吉宁讲师观点 / 企业培训师观点 / 企业培训师观点:充分重视时间管理的精细化

企业培训师观点:充分重视时间管理的精细化

企业培训师吉宁 2015年12月11日 企业培训师观点

任何节约,归根到底是时间的节约。——马克思

  利用时间是一个极其高级的规律。——恩格斯

  不能管理时间的人,就不能够管理一切。——德鲁克

  查阅《当代企业世界》杂志的“精细化时间管理专刊”,关于精细化时间管理的解释是:精细化时间管理是一种管理理念和管理技术,是通过规则的系统化和细化,使组织管理各单元精确、协同、高效运行。精细化时间管理强调高效,就一定注重时间管理。

  因此,在这里我想就精细化时间管理理念指导下的时间管理谈谈自己的思考。

  一、糟糕的时间管理,可怜的工作效率

  汪中求的精细化时间管理团队做过一个游戏性的数据分析,一个人以有效工作40年计算,出去各类非工作耗时,实际能用于工作的时间只有3.3年。

每天耗时 40年耗时 结余

  睡眠        8小时  13.3年26.7年

  一日三餐     2.5小时  4.2年 22.5年

  交通       1.5小时  2.5年  20年

  电话        1小时  1.7年 18.3年

  看电视、上网    3小时   5年 13.3年

  看报、聊天     3小时   5年 8.3年

  刷牙、洗脸、洗澡  1小时  1.7年 6.6年

  休假、闹情绪、身体不适2小时  3.3年 3.3年

  站在一个国家的角度看,数据变得更为可怕:龚其国的《做事的科学》一书列举的2006年的数据,中国消耗了全球资源总消耗的12%,仅实现了全球GDP总额的4.5%。以具体的时间数据分析,中国人一年人均工作2200小时,按8小时工作制折算为275天,每小时平均创造财富5.75美元;美国人一年人均工作1610小时,按8小时工作制折算为201天,每小时平均创造财富35.6美元。

  网络调查数据显示,多数人出现的“垃圾工作”一般具备以下十大特征:

  1、没有具体交待启动时间;

  2、没有具体进程安排;

  3、没有明确完成时间;

  4、没有明确工作量大小;
5、没有具体质量评估指标;

  6、没有奖励或惩罚措施;

  7、封闭式、单独完成;

  8、负责高管不详;

  9、负责高管过多;

  10、可随时为其他工作让路。

  这里,10大特征中的1、2、3、10等4条都是时间管理的问题。

  我们平时的时间使用常常很不恰当,但往往视而不见:

  比如,在我们一天的有效工作时间里,每8分钟就会受到一次包括来人、来电的打扰,每小时约7次,每次打扰用时约5分钟,专家的调研认为其中50%的打扰是没有意义或者极少有价值的,因此我们一天有效工作时间中有近14的时间被这样的打扰浪费。

  还比如,我们的办公室桌、文件柜、抽屉、计算机文件夹等乱七八糟,平均每天会为找材料、查数据花90分钟,每周在这一项将整整浪费一个工作日的时间。

  再比如,做一件事情实际花费的时间往往会比预期的时间多一倍,常常因为我们对此估计不足,致使计划被打乱,反而使整体时间使用效率极大地降低。

  总之,我们一直以来对时间问题认识不足,时间管理还谈不上精细化。

  二、重新认识我们自以为非常有概念的时间概念

  人的一生以当今时代的平均寿命75岁计,一个人的生命长度实际只有3900个礼拜。我们不妨买来一个特制的精美的储罐,里面装上3900个彩色的玻璃珠子,每周的周末扔掉一个,我们每天会增加一份紧张,因为我们眼见着“日子”迅速减少。

  韩国这些年非常流行一种“死一把”的活动。参加活动的人首先要进行一个以“生命的意义”为题的测试,留下肖像,写下遗嘱,穿上麻布做的寿衣躺进棺材里。体验者能在棺材中听到哭声,大约15分钟后,工作人员再打开棺材,体验活动结束。目的让人们反省过去,珍惜现在,更好地面对未来。参与者感触:“在棺材里,我非常害怕,想起了母亲和逝去的亲友,我要创造一个没有遗憾的人生。”

  英国心理学家弗兰克·托里斯博士作过一次调查:如果意识到生命是一场租赁,你会对生活有些什么样的再认识呢?

