大缩短。网络化经营的典范美国CISICO公司,为了使合作的供应商快速直接为消费者供货,把自己的定货信息向供应商开放,形成了一种模糊边界组织文化。在这种信息共享的组织模式下,CISICO公司每年的节约成本就达几亿美圆。

部门间的合作一直是企业管理界的研究热点,部门封闭和本位主义是影响部门合作和企业整体运做效率的关键原因。但信息孤岛和信息权力的存在又是产生部门封闭和本位注意的主要原因。部门之间不进行有效的信息传递和沟通,不通过沟通站在企业的整体利益上寻求彼此的结合点,只是抱怨对方。另外一些部门把本部门的信息当作权力的一项主要内容来使用,把本部门的信息当成用来讨价还价的砝码,更是直接影响了部门间的信任与合作。虽然斯帝芬·P·罗宾斯在其第七版的中把信息作为权力的构成要素之一,但那是基于工作分配与相互合作基础之上的。

在上下级关系上,在信息传递与沟通中最容易出现而且影响最坏的问题就是信息截流。这种情况的出现有时是上级不善于表达和沟通,有时是上级出于个人的需要故意截流信息(这和公司的信息保密不同)。但无论如何,信息截流的最终结果就是下级对公司的大政方针知之甚少,无法积极主动的开展工作。在一些企业倡导合理化建议,但因为员工对企业了解的太少,此项工作难以开展。信息截流使得上下级的沟通成本急剧上升,配合不协调、部门工作效率低等现象非常普遍。

现在是客户管理时代,市场的竞争需要企业对外界环境的变化做出及时的反映,这种反应一方面是企业的整体战略调整,另一方面也可以是局部的战术调整。即对外界变化的反应是各方面工作齐头并进的。如果没有足够的信息,基层部门和人员就难以及时的自行做出对变化的反应。但如果非常局部的变化也要从公司高层决策传达的话,迅速反应的口号必然是一句空话。前一段时间盛行的组织扁平化只是以信息管理为基础的快速反应组织的雏形。

1、信息的享用权限,包括企业信息的产生权、信息的传达权、信息的保密权、信息库的访问权等。即做好企业信息保密,也要为提高企业运做效率而实现信息共享。通过工作分析确定各个岗位为有效开展工作而需要的信息,写入岗位职责说明书中,把获取相关信息作为该岗位从业人员的一项权利。

2、信息的传递方式,包括研讨、命令、双向沟通、说教等。在企业各级人员的信息沟通与传递中,决策前应当采取双向的沟通方式,充分征求大家的意见和建议。在决策后的执行过程中,应当以命令式的单向传递为主,以双向传递和反馈为辅,以保证执行中的效率。

3、信息的传递的方向,包括自下而上、自上而下、跨部门、横向等。为了加强各级人员间和各级部门间的合作。企业应当倡导全方位的信息传递与沟通方式,以解决部门和个人之间存在的信息孤岛和信息权力。

4、信息的沟通渠道,主要包括会议、文件、书面通知、工作中指导、茶会、公司出版物、私下传送等。企业应当充分利用各种渠道向员工传递企业信息。从人性学的角度讲,对于即时性的工作信息,采取正规的信息渠道可以提高工作效率。但从可接受性的角度讲,公司出版物和非正式沟通更能对员工的心理和精神状态产生长远影响。

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About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。