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企业培训师观点:时间管理方法就要“目中无人”

企业培训师吉宁 2015年12月11日 企业培训师观点

其实时间管理方法很简单,只要做到目中无人,你的时间管理就能应用自如。

  一次培训课后,一位民营企业老总找到我说:吕老师,我感觉到,时间总是不够用,事情总是太多,人也总是停不下来,您说这是为什么?我说:很简单,因为你是“老总”呀!民营企业发展到一定规模后,总想尽快把自己这个老板变成老总,于是,总想管着所有人、总想办好所有事、总想赚进所有钱。

  他笑了:原来我是这么个老总!也的确如此。我总想让员工尽快把所有事情都做好,但往往事与愿违,经常拆东墙补西墙,有时候明明十分钟能解决的问题,不知道哪里一耽搁,可能好几天都解决不了。时间都荒废了,事情也没有做好。不光是我,我所有的员工都是这样。

  我说:我下过您的车间看过,也和您的中层经理人和员工交流过,发现您的员工大部分属于“三无”员工,无明确目标、无中期控制、无人际沟通。经常是看着很忙,却没有实际效果,工作的时间都荒废了。

  他说:那该怎么办呢?

  我说:“目中无人”!

  其实时间管理方法很简单,没有什么高深的理论和考究的方法,只要做到目中无人,你的时间管理就能应用自如。做到目中无人,首先要有目中无人的理念,一要明白时间是目中无人的,时间看不到摸不着,也不会因为你的祈祷或哀求而停止,它对每一个人都是公平的,不会偏袒任何人,要知道目中无人是时间的基本属性;二要有目中无人的心态,要明白我的时间我做主,你的时间管理方法关注的是你的时间价值,而不是别人的喜怒哀乐,要学会按照符合自己时间习惯的规律进行科学安排;三要有目中无人的行动力,要学会对自我进行时间约束和管理,不要被其它的人和事物所干扰,不要过多地考虑其它影响因素。记着一句话:除非警察来找你,谁也不能阻碍你对时间的不懈追求。有时候,时间管理更多是去除干扰、去伪存真的过程,从古至今,无数的成功者,无论是文学家、艺术家还是政治家,他们都深谙此道,是时间管理高手。如果一个钢琴初学者,从小因为怕吵到邻居而不去练琴,那么它永远成不了钢琴家。当然,在社会中的我们每个人尽量不要激化矛盾。但是我们要切实明白时间自私、短暂、不可替代的特性,要把握好时间发展的规律,才能做好时间管理这门人生功课。

  其次,如何做到目中无人呢?有个简单的口诀:

  目标设置要合理,

  中期检查不可少,

  无效工作应避免,

  人际沟通最关键。

  口诀很简单,道理也很容易理解。

  一是要有明确合理的目标。时间没有目标而言,它就在你身边一分一秒的流过。但是你的时间价值要有目标,算过你的时间值多少钱吗?这绝对不是一个简单的除法公式。要知道你的时间价值指标是成几何级数增长的。因为时间价值可以积累升值。比尔盖茨每秒赚250美元,即每天赚2000万美元,一年赚78亿美元。但是,他20岁的时候,一天赚的钱可能还没有大家多吧。这个算式该怎么推?恐怕加减乘除不够用了吧。所以,要建立时间价值的概念,有明确合理的时间管理目标至关重要。需要注意的是,我在这里提的是时间价值的概念,这个时间价值决不仅仅等同于MONEY,除了钱之外,还可以是文学艺术作品、一项工程、甚至是一段轻松愉快的交谈,至于具体是什么,那要看你的价值取向了。

  二是要有明确的事物处理流程。如果有明确的工作程序和方法步骤最好,如果没有,起码要做到有个中期检查,最后有个验收交接吧。工作中我们往往关注两件事:一件是这句话我说过了,或是这件事我布置给你了;还有一件是结果是不是我想要的。这里隐藏着两个危机:一个是你说的是不是对方就收得到,它能否正确理解你的工作指令,如果他没有正确理解,怎么办?另一个是,到最后发现结果不是我想要的,怎么办?重做吗?既浪费时间和资源,还要生一肚子气。况且很多时候,不可能给你重做的机会和时间了。怎么办?如果我们不可能一下子建立流程管理的系统,最起码做到中期检查吧。还可以发现问题及时纠偏,亡羊补牢也还来得及呀。

  三是要尽量避免无效工作。无效工作大致有两类,一类是绝对无效劳动,压根这项工作就没有意义,对于这类工作,要在一开始制定工作时,就要及时剔除。怎么做呢?四个字:“简单合理”,一是精简各项工作任务,可做可不做的坚决不做;二是实现单一管理,同一类事情交给一个人做,由一个人承担责任,并建立考核机制;三是能合并的工作合并完成,尽量集中起来做,不要今天螺丝明天螺母,每天都要开机床;四是理顺管理和监督流程,尤其是要建立监督机制,最好是各工序之间都能相互制约,这样上一道工序的无用功,下一道工序马上就能发现,并申请撤销了。还有一类无效工作是相对无效劳动,主要是指时间接口不对,也就是工作上产生时间应用偏差,比如我想喝茶,水烧开了,可是发现茶叶没了,再去买发现水又凉了。解决这类问题的关键在于排序,学会运用统筹方法,建立最恰当合理的工作流程。现代经济危机下,很多企业提出零库存的概念,就是解决相对无效劳动的一种策略。

  四是要注重人际沟通。我提目中无人,是一种心态和理念,并不是说不注重人员之间的交流和沟通。有时候很多工作,需要团体协作才能完成,还有很多事情需要上传下达。时间管理沟通的重点在于找到时间切合点。这里包含几层含义:对上要找到领导的时间间隙,找领导签字或请示某项工作,要掐好领导工作的时间点,甚至是找到领导喜欢你打扰他的时间段,这需要仔细研究领导的工作时间规律,一般在领导刚上班,九点钟之前或是中午吃饭钱十一点钟左右,成功的机率比较大;对同级部门和人员,要努力找到共同的时间价值体系,以便顺利完成需要合作的事项;对下级要明确重点的时间管理方法和规律,比如规定集中时间统一解答相关问题,召开晨会或班后会等集中解决各类杂事。总之,人际沟通需要很多技巧,但是根本的宗旨在于解决所有有碍时间管理的各类矛盾。

About 企业培训师吉宁

真正的实战派企业培训师,长期致力于人力资本、公司行为、市场营销、企业战略及领导力发展等组织实践与研究,数十年来参与及主持过的管理咨询项目累计逾千次;受邀主讲过的各类企业培训课程累计逾万次。吉宁老师还主导编写了12Reads系列等知名管理培训教材。