  占24%的参与者的体会是“有了危机与压力”;

  26%的参与者的体会是“处处按规矩办事”;

  35%的参与者的体会是“珍惜身边的一切”。
我们为什么非得等到与生死相关时才对时间易逝产生感触呢?我们只需要向下列人员咨询,就能迅速加深对时间的认识:

我们只需要向下列人员咨询,就能迅速加深对时间的认识:

要体会一年的价值——去问问没有通过升学考试的学生;

要体会一月的价值——去问问生下早产儿的母亲;

要体会一天的价值——去问问日报的编辑;

要体会一分钟的价值——去问问没赶上火车的旅客;

要体会一毫秒的价值——去问问奥运会获得短跑银牌的亚军。

从这个角度来看,我们对时间的正确认识还是有差距的。

三、时间管理的方法和工具心得

  专心于一件事。

  古书中最早的经典《尚书·大禹谟》中有关于精细化时间管理的论述:“人心惟危,道心惟微;惟精惟一,允执厥中。”这里的“惟一”说的是专心致志的意思,这也道出了时间管理的原则。曾国藩于此的心得是,“虽极忙,亦须了本日功课,不以昨日耽误而今日补做,不以明日有事而今日预做”。

  每一个时间段集中精力于一件事,是我们学习时间管理的首先需要注意的。我们需要利用“工作进度表”书面规定月、周、日的工作任务与目标,要在每个工作日之前为计划中的工作做准备,并且尽量一次性处理完毕每份文件。在工作中,尽量回避干忧性电话、不速之客的来访以及突然的约会。当非计划的时间占用出现,为了有效处理更重要的事情时,我们必须学会说“不”。

  把工作进行有效的分类。

  美国通用汽车公司前董事长斯隆遵照德鲁克的建议,详细记录了自己两周的时间分配,有1/3是不需要的或者是不需要他亲自出马的,由此自己忙碌的事减少了15%。

  时间管理上,常常用4象限图做工作分类。比如按重要和紧急两个维度可以分成以下4类:重要而紧急的、重要而不紧急的、不重要而紧急的、不重要也不紧急的。比如按是否亲自做和是否需要汇报检查两个维度可以分成以下4类:亲自做且必须向领导汇报的工作,约占10%;亲自做但不一定向领导汇报的工作,约占20%;可以交给别人做但要亲自检查的工作,约占30%;可以交给别人做而且可以交给别人去检查的工作,约占40%。

  很多成功者都实行“6点优先工作制”,即:把每天所要做的事情按重要性排序,分别从1到6标出6件最重要的事情。每天一开始,先全力以赴做好标号为1的事情,完成后再全力以赴做标号为2的事,依此类推。一般认为,一个人每天能全力以赴地完成6件最重要的事,那就是一位高效率人士。

  正如切斯特尔顿所说:所有的人都是平凡的,有些人因知道了这一点而成了非凡的人。
提升第一次做对的概率。

  曾国藩在《与弟书》中说:“穷通由天作主,予夺由人作主,业之精不精则由我作主,然吾未见业果精而终不得食者也”。说的是做事要做到位。孔子的语录中也有记载:“为命,裨谌草创之,世叔讨论之,行人子羽修饰之,东里子产润色之”。一份文件,起草、讨论、修改、润色层层把关,避免出错。

  我们很多同志并非没有工作热情,而是做事急急忙忙,草率了之,经常出现反复、重头再来,这样的时间效率反而更低了。

  学会“间作套种”。

  “间作套种”是农业上常用的一种科学种田的方法。改变工作内容就会产生新的兴奋灶,人的脑力和体力就可以得到有效的调剂和放松。据说马克思研究经济学时,累了就演算数学题,以缓解疲劳,马克思竟然因此而在微积分领域有所成就。

  这里推荐一种“莫特休息法”,詹姆斯·莫法特是《圣经·新约》的翻译者,他的休息方法就是从一张书桌搬到另一张书桌继续工作。

  有一段祈祷词是颇有助于时间管理的:“希望上帝能给我智慧,去分辨出什么能改变什么不能改变;希望上帝能给我健全的心态,让我能够接纳我不能改变的事情;希望上帝能给我勇气,让我去改变可以改变的事情”。人们常常为自己解决不了的事情而陷入苦苦思考和勉力而为,这样往往会浪费时间。

当然,时间管理是个不小的题目,还有很多方法可以讨论,比如凡是可以交派下级去做的就授权和交派下去、按照生理节奏变动规律曲线图来安排工作、日程表留有回旋余地以便应对突发事件等。

这些,有待以后分享。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。